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SAP R/3 財(cái)務(wù)基本概念及集成性淺釋---集成性及存在的問題

作者：張小虎

< 一 > 、 GR/IR （分為購銷與代銷） 在 SAP 里，當(dāng)貨到票未到或票到貨未到也得到了及時(shí)的處理。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算中，當(dāng)企業(yè)購入存貨時(shí)，若未能及時(shí)收至貨物的發(fā)票，此時(shí)是不做任何帳務(wù)處理的，若至月末仍未能收到，會(huì)采用一種估價(jià)入帳的方法進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，而后月初紅字沖回。但在 SAP 里，若繼續(xù)采用這種核算方法，將會(huì)使 SAP 所倡導(dǎo)的信息即時(shí)性反映得不到實(shí)現(xiàn)。因此，在 SAP 的帳務(wù)體系里出現(xiàn)了一個(gè)新的科目： GR/IR ，英文全稱為 GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ，中文譯為貨到票未到或票到貨未到。如當(dāng)倉庫進(jìn)貨時(shí)，即使未收到發(fā)票， SAP 能自動(dòng)產(chǎn)生借：存貨，貸： GR/IR （ GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ） , 此時(shí)是以采購單上的采購價(jià)（不含稅④）作為入帳金額。發(fā)票到時(shí)，通過發(fā)票校驗(yàn)程序，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生借： GR/IR 貸：供應(yīng)商。此時(shí)的供應(yīng)商是根據(jù)采購單上標(biāo)明供應(yīng)商自動(dòng)過入。若發(fā)生發(fā)票上金額與采購單的金額不一致的情況，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)該筆采購當(dāng)時(shí)的庫存情況自動(dòng)分配該差額的去向，如轉(zhuǎn)入存貨成本或銷售成本或在二者之間分配。至月末，若仍有未到的發(fā)票，由于在報(bào)表層次是不能反映 GR/IR 的，因此系統(tǒng)會(huì)有一個(gè)程序?qū)⑽唇Y(jié)清的 GR/IR 轉(zhuǎn)入應(yīng)付帳款 — 票到貨未到或應(yīng)付帳款 — 貨到票未到反映（該二科目非統(tǒng)馭科目，但前四位編碼與正常的統(tǒng)馭科目一致），至第二個(gè)月初，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將未結(jié)清的 GR/IR 沖回，等待結(jié)清。對(duì)于代銷商品的 GR/IR ，系統(tǒng)會(huì)在報(bào)表將其與存貨項(xiàng)目一并反映。購銷的 GR/IR 與代銷的 GR/IR 區(qū)別是通過商品的主數(shù)據(jù)中設(shè)置得以實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)創(chuàng)建一個(gè)商品主數(shù)據(jù)時(shí)，必須設(shè)置該商品是屬于購銷或代銷商品，若是購銷商品，則當(dāng)該商品入庫時(shí)，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生借：存貨貸：（購銷） GR/IR ；若是代銷商品，則當(dāng)該商品入庫時(shí)，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生借：存貨貸：（代銷） GR/IR ；當(dāng)然代銷的 GR/IR 必須等到產(chǎn)生銷售清單時(shí)，才能在收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)轉(zhuǎn)入應(yīng)付某供應(yīng)商的明細(xì)帳內(nèi)。
< 二 > 、重要的幾類憑證的產(chǎn)生

1 、 MM （ materialmanagement, 物料管理模塊）、 SD(salesanddistribution ，銷售與分銷模塊 ) 模塊產(chǎn)生這里指的集成，是指與 MM 模塊及 SD 模塊有關(guān)的帳務(wù)集成。

