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作者：張小虎

< 一 > 、 GR/IR （分為購銷與代銷） 在 SAP 里，當貨到票未到或票到貨未到也得到了及時的處理。在傳統的會計核算中，當企業購入存貨時，若未能及時收至貨物的發票，此時是不做任何帳務處理的，若至月末仍未能收到，會采用一種估價入帳的方法進行會計處理，而后月初紅字沖回。但在 SAP 里，若繼續采用這種核算方法，將會使 SAP 所倡導的信息即時性反映得不到實現。因此，在 SAP 的帳務體系里出現了一個新的科目： GR/IR ，英文全稱為 GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ，中文譯為貨到票未到或票到貨未到。如當倉庫進貨時，即使未收到發票， SAP 能自動產生借：存貨，貸： GR/IR （ GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ） , 此時是以采購單上的采購價（不含稅④）作為入帳金額。發票到時，通過發票校驗程序，系統會自動產生借： GR/IR 貸：供應商。此時的供應商是根據采購單上標明供應商自動過入。若發生發票上金額與采購單的金額不一致的情況，系統會根據該筆采購當時的庫存情況自動分配該差額的去向，如轉入存貨成本或銷售成本或在二者之間分配。至月末，若仍有未到的發票，由于在報表層次是不能反映 GR/IR 的，因此系統會有一個程序將未結清的 GR/IR 轉入應付帳款 — 票到貨未到或應付帳款 — 貨到票未到反映（該二科目非統馭科目，但前四位編碼與正常的統馭科目一致），至第二個月初，系統會自動將未結清的 GR/IR 沖回，等待結清。對于代銷商品的 GR/IR ，系統會在報表將其與存貨項目一并反映。購銷的 GR/IR 與代銷的 GR/IR 區別是通過商品的主數據中設置得以實現的。當創建一個商品主數據時，必須設置該商品是屬于購銷或代銷商品，若是購銷商品，則當該商品入庫時，系統會產生借：存貨貸：（購銷） GR/IR ；若是代銷商品，則當該商品入庫時，系統會產生借：存貨貸：（代銷） GR/IR ；當然代銷的 GR/IR 必須等到產生銷售清單時，才能在收到供應商發票時轉入應付某供應商的明細帳內。
< 二 > 、重要的幾類憑證的產生

1 、 MM （ materialmanagement, 物料管理模塊）、 SD(salesanddistribution ，銷售與分銷模塊 ) 模塊產生這里指的集成，是指與 MM 模塊及 SD 模塊有關的帳務集成。

A 、與 MM 模塊有關的帳務集成：第一步：當 MM 模塊收到貨物時借：存貨（或受托代銷商品）貸： GR/IR （或代銷商品款）（該分錄是系統自動產生的，無須手工）入帳金額為采購單是采購單上所列金額，采購單上金額則來自于商品主數據中維護的金額，若采購前已知某商品價格上漲（或下降），則需在該主數據內預先維護，以便采購單引用（在采購單上也可直接更改采購價）。第二步：收到供應商送來的發票時，有一個發票校驗（ invoiceverification ）動作 , 該動作可由 MM 模塊的人員進行，也可由財務組的人員進行，但考慮到內部控制的要求，多數公司安排由財務部門執行。借： GR/IR （或代銷 GR/IR ）應交稅金 — 增值稅 - 進項稅貸：供應商（為一個系統自動產生的號碼）（該分錄由手工輸入）注：若為代銷的 GR/IR ，應為代銷商品清單已產生，供應商按供銷商品清單所列物品開出的發票。供應商開來的發票可能會出現比采購單金額小或大于 1 元內的情況，系統會自動將差額過入至營業費用 — 四舍五入差異。若開來的發票金額比采購單金額大于一元以上的情況時，可能是商品主數據中維護的金額不及時所致，此時可手工更改采購單金額，系統過入后，會自動將發票校驗憑證鎖死，相應產生的應付帳款 --- 供應商的該筆交易也被鎖死，只有在有權限人批準后，才能支付。過入的大于采購單的差額會由系統自動在存貨成本與銷售成本之間分配。若發票金額小于 1 元以上，則仍需手工更改采購采購訂單使金額與發票金額一致，這樣系統就會將差額自動在存貨成本與銷售成本之間進行分配，但些時系統不會有鎖死該筆交易（因為已不必要）。當存在退貨給供應商的情況時，系統仍要求按上述順序做相反的動作，此后結清 GR/IR 的發票校驗用的供應商發票就是紅字發票了（系統稱之為貨方憑證）。

B 、與 SD （銷售）模塊有關的帳務第一步，當 MM 模塊對外發貨時，填好外向發貨單，發貨過帳后，則借：商品銷售成本（購銷或代銷）貸：存貨（受托代銷商品）（此為系統自動產生的分錄！）第二步，當向顧客開出銷售清單時（即 BILLING ），此非通常所說的開正式稅務發票！借：顧客（為系統產生的 10 位數號碼，會自動過入至應收帳款的統馭科目，原理前述）貸：商品銷售收入應交稅金 — 增值稅 - 銷項稅（此為系統自動產生的分錄！）若貨物售出后，顧客退貨，則需做一個上述的反向動作！收到顧客退貨時，稱為反向發貨。開出的銷售清單為紅字（稱為貸方憑證）。系統同樣會產生上述相反的分錄。

