【IT168 實(shí)用技巧】經(jīng)常出差的朋友相信對(duì)PPT格式不會(huì)陌生吧，這是微軟PowerPoint軟件所生成的專(zhuān)用文件格式，俗稱(chēng)“幻燈片”，由于它制作的文檔特別適合會(huì)議演講和產(chǎn)品演示，因此在辦公領(lǐng)域一直擁有很高的使用率。但由于每個(gè)公司都有各自具體的要求，好多時(shí)候我們都需要快速將PPT格式轉(zhuǎn)換成其他文檔。那么今天，筆者就以最常見(jiàn)的PPT→DOC、PPT→PDF和PPT→Flash為例向大家講解一下具體的操作方法。
一、 PPT轉(zhuǎn)至DOC
在三種格式的轉(zhuǎn)換技巧中，PPT→DOC無(wú)疑是最簡(jiǎn)單的一種了，因?yàn)槲覀兺耆梢圆皇褂萌魏喂ぞ哕浖湍茌p松完成這個(gè)目的，具體方法有二。
方法一
1. 打開(kāi)PowerPoint軟件，調(diào)入待轉(zhuǎn)換幻燈文檔。
2. 點(diǎn)擊執(zhí)行“文件”菜單→“發(fā)送→Microsoft Office Word”命令，將其導(dǎo)出至Word軟件，如圖1所示。
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| 圖1 |
3. 然后，在彈出的如圖2所示窗口中選擇“只使用大綱”單選框，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕。
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| 圖2 |
4. 稍等片刻，PPT文檔便被導(dǎo)出到Word軟件，這時(shí)我們?cè)俑鶕?jù)公司的要求對(duì)DOC文件進(jìn)行相應(yīng)的格式編排后保存即可。
但是經(jīng)過(guò)我多次試用，其轉(zhuǎn)換效果是相當(dāng)?shù)牟涣钊藵M(mǎn)意。
PowerPoint 2007 中的轉(zhuǎn)換
在Microsoft Office PowerPoint 2007版中，這個(gè)功能依然沒(méi)有得到改善。只是在“發(fā)送”里面卻找不到Microsoft Word命令項(xiàng)了。
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| PowerPoint 2007中的“發(fā)送”沒(méi)有了轉(zhuǎn)換為Word 的選項(xiàng) |
微軟Office 2007 的最大的失敗就是對(duì)界面的改變，他幾乎完全顛覆了我們使用多年的習(xí)慣，但是當(dāng)你逐步了解了之后卻又發(fā)現(xiàn)，根本沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的改變，這也是為什么更多的網(wǎng)友不愿意接受Office 2007的理由之一。
Microsoft Word命令項(xiàng)的確被轉(zhuǎn)移了地方，點(diǎn)擊“發(fā)布”——點(diǎn)擊“使用Microsoft Office Word創(chuàng)建講義”菜單。
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| 發(fā)布中的創(chuàng)建Word 講義 |
看到了什么?一個(gè)完全與PowerPoint 2003一樣的對(duì)話框，甚至沒(méi)有任何修飾，那么這個(gè)能實(shí)現(xiàn)PPT到Word 的轉(zhuǎn)換嗎?顯然他與PowerPoint 2003 轉(zhuǎn)換的效果是一樣的，也以為著這一功能沒(méi)有得到任何提升。同樣是微軟的辦公平臺(tái)，在互換上怎么就這么難?
