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職場中是講求效率和成功率的，在商務活動中，遵守商務禮儀能幫助你有效地獲得機會和成功。我在美國時，對此有很深的感觸。一次，我的好朋友，美國一家著名健康品公司總裁計劃帶我去見一家投資銀行的負責人，約見的時間是第二天上午八點三十分。前一天，他會告訴我什么時間來接我、路途需要多長時間。我印象最深的是，他預留了五到十分鐘提前到達的時間。他說我們需要稍微早一點到，這樣才不會因為堵車等緣故晚到。第二天，果然他準時來接我，我們到達后稍稍等待了一下，在八點三十分準時走進了辦公室。而那位投資銀行負責人也準時在辦公室里迎候我們，大家明朗而熱情地問候著，一個愉快的商務會談在有條不紊的安排中開始了。
這件小事看起來很不起眼，卻給我留下了深刻印象。不是幾分鐘時間的問題，其實是有著良好商務禮儀人士表現出的一種必然習慣。習慣是什么？習慣是一種慣性，是一種修養。人們都容易接納好的習慣，好的習慣能幫你建立良好的人際關系，得到他人的喜好和尊重。
良好的商務禮儀的原則不僅是尊重對方、給予對方必要的禮貌和禮節、增加彼此交往的愉悅度。更重要的是，學會和應用商務禮儀，通過言談舉止等等細節，表現出你的個人素質和品質，提升彼此的信任度和接受度，這對商務人士來講是至關重要的。
鴻雁傳書、飛馬送信，這些都已是古代浪漫又辛苦的故事。隨著科技的發展，現代人的溝通和交往在極大程度上已經依賴于各式各樣的便捷通訊工具，電話就是其中一種。除了無法親眼見到對方，和面對面的談話相差無幾，但也正因為“只聞其聲，不見其人”的特性，人們在接打電話時一不留神就會給對方留下不良印象。而一次成功的電話溝通又往往具有神奇的力量。我有一位脾氣急躁的朋友曾因為收到的施工圖不合規范，工期緊迫，怒氣沖沖地打電話去質問設計單位。接電話的是一位女性，她一聽出了這么大的問題也十分焦急，但是仍然保持語氣平和、語速平緩，聲音清柔，條理清晰簡潔，通話沒幾分鐘，我朋友的火氣就像夏天的躁熱遇到一場清涼細雨一樣被熄滅了。有了良好明快的溝通氛圍后，問題便很快找到了妥善的解決方法。
隨著商務交往越來越離不開電話這一便捷的通訊工具，電話禮儀在商務禮儀中的地位愈發重要。雖然來電者看不到你手拿電話聽筒時的樣子，但他們可以從講話的口吻中感受到你的素質和狀態。此外，還要注意，商務電話切忌語速過快，或將一些專業用語、自己公司常用的省略語原封不動地說給對方聽，這會讓對方難以理解，為雙方的商務交往制造不必要的障礙。
1.座機電話禮儀
使用座機時，撥打與接聽都有相應的禮儀。
五點細節打電話
撥打電話時有五點基本禮儀必須遵守。
要選擇對方方便的時間
1. 不要在他人的休息時間內打電話，每天上午7點之前、晚上10點之后、午休和用餐時間都不宜打電話。
2. 打電話前要搞清地區時差以及各國工作時間的差異，不要在休息日打電話談生意，以免影響他人休息。即使客戶已將家中的電話號碼告訴你，也盡量不要往家中打電話。
3. 打公務電話，不要占用他人的私人時間，尤其是節假日時間。
4. 非公務電話應避免在對方的通話高峰和業務繁忙的時間段內撥打。
先說“你好”
打電話時，需要先說“你好”，聲音清晰、明快。商務電話只有在確認信號好壞的情況下，才能開口喊“喂”，其他場合，均為禁例。要講的事需從結論說起，才能將要點清楚明白地告訴對方。遇到數字和專有詞匯，應進行復述，注意別出差錯。
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撥打電話前應做哪些準備？
在打電話之前，要將所講事情的要點寫在紙上，準備好相關資料，避免在打電話時有所遺忘。為了告知自己忘記說的事情，又重新打電話給對方，會多次打斷對方的工作，給對方帶來麻煩。
要長話短說
這里，要特別強調“三分鐘原則”。所謂“三分鐘原則”是指：打電話時，撥打者應自覺地、有意識地將每次通話時間控制在三分鐘內，盡量不要超過這個限定。對通話時間的基本要求是：以短為佳，寧短勿長，不是十分重要、緊急、煩瑣的事務一般不宜通話時間過長。
規范內容
1. 通話之前，應做好充分準備。最好把對方的姓名、電話號碼、通話要點等內容列出一張清單。這樣可以避免在談話時出現缺少條理、現說現想的問題。