A 、與 MM 模塊有關(guān)的帳務(wù)集成：第一步：當(dāng) MM 模塊收到貨物時(shí) 借：存貨（或受托代銷商品）貸： GR/IR （或代銷商品款）（該分錄是系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的，無須手工）入帳金額為采購單是采購單上所列金額，采購單上金額則來自于商品主數(shù)據(jù)中維護(hù)的金額，若采購前已知某商品價(jià)格上漲（或下降），則需在該主數(shù)據(jù)內(nèi)預(yù)先維護(hù)，以便采購單引用（在采購單上也可直接更改采購價(jià)）。第二步：收到供應(yīng)商送來的發(fā)票時(shí)，有一個(gè)發(fā)票校驗(yàn)（ invoiceverification ）動(dòng)作 , 該動(dòng)作可由 MM 模塊的人員進(jìn)行，也可由財(cái)務(wù)組的人員進(jìn)行，但考慮到內(nèi)部控制的要求，多數(shù)公司安排由財(cái)務(wù)部門執(zhí)行。借： GR/IR （或代銷 GR/IR ）應(yīng)交稅金 — 增值稅 - 進(jìn)項(xiàng)稅貸：供應(yīng)商（為一個(gè)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的號(hào)碼）（該分錄由手工輸入）注：若為代銷的 GR/IR ，應(yīng)為代銷商品清單已產(chǎn)生，供應(yīng)商按供銷商品清單所列物品開出的發(fā)票。供應(yīng)商開來的發(fā)票可能會(huì)出現(xiàn)比采購單金額小或大于 1 元內(nèi)的情況，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將差額過入至營(yíng)業(yè)費(fèi)用 — 四舍五入差異。若開來的發(fā)票金額比采購單金額大于一元以上的情況時(shí)，可能是商品主數(shù)據(jù)中維護(hù)的金額不及時(shí)所致，此時(shí)可手工更改采購單金額，系統(tǒng)過入后，會(huì)自動(dòng)將發(fā)票校驗(yàn)憑證鎖死，相應(yīng)產(chǎn)生的應(yīng)付帳款 --- 供應(yīng)商的該筆交易也被鎖死，只有在有權(quán)限人批準(zhǔn)后，才能支付。過入的大于采購單的差額會(huì)由系統(tǒng)自動(dòng)在存貨成本與銷售成本之間分配。若發(fā)票金額小于 1 元以上，則仍需手工更改采購采購訂單使金額與發(fā)票金額一致，這樣系統(tǒng)就會(huì)將差額自動(dòng)在存貨成本與銷售成本之間進(jìn)行分配，但些時(shí)系統(tǒng)不會(huì)有鎖死該筆交易（因?yàn)橐巡槐匾?/font> 當(dāng)存在退貨給供應(yīng)商的情況時(shí)，系統(tǒng)仍要求按上述順序做相反的動(dòng)作，此后結(jié)清 GR/IR 的發(fā)票校驗(yàn)用的供應(yīng)商發(fā)票就是紅字發(fā)票了（系統(tǒng)稱之為貨方憑證）。

B 、與 SD （銷售）模塊有關(guān)的帳務(wù) 第一步，當(dāng) MM 模塊對(duì)外發(fā)貨時(shí)，填好外向發(fā)貨單，發(fā)貨過帳后，則借：商品銷售成本（購銷或代銷）貸：存貨（受托代銷商品）（此為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的分錄?。?/font> 第二步，當(dāng)向顧客開出銷售清單時(shí)（即 BILLING ），此非通常所說的開正式稅務(wù)發(fā)票！借：顧客（為系統(tǒng)產(chǎn)生的 10 位數(shù)號(hào)碼，會(huì)自動(dòng)過入至應(yīng)收帳款的統(tǒng)馭科目，原理前述）貸：商品銷售收入應(yīng)交稅金 — 增值稅 - 銷項(xiàng)稅（此為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的分錄?。?/font> 若貨物售出后，顧客退貨，則需做一個(gè)上述的反向動(dòng)作！收到顧客退貨時(shí)，稱為反向發(fā)貨。開出的銷售清單為紅字（稱為貸方憑證）。系統(tǒng)同樣會(huì)產(chǎn)生上述相反的分錄。