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| 與2003版沒(méi)有任何變化 |
一般細(xì)心的用戶(hù)可能會(huì)在制作PPT的時(shí)候，首先使用Word創(chuàng)建文檔，一式兩份，這樣以備不時(shí)之需，看來(lái)也是懼怕萬(wàn)一有人需要Word 文檔，你再整理可能就會(huì)抓瞎。
說(shuō)了這么多，究竟有沒(méi)有什么方法能夠完美將PPT轉(zhuǎn)換為Word文檔?我只能遺憾的告訴你，目前還真是沒(méi)有什么完美解決方案。所謂的完美，當(dāng)然是轉(zhuǎn)換的文檔你幾乎不用修改就能使用。
雖然我說(shuō)了上面的話，你也用不著馬上離開(kāi)，絕不意味著下面的方法對(duì)你沒(méi)有任何作用!而這種方法恰恰是最簡(jiǎn)單的，也是最行之有效的方法，不信請(qǐng)繼續(xù)往下看。
方法二
1. 打開(kāi)PowerPoint軟件，調(diào)入待轉(zhuǎn)換幻燈文檔。
2. 點(diǎn)擊執(zhí)行“文件”菜單→“另存為”命令，在彈出的如圖3所示對(duì)話框中將“保存類(lèi)型”更改為“大綱/RTF文件”后點(diǎn)擊“保存”按鈕。
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| 圖3 |
3. 雙擊這個(gè)RTF文檔以后，Word軟件便會(huì)自動(dòng)打開(kāi)，這時(shí)我們同樣是根據(jù)公司的要求對(duì)文檔重新排版就可以了，如圖4所示。
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| 圖4 |
二、 PPT轉(zhuǎn)至PDF
相對(duì)于DOC格式，PDF以其不易更改、高度模仿原文檔樣式的特點(diǎn)也在辦公領(lǐng)域中占有不小的位置。而如何將PPT文檔轉(zhuǎn)換為PDF格式自然也是好多朋友所關(guān)注的了，這里我們向大家推薦PPT to PDF Converter這個(gè)工具（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：PDF Converter）。
1. 安裝好PDF Converter軟件后，它便會(huì)在PowerPoint中生成一個(gè)快捷工具欄，如圖5所示。
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| 圖5 |
2. 其中，點(diǎn)擊“PDF Setting”按鈕可以設(shè)置PDF轉(zhuǎn)換時(shí)的參數(shù)，而如果我們沒(méi)有特殊要求，直接點(diǎn)擊“Save As PDF”按鈕便可以將PPT文檔快速轉(zhuǎn)換為PDF文件了，如圖6所示為轉(zhuǎn)換好的PDF文件。
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| 圖6 |
【小提示】當(dāng)然，除了這款軟件，我們也可以直接安裝上Adobe官方的Acrobat，使用方法也與本文介紹的這款PDF Converter極為相似，而且還有更為靈活的參數(shù)設(shè)置，唯一的缺點(diǎn)就是軟件體積稍大，有興趣的朋友不妨試一試。
三、 PPT轉(zhuǎn)至Flash
作為一款支持動(dòng)態(tài)效果的文檔格式，我們有時(shí)也可能將PPT文件轉(zhuǎn)換為Flash格式（SWF格式）。當(dāng)然，要轉(zhuǎn)換為這種格式也需要一款小軟件的支持，它就是 —— Camtasia Studio。
1. 軟件的安裝非常簡(jiǎn)單，在這里需要提醒大家的是，一定要在安裝時(shí)勾選上“Enable Camtasia Studio Add-in for Microsoft PowerPoint”復(fù)選框以便為PowerPoint安裝轉(zhuǎn)換插件，如圖7所示。
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| 圖7 |
2. 等安裝完畢以后，打開(kāi)PowerPoint調(diào)入待轉(zhuǎn)換文檔。這時(shí)，我們可以發(fā)現(xiàn)在PowerPoint工具欄處已經(jīng)多出一個(gè)Camtasia快捷錄制欄了，如圖8所示。
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| 圖8 |
3. 剩下的操作就和上文談到的PDF轉(zhuǎn)換大體相同了。點(diǎn)擊工具欄中最后一個(gè)按鈕可以對(duì)轉(zhuǎn)換過(guò)程進(jìn)行設(shè)置，而如果我們沒(méi)有特殊要求時(shí)，直接點(diǎn)擊第一個(gè)“錄制”按鈕即可實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換了。
【小提示】軟件默認(rèn)是在轉(zhuǎn)換時(shí)同時(shí)錄制外部聲音的，如果我們只想制作無(wú)聲的Flash動(dòng)畫(huà)，那么就應(yīng)該在錄制時(shí)關(guān)閉工具欄中第2個(gè)“錄制音頻”按鈕。
4. 等PPT文檔錄制結(jié)束后，軟件會(huì)要求我們先將錄制內(nèi)容以方案的形式保存下來(lái)，而后會(huì)自動(dòng)打開(kāi)Camtasia Studio軟件調(diào)入這集方案。在這里，如果我們不需特殊的設(shè)置，就可以直接點(diǎn)擊“文件”菜單→“生成視頻為”命令調(diào)出轉(zhuǎn)換對(duì)話框。
5. 在對(duì)話框中，我們先將“視頻格式”設(shè)置為“Flash（SWF/FLV） —— Macromedia Flash輸出”一項(xiàng)，然后再點(diǎn)擊“下一步”，準(zhǔn)備設(shè)定Flash動(dòng)畫(huà)樣式，如圖9所示。
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| 圖9 |
在這里，軟件總共提供給我們?nèi)N樣式選擇，其中“One Video with TOC”是在Flash動(dòng)畫(huà)的基礎(chǔ)上增加了手工切換幻燈功能，從而最大程度上模擬了原始幻燈片效果，而剩余兩個(gè)樣式則基本就是界面上發(fā)生的一些變化了，如圖10所示。
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| 圖10 |
6. 最后，當(dāng)我們選擇好一個(gè)Flash模板后，就可以點(diǎn)擊“下一步”按鈕獲得需要的Flash動(dòng)畫(huà)文件了。