2. 內容簡明扼要。電話接通后，除了首先問候對方外，別忘記自報單位、職務和姓名。請人轉接電話，要向對方致謝。電話中講話一定要務實，最忌諱吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后，就應直奔主題。
3. 適可而止。要說的話已說完，就應果斷終止通話，不要話已講完，仍然反復鋪陳、絮叨。那樣的話，會讓對方覺得你做事拖拉，缺少素養。
注意舉止
1. 打電話時，不要把電話夾在脖子上，也不要趴著、仰著、坐在桌角上，更不要把雙腿高架在桌子上。
2. 不要以筆代手去撥號。
3. 話筒與嘴的距離保持在3厘米左右，嘴不要貼在話筒上。
4. 掛電話時應輕放話筒，不要用力一摔，這樣很可能會引起對方不快。
5. 不要罵罵咧咧，更不要采用粗暴的舉動拿電話撒氣。
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誰先掛電話？
商務電話中，原則上應該由打來電話的一方先掛斷電話。放下話筒時，務必注意輕放。
掛斷電話的方法不可輕視。將話筒胡亂拋下，這是對接聽電話一方的極大不敬。電話被掛斷之前，對方一直都把聽筒貼在耳朵上聽著，“喀噠”一聲巨響，會使對方心情不悅。
禮貌耐心接電話
接聽電話最重要的是注意三點，一是要及時接聽，鈴響不要超過三聲；二是要有禮貌，要自報家門，并向對方問候；三是要有耐心，對打錯電話者不要訓斥。
此外，接聽電話時還有以下一些方面的禮儀需要注意。
第二聲鈴響接電話
電話鈴聲響起后，應盡快接聽。但也不要鈴聲才響過一次，就拿起聽筒，這樣會令對方覺得很突然，而且容易掉線，一般應在第二聲鈴響之后立即接聽。電話鈴聲響過許久之后才接電話，要在通話之初向對方表示歉意。
在禮貌問候對方之后，應主動報出公司或部門名稱以及自己的姓名，切忌拿起電話劈頭就問：“喂，找誰？”同樣，來電話的人需要留話也應以簡潔的語言清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言。結束電話交談時，通常由打電話的一方提出，然后彼此禮貌地道別。無論什么原因電話中斷，主動打電話的一方應負責重撥。
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“稍候片刻”是多久？
如果跟對方說：“請稍候片刻。”這“片刻”若超過了30秒，會讓打來電話的人覺得時間過得很慢，容易引起對方的不快。
注意語調
用清晰而愉快的語調接電話，能顯示出說話人的職業風度和可親的性格。雖然對方無法看到你的面容，但你的喜悅或煩躁仍會通過語調流露出來。打電話時語調應平穩柔和，這時如能面帶微笑地與對方交談，可使你的聲音聽起來更為友好熱情。千萬不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。
從自己這方來說，都希望對方聲音清晰、吐字清楚、速度適中。但有時沒有注意到自己講話的聲音非常小，有的發音還不太清楚。如果是電話的原因，應及時換個電話，以免總是聽不清楚，會引起對方不滿。
分清主次
接聽電話時不要與其他人交談，也不能邊聽電話邊看文件、電視，甚至是吃東西。
在會晤重要客人或舉行會議期間有人打來電話，可向其說明原因，表示歉意，并承諾稍后聯系。
接聽電話時，千萬不要不理睬另一個打進來的電話。可向正在通話的一方說明原因，要其稍候片刻，然后立即去接另一個電話。待接通之后，先請對方稍候，或過一會兒再打進來，隨后再繼續剛才正在接聽的電話。
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電話中怎樣說清事情？
要講的事需從結論說起，將要點簡潔無誤地告訴對方，說話邏輯要清楚。遇有數字或專用詞匯，應重復述說，避免出差錯。
接電話時，要以“你好，某某公司”開始。商務電話只有在確認信號好壞時才會說“喂”，其他場合，均為禁例。
及時回復電話留言
在商業投訴中，投訴不能及時回電話是最為常見的。為了不喪失每一次商務機會，有的公司甚至作出對電話留言須在一小時之內答復的規定。一般應在24小時之內對電話留言給予答復，如果回電話時恰遇對方不在，也要留言，表明你已經回過電話了。如果自己確實無法親自回電，應托付他人代辦。