< 三 > 、 SAP 零售模塊存在的問題

1 、代銷的結(jié)算對(duì)于代銷的業(yè)務(wù)， SAP 是按照 GAAP （ generallyacceptedaccountingprinciple ）來進(jìn)行設(shè)計(jì)的，相關(guān)原文如下： becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept. ②。即，對(duì)于代銷商品，受托人是不進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的，只在備查帳進(jìn)行記錄，以便于數(shù)量的控制。 SAP 的零售系統(tǒng)完全是按照此思路進(jìn)行設(shè)計(jì)的。但中國(guó)的企業(yè)會(huì)計(jì)制度對(duì)于受托代銷商品的核算且全然不是如此（具體參見《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》說明）。因此，兩者的差異較大，完全不適合中國(guó)的企業(yè)會(huì)計(jì)制度核算的要求，同時(shí)在稅務(wù)上也存在一定的問題。為此，必須對(duì)代銷的有核算尤其是結(jié)算應(yīng)進(jìn)行客戶化的開發(fā)。一般在對(duì)于代銷商品的核算進(jìn)行設(shè)置時(shí)，在商品主數(shù)據(jù)中的評(píng)估組中設(shè)計(jì)了兩個(gè)評(píng)估碼，即前述的 3100 （購銷）與 3400 （代銷）。代碼的不同，只是確定了不同的會(huì)計(jì)科目如庫存商品、受托代銷商品、 GR/IR 及代銷 GR/IR ，但在與供應(yīng)商的結(jié)算上，二者卻是大不相同的。購銷的結(jié)算是供應(yīng)商直接與經(jīng)銷商的交易額進(jìn)行結(jié)算，而代銷的結(jié)算則是根據(jù)代銷商的商品代銷清單來進(jìn)行的，這樣系統(tǒng)中的每一張采購單都不可能是立即結(jié)清的，而且對(duì)于數(shù)量眾多的代銷商品，系統(tǒng)如何選擇未結(jié)清的采購單及單價(jià)，這些都是客戶化開發(fā)中應(yīng)當(dāng)考慮及困難之處。

2 、退貨單價(jià)的確定（退還供應(yīng)商）這問題與上述相關(guān)，即對(duì)于代銷商品退回給供應(yīng)商時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)選用什么單價(jià)。如某些公司的藍(lán)圖設(shè)計(jì)，為所有未結(jié)清采購訂單中的最早價(jià)。這是考慮到近年來，商品的采購價(jià)都呈下降之趨勢(shì)。但系統(tǒng)客戶化開發(fā)的過程中顯示，對(duì)于最早價(jià)的選擇，需用手工的方式進(jìn)行。這樣，當(dāng)交易量大時(shí)，會(huì)降低作業(yè)效率，同時(shí)，手工操作難以確保有些標(biāo)準(zhǔn)是否會(huì)得到一致的執(zhí)行。

3 、分錄借貸順序在 SAP 系統(tǒng)中，對(duì)于會(huì)計(jì)分錄的順序，不是完全按照借貸的順序來顯示，有時(shí)可能是貸借，雖然不會(huì)影響到整個(gè)分錄的準(zhǔn)確性，但似乎不符合會(huì)計(jì)核算的要求。希望將來的版本在這方面能有所改進(jìn)。

4 、收入的提早確認(rèn) 從前述，我們可以看到，當(dāng)存貨發(fā)出時(shí)，系統(tǒng)就自動(dòng)產(chǎn)生借：銷售成本貸：存貨。在做 BILLING 動(dòng)作時(shí)，才產(chǎn)生借：客戶貸：銷售收入貸：應(yīng)交稅金。這種作法表明， SAP 對(duì)于收入的確認(rèn)是以發(fā)貨為時(shí)點(diǎn)的，意味著發(fā)貨就一定代表客戶對(duì)貨物的接受。雖然在現(xiàn)實(shí)交易中 ( 零售業(yè) ) 確實(shí)有 90% 的可能在發(fā)貨時(shí)就代表客戶對(duì)該貨物的接受。但更符合會(huì)計(jì)收入確認(rèn)的作法是，應(yīng)設(shè)置諸如 “ 發(fā)出商品 ” 的科目用于核算當(dāng)對(duì)發(fā)出貨物的客戶接受性沒有把握時(shí)的情景，待客戶接受后，再將 “ 發(fā)出商品 ” 轉(zhuǎn)為銷售成本。另外， BILLING 的動(dòng)作在后也有可能為用戶有意遲延確認(rèn)收入留下空間。

