事后諸葛亮——管理項(xiàng)目失敗的教訓(xùn)
(2003.07.01) 來(lái)自：計(jì)算機(jī)世界
能力的提高往往不是從成功的經(jīng)驗(yàn)中來(lái)，而是從失敗的教訓(xùn)中來(lái)。
在克萊斯勒汽車(chē)公司，一位項(xiàng)目經(jīng)理把辭職信交給當(dāng)時(shí)的CEO艾科卡·李，表示要對(duì)自己所領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目的失敗負(fù)責(zé)。艾科卡拒絕了，他知道這位項(xiàng)目經(jīng)理還
會(huì)在汽車(chē)行業(yè)繼續(xù)工作，于是說(shuō)：“我不希望這100萬(wàn)美元的學(xué)費(fèi)替別的汽車(chē)公司交，把教訓(xùn)記下來(lái)，這是我們的財(cái)富。”這只是艾科卡帶領(lǐng)克萊斯勒走出困境的一個(gè)小插曲，卻令人回味。
許多項(xiàng)目經(jīng)理不注意經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)積累，即使在項(xiàng)目運(yùn)作中碰得頭破血流，也只是抱怨運(yùn)氣、環(huán)境或者團(tuán)隊(duì)配合不好，很少系統(tǒng)地分析總結(jié)，或者不知道怎樣總結(jié)，以至于同樣的問(wèn)題不斷出現(xiàn)。
可有可無(wú)的項(xiàng)目終結(jié)
項(xiàng)目總監(jiān)王深剛進(jìn)公司不久就接到一項(xiàng)任務(wù)，要求他盡快把項(xiàng)目成本估算的準(zhǔn)確度抓一下。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，公司不得不在沒(méi)有足夠信息和數(shù)據(jù)的情況下，短時(shí)間內(nèi)做出標(biāo)書(shū)。這使過(guò)去幾個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度大大延誤，成本失控，公司管理層對(duì)各項(xiàng)目經(jīng)理的信任大打折扣。
王深查看了公司的項(xiàng)目文件檔案，按ISO9000管理來(lái)看還是比較規(guī)范的。他找來(lái)正處于項(xiàng)目收尾階段的項(xiàng)目經(jīng)理李明，請(qǐng)他寫(xiě)一個(gè)項(xiàng)目總結(jié)。要求項(xiàng)目組所有成員都參與總結(jié)，一周之后拿出一份完整的總結(jié)文件。李明的項(xiàng)目比預(yù)定工期晚了1個(gè)月，成本比預(yù)算多出10萬(wàn)元，但與大部分項(xiàng)目相比，這算是做得不錯(cuò)的了。
頗使王深意外的是，兩天后一份兩頁(yè)紙的項(xiàng)目總結(jié)擺在他的辦公桌上，除了項(xiàng)目背景的介紹，就是一些原則性的套話(huà)，“加強(qiáng)合作、及時(shí)跟蹤”等等，沒(méi)有觸及任何實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。毫無(wú)疑問(wèn)，公司的項(xiàng)目經(jīng)理們覺(jué)得“總結(jié)”可有可無(wú)、無(wú)足輕重，但是許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)就是這樣白白地丟掉了。也許，靜下心來(lái)好好總結(jié)一下，我們可以學(xué)到很多東西。
會(huì)議主題：抱怨
不得已，王深親自召集李明的項(xiàng)目組開(kāi)總結(jié)會(huì)。趙雁發(fā)牢騷說(shuō)：“總結(jié)會(huì)不是已經(jīng)開(kāi)過(guò)了嗎？我手上又接了一個(gè)電廠項(xiàng)目，馬上要做詳細(xì)設(shè)計(jì)了，這會(huì)能不能不開(kāi)？”王深沒(méi)有回答，把李明寫(xiě)的報(bào)告遞給趙雁，問(wèn)道：“這些體會(huì)，你都清楚嗎？”趙雁掃了一眼，雖然有些不太明白，但還是不以為然地說(shuō)：“這是項(xiàng)目經(jīng)理的事，我們組員無(wú)所謂。況且，大部分項(xiàng)目根本就不寫(xiě)總結(jié)報(bào)告。想寫(xiě)也沒(méi)有時(shí)間！”
“這就是大家沒(méi)長(zhǎng)進(jìn)的原因！” 王深不客氣地說(shuō)，“超支10萬(wàn)元是怎樣造成的？是選擇分包商安裝監(jiān)控設(shè)備但又無(wú)法控制領(lǐng)料造成的！本想賺取材料差價(jià)，卻沒(méi)考慮潛在的風(fēng)險(xiǎn)。”王深接著說(shuō)：“我聽(tīng)說(shuō)以前公司發(fā)生過(guò)類(lèi)似的事情，不幸在我們的項(xiàng)目上又發(fā)生了。要是總結(jié)就這樣草草了事，下次還會(huì)有！”
