企業(yè)項目管理體系建設(shè)的核心是建立企業(yè)的項目管理方法,目前,大部分組織缺乏系統(tǒng)的、統(tǒng)一的項目管理方法。在我們咨詢的幾家公司中,我們常常會聽到這樣的質(zhì)疑聲:一套方法怎么可以管所有的項目嗎?特別是IT項目,技術(shù)過程都不統(tǒng)一,如何用一套方法來管所有的項目,由此我們也看到很多樸素的管理方法在各個項目組織中自由成長,但在一個企業(yè)內(nèi),項目間的聯(lián)系是不可避免的,相互間的協(xié)作、配合由于缺少系統(tǒng)的管理方法,往往顧此失彼,矛盾此起彼伏,項目經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)成為消防隊員,責(zé)權(quán)不明,協(xié)調(diào)不暢, 常常陷于項目經(jīng)理無法,公司管理層無奈,項目成員無所適從的狀態(tài),給項目成功實施帶來了潛在的風(fēng)險。是什么原因?qū)е逻@樣的問題呢,是否有可行的辦法來解決這個問題呢?
一個完善的項目管理體系建設(shè)是與企業(yè)本身的行業(yè)背景、業(yè)務(wù)領(lǐng)域是分不開的,出現(xiàn)上面的問題的根本原因就在于項目管理和業(yè)務(wù)流程的交叉,導(dǎo)致項目管理過程復(fù)雜化,不可控,這也就是為什么大家說一套方法不可以適用所有的項目的根本原因。
企業(yè)的項目運作包括業(yè)務(wù)流程、項目管理、技術(shù)工作三個方面,業(yè)務(wù)流程是如何運作業(yè)務(wù),是由企業(yè)的行業(yè)特點、業(yè)務(wù)背景所決定,項目管理是如何管理項目,而技術(shù)工作則是實現(xiàn)項目目標(biāo)所需要的技術(shù)手段。對于一個企業(yè)而言,建立企業(yè)的項目管理方法論就需要依照企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)手段來設(shè)計相應(yīng)的管理方法。
項目管理方法是一個結(jié)構(gòu)化的方法,是可以在大部分項目中應(yīng)用的方法,具體實踐過程中,項目管理方法需要針對行業(yè)特點,建立適合行業(yè)特色的項目管理體系。
依照項目管理理論,項目管理過程按階段劃分為啟動、計劃、實施、收尾,對于任何一個項目我們都可以依此進行階段的劃分,這是項目的共性,而對于項目中的個性就是項目的業(yè)務(wù)和技術(shù)層面,對于具體的企業(yè),項目階段劃分就需要由業(yè)務(wù)流程和技術(shù)方法決定,在實施過程中,針對具體的項目進行客戶化,項目管理方法論的核心就是綜合所有項目的特點,建立一套包括技術(shù)、工具、管理技巧在內(nèi)的一站式服務(wù)的指南和模板。這種將項目管理方法和業(yè)務(wù)流程相互配合,并在實踐中進行優(yōu)化的管理方法,就是項目管理方法論。
項目管理體方法論的重要表現(xiàn)形式是項目管理手冊,這是組織規(guī)范項目標(biāo)準(zhǔn)管理過程的重要手段,通過正確的決策、高效的流程、標(biāo)準(zhǔn)的操作、可控的過程,確保項目的有效實施。
企業(yè)項目管理手冊編制的基本方法可分為三個層面,一是項目管理理論知識體系,目前世界范圍內(nèi)比較通用的主流項目管理知識體系,包括美國項目管理協(xié)會(PMI)推出的《項目管理知識體系指南PMBOK》,英國商務(wù)部開發(fā)的項目管理方法《PRINCE2成功的項目管理》可作為理論支撐。二是在管理方法上跨國企業(yè)實施項目的管理方法,中國著名企業(yè)的項目管理經(jīng)驗可作為最佳實踐基礎(chǔ),在此基礎(chǔ)上則是對企業(yè)本身項目管理實踐經(jīng)驗的總結(jié)。從三個層面對企業(yè)的項目管理過程進行梳理、定義、借鑒,即可固化出企業(yè)本身的項目管理方法。
具體到項目管理手冊內(nèi)容就是描述項目輸入轉(zhuǎn)變?yōu)檩敵龅倪^程。通過項目階段過程的定義,將項目管理過程、項目實施支撐、項目監(jiān)控方法及項目作業(yè)指導(dǎo),系統(tǒng)化地與項目管理理論及產(chǎn)品要求融入到具體的操作實踐過程中。具體包括以下主要內(nèi)容:
1. 項目過程控制階段劃分:通常需要考慮兩類過程,一是按照項目的管理過程,對項目過程進行階段劃分;另外是按照項目的技術(shù)過程,將項目過程進行階段劃分。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,主要關(guān)注項目的管理階段劃分,而項目經(jīng)理執(zhí)行和管理項目時,必須將項目的管理階段和項目的技術(shù)階段劃分結(jié)合起來,進行項目管理。
2. 階段輸入和輸出:包括數(shù)據(jù)和信息、計劃和報告、風(fēng)險及可以交付的成果等;
3. 過程控制:包括工作流程,工作方法、操作規(guī)則和作業(yè)指導(dǎo);
4. 角色職責(zé):在實踐中,項目管理職責(zé),不能簡單歸于項目經(jīng)理一個人,而是由一組角色共同完成,包括職能部門和角色對項目階段和實施步驟的貢獻。
依照項目管理方法論編制的項目管理手冊,將項目實施過程中的項目管理方法與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)方法有機地集成起來,從而建立以項目管理為核心的業(yè)務(wù)流程。