5 、特殊期間較難與資產(chǎn)負(fù)債表日后事項(xiàng)協(xié)調(diào) 在前述中說及，在 SAP 中會(huì)計(jì)期間可劃為 16 個(gè)，即有 4 個(gè)特殊的會(huì)計(jì)期間用于對(duì)已結(jié)帳的總帳進(jìn)行調(diào)整，基本上資產(chǎn)負(fù)債表日后事項(xiàng)的情況都能在 4 個(gè)特殊的會(huì)計(jì)期間處理，但對(duì)于退貨的會(huì)計(jì)處理較難與會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求的相吻合。因?yàn)?，?duì)于商品每到月末都要有一個(gè)關(guān)帳動(dòng)作，即表明關(guān)帳后就不能對(duì)已關(guān)帳的前兩個(gè)期間的存貨業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整。會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，對(duì)于上年度銷售，會(huì)計(jì)報(bào)表發(fā)出之前發(fā)生的退貨，應(yīng)以 “ 以前年度損益調(diào)整 ” 作為過渡科目，然后再將 “ 以前年度損益調(diào)整 ” 結(jié)轉(zhuǎn)至 “ 未分配利潤(rùn) ” ，再對(duì)當(dāng)年度的資產(chǎn)負(fù)債表的年初數(shù)重新計(jì)算調(diào)整，并在會(huì)計(jì)報(bào)表附注中說明③。但由于 SAP 的商品月度間關(guān)帳已不可能將退貨在以前月份調(diào)整，同時(shí)，退貨時(shí)，當(dāng)收至客戶的退貨， MM 模塊有個(gè)反向發(fā)貨動(dòng)作將產(chǎn)生，借：存貨貸：銷售成本（入帳價(jià)值為退貨時(shí)的商品移動(dòng)平均價(jià)），而不是貸：以前年度損益調(diào)整，對(duì)顧客開出紅字發(fā)票時(shí)，借：銷售收入應(yīng)交稅金 — 增值稅貸：客戶（以當(dāng)時(shí)的銷售價(jià)），而不是借：以前年度損益調(diào)整。因此，在這一點(diǎn)， SAP 較難與會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的有關(guān)要求相一致。

6 、利用利潤(rùn)中心產(chǎn)生負(fù)債表
SAP 的成本中心與利潤(rùn)中心使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)得以有機(jī)結(jié)合！在每一個(gè)獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)主體中，每一個(gè)職能部門都是一個(gè)成本中心，如 5 個(gè)職能部門，則可以將其分為 5 個(gè)成本中心或 2 個(gè)成本中心，這可按管理部門的管理需求進(jìn)行確定，但只可能有一個(gè)利潤(rùn)中心，即這個(gè)獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)主體。在 SAP 中，成本中心與利潤(rùn)中心是事先必須設(shè)定的。即，當(dāng)我們?cè)谳斎胍粋€(gè)與費(fèi)用有關(guān)的總帳分錄時(shí)，如借：管理費(fèi)用 --- 工資貸：現(xiàn)金時(shí)， SAP 就要求必須再對(duì)費(fèi)用的所屬部門進(jìn)行再輸入，如必須輸入一個(gè)成本中心；對(duì)現(xiàn)金則必須輸入一個(gè)利潤(rùn)中心。這是因?yàn)椋?dāng)輸入一個(gè)成本中心后，所有與該成本中心有關(guān)的金額都會(huì)得以匯集，然后這個(gè)成本中心會(huì)被分配至一個(gè)利潤(rùn)中心（成本中心的主數(shù)據(jù)中設(shè)定），從而能從利潤(rùn)中心自動(dòng)地產(chǎn)生管理用的某個(gè)獨(dú)立核算會(huì)計(jì)主體的損益表。上述現(xiàn)金也被要求輸入一個(gè)利潤(rùn)中心，是為了能產(chǎn)生一個(gè)與獨(dú)立核算主體的資產(chǎn)負(fù)債表。當(dāng)一個(gè)獨(dú)立法人有二個(gè)以上的獨(dú)立會(huì)計(jì)核算主體時(shí)，此功能就變得非常之好用！即該二個(gè)獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)主體不須再進(jìn)行獨(dú)立的會(huì)計(jì)核算了，只須分配好各自的成本中心與利潤(rùn)中心即可！在 SAP 中，獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的損益表是容易產(chǎn)生的，但要產(chǎn)生一個(gè)具有平衡關(guān)系的資產(chǎn)負(fù)債表較有一個(gè)難度！上述所說的要做到如現(xiàn)金，這可自動(dòng)產(chǎn)生，但與總部之間的往來，就要通過月末手的方式輸入部份分錄以產(chǎn)生資產(chǎn)負(fù)債表。假設(shè)某法人有二個(gè)獨(dú)立核算的門店，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)體系中，該法人的資產(chǎn)負(fù)債表上應(yīng)有 “ 撥付所屬資金 ” 的科目用以核算對(duì)兩個(gè)門店之間的資金撥付關(guān)系，門店的資產(chǎn)負(fù)債表上應(yīng)有 “ 上級(jí)撥入資金 ” 的科目與法人資負(fù)表相對(duì)應(yīng)，當(dāng)每月發(fā)生往來時(shí)，可通過該二科目進(jìn)行核算或再加一個(gè)內(nèi)部往來科目進(jìn)行核算。月末時(shí)，法人報(bào)表應(yīng)匯總再抵消 “ 撥付所屬資金 ” 與 “ 上級(jí)撥入資金 ” 及相關(guān)的內(nèi)部往來科目。但在 SAP 中，此時(shí)已不用如上所述進(jìn)行核算了！如將某門店的裝修費(fèi)撥付門店時(shí)，原來的做法是：借：撥付所屬資金貸：長(zhǎng)期待攤費(fèi)用，而 SAP 直接在長(zhǎng)期待攤費(fèi)用下輸入一個(gè)利潤(rùn)中心即能產(chǎn)生相應(yīng)的某門店的會(huì)計(jì)報(bào)表。當(dāng)然，對(duì)于一些往來及月末（或年末）實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)，則必須通過手工輸入調(diào)整的分錄以使門店產(chǎn)生資產(chǎn)負(fù)債表。但這樣做法也有一個(gè)缺點(diǎn)：由于減少了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的抵消內(nèi)部往來的做法，當(dāng)總部與門店之間的存貨調(diào)撥在不加價(jià)的情況下，通過月末手工調(diào)整的方式是能實(shí)現(xiàn)門店的資產(chǎn)負(fù)債表。但總部對(duì)門店的貨物調(diào)撥有加價(jià)的情況下⑤，就顯得較難處理了。