大家逐漸意識(shí)到總結(jié)的必要性，聯(lián)想起以往工作，紛紛發(fā)表意見(jiàn)。話(huà)匣子一打開(kāi)，總結(jié)會(huì)變成了一個(gè)控訴會(huì)。
在項(xiàng)目總結(jié)會(huì)上，這是常有的事。項(xiàng)目組把所受的委屈，尤其是來(lái)自客戶(hù)方面的，統(tǒng)統(tǒng)發(fā)泄出來(lái)。但結(jié)論往往沒(méi)有什么建設(shè)性，大都是“不要相信分包商的承諾、對(duì)客戶(hù)的無(wú)禮要求應(yīng)拒絕”等沒(méi)有指導(dǎo)意義的結(jié)論。
王深鼓勵(lì)大家暢所欲言，他說(shuō)：“總結(jié)的意義在于判別結(jié)果和我們預(yù)想的是否一致，以便調(diào)整我們今后做計(jì)劃的方法，為以后的項(xiàng)目工作打基礎(chǔ)。大家最好比較一下項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)際執(zhí)行的差距。”
李明不好意思地說(shuō)：“我們的計(jì)劃只更新過(guò)一次，大家基本不太用。” 趙雁插話(huà)道：“這是因?yàn)橛?jì)劃與實(shí)際太離譜，連我們自己都不相信它。”
王深并沒(méi)有責(zé)怪，他說(shuō)：“對(duì)于新的項(xiàng)目，我們的報(bào)價(jià)、人員安排、進(jìn)度控制大都基于假設(shè)，這很正常。現(xiàn)在我們可以回過(guò)頭來(lái)，逐一檢查當(dāng)初的假設(shè)與現(xiàn)實(shí)情況的差距。下次同類(lèi)項(xiàng)目，就可以大大提高計(jì)劃的準(zhǔn)確率，尤其是在成本估算和報(bào)價(jià)策略上，也就能提高中標(biāo)率了。” 在王深的提醒下，大家的思路逐漸清晰，原來(lái)帶有發(fā)泄意味的各種意見(jiàn)也變得有些系統(tǒng)化了。趙雁覺(jué)得大家的建議在新接的項(xiàng)目中就用得上。
王深特別強(qiáng)調(diào)了風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)。他說(shuō)：“這次在消防審批上的時(shí)間比預(yù)計(jì)的要長(zhǎng)很多，影響了回款，這應(yīng)該加在風(fēng)險(xiǎn)列表中。” 李明補(bǔ)充道：“應(yīng)該盡早更換電纜供貨商，我們一直希望他們能補(bǔ)上進(jìn)度，所以遲遲沒(méi)有啟動(dòng)備選供貨商。雖然最后還是換了，但是耽誤了兩周的工期。”
一份非常不錯(cuò)的總結(jié)報(bào)告出來(lái)了，超過(guò)了10頁(yè)，特別精彩的是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范中啟動(dòng)應(yīng)急計(jì)劃的體會(huì)以及工程量的估算部分。
成長(zhǎng)的煩惱
筆者曾在一家外企工作，看到其完備的計(jì)劃書(shū)、風(fēng)險(xiǎn)分析、文檔模板，由衷地感嘆總結(jié)工作的艱辛。許多項(xiàng)目經(jīng)理不是意識(shí)不到總結(jié)的重要性，而是疑慮所付出的勞動(dòng)太多，是不是值得？
一位著名作家在參加亞洲作家筆會(huì)之后曾有這樣的感想：我們代表團(tuán)成員的論文動(dòng)輒就是綜述、概述和趨勢(shì)分析，而少有像日本學(xué)者所做的編年史、作家生平考證之類(lèi)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累。這或許是在中國(guó)文化某些領(lǐng)域我們的研究水平反而比海外落后很多的原因吧。
項(xiàng)目管理水平的提高，離不開(kāi)項(xiàng)目總結(jié)這項(xiàng)基礎(chǔ)工作。這是任何教科書(shū)都無(wú)法替你做的。如果我們沒(méi)有諸葛孔明的前瞻智慧，那么項(xiàng)目總結(jié)上的亡羊補(bǔ)牢或許也能起到勤以補(bǔ)拙的效果。
我們往往只有在自己碰得頭破血流后才真切體會(huì)到別人的忠告是多么正確。在經(jīng)歷了無(wú)數(shù)的成長(zhǎng)的煩惱之后，我們才能體會(huì)“不聽(tīng)老人言，吃虧在眼前”這句老話(huà)的味道。
對(duì)于管理項(xiàng)目，你還想重蹈覆轍嗎？