培養數字敏感力的20個習慣
數學不好的人，數字能力就不好嗎？對數字敏感的人，成本掌控能力就一流嗎？雖然答案未必是肯定的，但想在工作上事半功倍，就必須養成對數字敏感的20個好習慣。
每每說到數字，人們下意識地就會說：「我數學最爛了！」而既然數學很爛，顯然也就不會懂得太艱深的數學公式或原理，更別說是怎么應用了。所以，我們或許可以說，數學爛的人就無法將太高深的數學用在職場上，但有沒有另一種可能的狀況是：商場上所用到的數學，其實都不會很難，有專家說是不會超過高中數學程度；也有人說，只要會加減乘除即可。
這很容易得到驗證，因為我們很少聽到什么經營之神是數學家，反倒經常聽到沒讀過什么書的杰出企業人士，對于財報數字了如指掌。
在工作場合里，我們會看到很多數字，但是我們不見得要計算這些數字，重點是對于數字要有一種「感覺」。感覺也許還是太過抽象，具體一點地說，就是要在心中對于數字所反映出來的真實，依據自己的專業與經驗，建立起一套評斷的標準，然后據以做出行動。
以下這20個數字力，不只是觀念，更要養成一種習慣。如果在逐一檢視之下，你發現自己已經多半具備，那恭喜你堪稱「數字達人」，但如果發現自己缺了很多項，也不要覺得自己是「數字白癡」，因為它們都不難學會。
1.體認數字的重要性
「在商業世界里，數字非常重要。」這句話看似抽象，卻很真切。數字就像是體檢表，是行動的結果和評量的工具；數字也像是儀表板，可以指引方向和預測未來。
2.養成凡事附上數據與參考數據的習慣
數字是溝通、說服及談判的重要依據。例如，如果你想建請增加設備，但是多次呈報申請書卻都未經核可。可試著加上「增加投資設備，可達到總費用節省多少錢的結果」，讓數字為你說話，或許就能提高通過的機率。
3.在評估或分析任何情況時，都試著將其數字化
簡單明了的數字，十分有助于記錄、信息傳達、比較檢討及分析等商業行為。這就像是學習做一個「重視金額」的人，凡事不以感情（感覺、印象、善惡）做判斷，而是以「金額」「數字」「比率」做為衡量的尺度。例如，如果認為舉辦宣傳活動可提升產品知名度，那就試著將「知名度」換算成「金額」。
4.將PDCA循環應用在工作上
在采取任何行動前，都要擬定計劃（Plan），然后實際執行（Do），接著再檢核（Check）結果與計劃之間的落差，做為修正行動（Action）的參考。
5.經常以矩陣圖思考問題
面臨錯綜復雜的問題時，可以矩陣圖加以展開，從中可發掘出未曾發現的問題點，然后再依據問題點的急迫性與重要性，研擬對策。
6.有時間觀念
假設A公司1小時能處理1單位的工作量，B公司則是1小時10單位，這個10倍的差異，可換算成B公司1年處理的工作量，A公司得耗時10年。時間既可以換算成金錢、效率，更速度的展現。因此，有數字力的人不會虛度光陰，也會守時、守信用。
7.有效運用資金
要發揮金錢的價值，就必須在使用金錢之前，預測效果或效益如何，使用之后更要詳細確認。在日常生活中，養成大小事情都必以「損益計算」的方式來思考。
8.養成計算「合計值」的習慣
許多人都有類似經驗，那就是錯誤的數字往往像滾雪球一般，進貨量、銷售量或庫存量的登記，有時候是一個項目出錯，就連帶一直錯下去一樣。因此，對于圖表內的數字或金額，習慣性地進行加總，方便于在做整體控管時，能夠依重要程度判定優先級。
9.將所有目標都數據化
日產汽車（Nissan）執行長卡洛斯?高恩（Carlos Ghosn）曾說：「無法數據化的目標，我無法執行。」有時候，組織的愿景或任務，都是較為抽象的，因此要落實為具體的數字，才能執行與評量。
例如，可將「拓展人脈」這項目標，轉化為「每個月與人交換30張名片，而且日后與其中5位保持聯系」；或是將「加強廣告活動」轉化為「向15家媒體宣傳，達到8家確實刊載」。