7 、現(xiàn)金流量表的編制在 SAP 中，對(duì)于現(xiàn)金流量表的編制是采用公式的方式計(jì)算而出的。如經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量是通過當(dāng)年銷售收入 + 應(yīng)收帳款的期初數(shù) — 應(yīng)收帳款的期末數(shù) + 預(yù)收帳款的期末數(shù) — 預(yù)收帳款的期初數(shù)等公式計(jì)算而出，但是我們知道該公司對(duì)于企業(yè)的正常業(yè)務(wù)來說是有效的，但現(xiàn)代社會(huì)中，非貨幣性交易及債務(wù)重組的業(yè)務(wù)時(shí)有發(fā)生，這部份交易是不與現(xiàn)金流轉(zhuǎn)有關(guān)的，但同樣在減少諸如應(yīng)收帳款的金額，故在利用公式來推導(dǎo)現(xiàn)金流量表時(shí)，尚需加入某些因素，即經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量應(yīng)為當(dāng)年度產(chǎn)生的銷售收入 + 應(yīng)收帳款的期初數(shù) -- 應(yīng)收帳款的期末數(shù) + 預(yù)收帳款的期末數(shù) — 預(yù)收帳款的期初數(shù) + 當(dāng)期收回前期核銷的壞帳 — 以非現(xiàn)金資產(chǎn)抵償債務(wù)而減少的應(yīng)收帳款 — 當(dāng)期核銷的壞帳，由于新增的因素在報(bào)表層次是如無法體現(xiàn)的（報(bào)表的應(yīng)收帳款期末數(shù)是結(jié)果），故利用未調(diào)整前的公式計(jì)算出的現(xiàn)金流量表是不準(zhǔn)確的。尚有現(xiàn)金流量表的某些項(xiàng)目是不能用公司來計(jì)算的，如購建固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和其他長(zhǎng)期資產(chǎn)支付的現(xiàn)金需根據(jù)有關(guān)科目分析確定等。因此，我們希望利用控制模塊的某些道理來完成現(xiàn)金流量表的編制。比如，在輸入憑證時(shí)，初級(jí)成本要素被要求分配一個(gè)成本中心，實(shí)際上這成本中心是在歸集有關(guān)初級(jí)成本要素及金額。那能不能在憑證輸入時(shí)，凡與現(xiàn)金流動(dòng)有關(guān)的金額都被分配一個(gè)現(xiàn)金流量表中的項(xiàng)目，如當(dāng)借：現(xiàn)金 1000 貸：客戶 1000 時(shí)，在行項(xiàng)目中現(xiàn)金應(yīng)分配給 “ 銷售商品、提供勞務(wù)產(chǎn)生的現(xiàn)金 ” ，又如當(dāng)借：費(fèi)用 2000 貸：現(xiàn)金 2000 ，則在行項(xiàng)目中這 2000 元就應(yīng)分配至 “ 支付職工以及為職工支付現(xiàn)金 ” 等，這樣產(chǎn)生出來的現(xiàn)金流量將非常之準(zhǔn)確，可信性將極高。

posted on 2007-04-26 09:48 javaGrowing 閱讀(878) 評(píng)論(0) 編輯收藏所屬分類: sap

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