恰當地使用電話
在美國，你可以通過電話向一個素不相識的人推銷商品，而在歐洲、拉美和亞洲國家，電話促銷或在電話中長時間地談生意會難以讓人接受。發展良好商務關系的最佳途徑是與客戶面對面地商談，而電話主要用來安排會見。當然一旦雙方見過面，再用電話往來就方便多了。
代接電話要細心
在工作場合接聽來電時，有時會遇到這樣的情況：需要接聽電話的人不在，自己成為代接者。代接、代轉電話時，要注意以禮相待、尊重隱私、傳達及時等問題。
代接電話時，首先要告訴打來電話的人，他要找的人不在，然后才可以問他系何人，所為何事，這個順序絕對不能顛倒。
以禮相待
接電話時，不要因為對方所找的人不是自己就顯得不耐煩，以“他人不在”來打發對方。即使被找的人真的不在，也應友好地答復：“對不起，他不在，有什么需要我轉達的嗎？”
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代接電話時如何詢問？
代接電話時，首先要禮貌地告訴對方，所找的人不在，然后才能問對方是何人，所為何事，絕對不能將這一順序顛倒。
尊重隱私
代接電話時，不要詢問對方與所找之人之間的關系。如果對方要找的人離自己較遠，不要大聲召喚。別人通話時，不要旁聽，不要插嘴。當對方希望轉達某事給某人時，千萬不要把此事隨意擴散。
記憶準確
對方要找的人不在時，應向其說明，詢問對方是否需要代為轉達。如對方有此請求時，應照辦。對方要求轉達的具體內容，最好認真做好筆錄。對方講完后，應重復驗證一遍，以免誤事。記錄的電話內容包括通話者單位、姓名、通話時間、通話要點、是否要求回電話以及回電話的時間等等。
及時傳達
代接電話時，先要弄清楚對方是誰，要找誰。如果對方不愿講第一個問題，不必勉強。對方要找的人不在，可據實相告，然后再詢問對方“有什么事情”。注意，這二者的先后次序不能顛倒。答應對方代為傳話，就要盡快落實，不要把自己代人轉達的內容，托他人轉告。
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如何轉接電話？
接到轉給別人的電話，一定要按下保留鍵后再轉過去。因為即使用手捂緊話筒，自己這邊的講話聲音也會傳出去，對方有可能聽到。即使接電話的人近在咫尺，也要習慣性地先按下保留鍵，然后再將電話轉移給他。
對對方的稱呼一定要用敬語，講話時態度要謙恭熱情。休息時間如果有電話打進來，四周的人注意不要大聲喧嘩。
2.撥打手機禮儀：隨時的溝通，隨時的禮儀
使用手機時，更應講究禮儀。
別把手機當飾物
攜帶移動通信工具，應將其放在適當的位置，總的原則是既要方便使用，又要合乎禮儀。
手機放置的常規位置
（1）可以放在隨身攜帶的公文包內。
（2）可以放在上衣口袋內，尤其是上衣內袋中，但注意不要影響衣服的整體外觀。
（3）不要在不使用時將其握在手里，或是將其掛在上衣口袋外面。
暫放位置
有時不方便把手機放在上述的常規位置時，可以稍作變通。
（1）在參加會議時，可將手機暫交給秘書或會務人員代管。
（2）與人坐在一起交談時，可將手機放在手邊、身旁、背后等不起眼的地方。
把手機掛在脖子上、腰上或握在手上，均不雅觀。手機最好還是放在手袋或口袋內。
公共場合怎樣用手機
在公共場合使用手機時，注意不要給他人帶來“聽覺污染。”
（1）不要在公共場合，尤其是樓梯、電梯、路口、人行道等人來人往處旁若無人地大聲講話。
（2）在開會、會見等聚會場合，不能當眾使用手機，以免給別人留下用心不專、不懂禮貌的壞印象。
使用手機的安全問題
使用手機時，會產生電磁波，在某些地方必須牢記安全準則。
1. 開車時，不要使用手機通話或查看信息。
2. 不要在加油站、面粉廠、油庫等處使用手機，免得手機所發出的電磁波引起火災、爆炸。
3. 不要在病房內使用手機，以免手機信號干擾醫療儀器的正常運行，或者影響病人休息。
4. 不要在飛機飛行期間使用手機，以免給航班帶來危險。
5. 最好不要在手機中談論商業秘密或國家安全事項等機密事件，因為手機容易出現信息外漏，產生不良后果。
禮儀專家特別提示
何時應關閉手機？
在要求“保持安靜”的公共場所，如音樂廳、美術館、影劇院等處參觀展覽或觀看演出時等，應關閉手機，或將手機設置為靜音狀態。