有時候，如果目標較為遠大，則為了讓目標具體可行，最好能將目標區分為近程、中程和長程三階段，然后再決定每一段時期要達成的目標。這個過程就是所謂的「倒算力」，亦即為了達成遠程的目標，往回推算中程、近程應該做什么，甚至近到這個月、這星期或現在就該做什么，做為達成目標的查核點。
10.追究數字出錯的原因
數字出錯時，不是更正即可，更要探究導致錯誤的原因，并且提出預防過失再度發生的對策。
11.保留數字修正的紀錄
將錯誤的數字更正后，仍要保留原本（錯誤）的數字，一方面可供日后檢視修正過程的原委，另一方面可做為重要的檢核點，因為修正過的數字，仍有可能出錯，因此「修改紀錄」可做為審慎計算的重要提醒。
12.隨時掌握最新的數據
過時的數據不但沒有意義，甚至會造成誤導，因此一定要迅速、正確地處理數據，隨時將數字的紀錄更新成最新的數據。
13.數字是兩面刃
數字固然是溝通與說服的利器，但是若惡意扭曲，則會成為欺詐的工具。許多企業弊案就是起因自竄改財報數字，試圖欺騙視聽。
14.計算會議成本，檢視費用與成果之間的關系
英特爾（Intel）董事長安迪?葛洛夫（Andy Grove）曾以「經理人的時薪 × 會議時數」計算會議的成本，藉以說明會議的召開必須有效率和具體成果，否則就是浪費人力與資源。換言之，與會者的位階愈高、人數愈多、時數愈常，則會議的成本就愈高。因此，若會議成本低于回收成果，就沒有開會的必要。
15.計算公司各部門的成本開銷
這是一種「磨練經營感覺」的好方法，因為無論是各行各業，以及組織內的各個部門，都要做成本控管。成本可以決定產品售價（成本＋利潤=售價），而透過成本內容的分析，則有助于了解哪些項目成本過高或效率不彰。
16.了解公司的基本損益構造，并且知道問題所在
會計的最基本原則就是簡單的減法：利潤（損失）＝營業額－費用；現金＝收入－支出。懂得了這個簡單的算式，就可以感覺與現實的之間差異，同時找到企業為何虧損的關鍵。企業想提升利潤，唯一的方法就是增加收入、減少費用，但如果二者相減之后為負，就會出現虧損。
這樣雖然簡化了公司的損益構造，但是卻可以做為思考問題的起點和線索。例如，如果公司都沒賺錢，但還是會產生費用，那為了不讓損失擴大，可以減少哪些開銷，進而構思對策與采取行動。
17.制訂重大投資的決策時，能評估效益和風險
無論是設備投資或其它金額龐大的投資計劃，在預估收益和現金流量時，至少都要估計出樂觀與悲觀的情勢，而且最后在做判斷時，通常是依據悲觀的案子做決定，亦即有做好面對失敗的準備（最大的損失就是這個程度）。
18.從經營者的角度分析公司的財務報表
不只是看懂各類財務指標而已，還要能夠看出背后的管理意涵，找出公司的優勢與弱點。此外，也要盡可能掌握同業競爭者及其它產業的財務報表上的經營要點。
看懂財報的基本技巧是，財報不要用「讀」的，而用「找」的方式，亦即立刻找出財報中有問題的關鍵數字。
最重要的則是「比較」，因為比較與競爭是一體兩面的事，因此不但要比較公司過去一年的財報數據中，什么數字攀升或驟跌，也要比較同業競爭者或其它行業在財報上顯現的重要數字。
19.對于公司的稅務有基本的認識
我們對于自己的所得當中，有哪些可以減稅或不用報稅都會斤斤計較，對于公司也要抱持同樣的心態。比方說，如果你知道超過一定金額的交際費用，就無法在稅法上被視為是經費，那么在使用交際費時，就要有如同花了賬單上1.5倍金額的自覺。
20.數字不是絕對的
數字是決算或預估的數值或假設，但不是絕對的標準。例如，我們現在都已經知道智商高的人，不見得就會是杰出的工作者，我們還要將其它的人格特質納入考慮。因此，真正有數字力的人，不是將數字的力量無限上綱，反而是更懂得數字有其限制。
posted on 2007-09-05 20:38
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