< 三 > 、 SAP 零售模塊存在的問題

1 、代銷的結算對于代銷的業務， SAP 是按照 GAAP （ generallyacceptedaccountingprinciple ）來進行設計的，相關原文如下： becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept. ②。即，對于代銷商品，受托人是不進行會計處理的，只在備查帳進行記錄，以便于數量的控制。 SAP 的零售系統完全是按照此思路進行設計的。但中國的企業會計制度對于受托代銷商品的核算且全然不是如此（具體參見《企業會計制度》說明）。因此，兩者的差異較大，完全不適合中國的企業會計制度核算的要求，同時在稅務上也存在一定的問題。為此，必須對代銷的有核算尤其是結算應進行客戶化的開發。一般在對于代銷商品的核算進行設置時，在商品主數據中的評估組中設計了兩個評估碼，即前述的 3100 （購銷）與 3400 （代銷）。代碼的不同，只是確定了不同的會計科目如庫存商品、受托代銷商品、 GR/IR 及代銷 GR/IR ，但在與供應商的結算上，二者卻是大不相同的。購銷的結算是供應商直接與經銷商的交易額進行結算，而代銷的結算則是根據代銷商的商品代銷清單來進行的，這樣系統中的每一張采購單都不可能是立即結清的，而且對于數量眾多的代銷商品，系統如何選擇未結清的采購單及單價，這些都是客戶化開發中應當考慮及困難之處。

2 、退貨單價的確定（退還供應商）這問題與上述相關，即對于代銷商品退回給供應商時，系統應選用什么單價。如某些公司的藍圖設計，為所有未結清采購訂單中的最早價。這是考慮到近年來，商品的采購價都呈下降之趨勢。但系統客戶化開發的過程中顯示，對于最早價的選擇，需用手工的方式進行。這樣，當交易量大時，會降低作業效率，同時，手工操作難以確保有些標準是否會得到一致的執行。

3 、分錄借貸順序在 SAP 系統中，對于會計分錄的順序，不是完全按照借貸的順序來顯示，有時可能是貸借，雖然不會影響到整個分錄的準確性，但似乎不符合會計核算的要求。希望將來的版本在這方面能有所改進。

4 、收入的提早確認從前述，我們可以看到，當存貨發出時，系統就自動產生借：銷售成本貸：存貨。在做 BILLING 動作時，才產生借：客戶貸：銷售收入貸：應交稅金。這種作法表明， SAP 對于收入的確認是以發貨為時點的，意味著發貨就一定代表客戶對貨物的接受。雖然在現實交易中 ( 零售業 ) 確實有 90% 的可能在發貨時就代表客戶對該貨物的接受。但更符合會計收入確認的作法是，應設置諸如 “ 發出商品 ” 的科目用于核算當對發出貨物的客戶接受性沒有把握時的情景，待客戶接受后，再將 “ 發出商品 ” 轉為銷售成本。另外， BILLING 的動作在后也有可能為用戶有意遲延確認收入留下空間。

5 、特殊期間較難與資產負債表日后事項協調在前述中說及，在 SAP 中會計期間可劃為 16 個，即有 4 個特殊的會計期間用于對已結帳的總帳進行調整，基本上資產負債表日后事項的情況都能在 4 個特殊的會計期間處理，但對于退貨的會計處理較難與會計準則要求的相吻合。因為，對于商品每到月末都要有一個關帳動作，即表明關帳后就不能對已關帳的前兩個期間的存貨業務進行調整。會計準則要求，對于上年度銷售，會計報表發出之前發生的退貨，應以 “ 以前年度損益調整 ” 作為過渡科目，然后再將 “ 以前年度損益調整 ” 結轉至 “ 未分配利潤 ” ，再對當年度的資產負債表的年初數重新計算調整，并在會計報表附注中說明③。但由于 SAP 的商品月度間關帳已不可能將退貨在以前月份調整，同時，退貨時，當收至客戶的退貨， MM 模塊有個反向發貨動作將產生，借：存貨貸：銷售成本（入帳價值為退貨時的商品移動平均價），而不是貸：以前年度損益調整，對顧客開出紅字發票時，借：銷售收入應交稅金 — 增值稅貸：客戶（以當時的銷售價），而不是借：以前年度損益調整。因此，在這一點， SAP 較難與會計準則的有關要求相一致。

6 、利用利潤中心產生負債表
SAP 的成本中心與利潤中心使財務會計與管理會計得以有機結合！在每一個獨立核算的會計主體中，每一個職能部門都是一個成本中心，如 5 個職能部門，則可以將其分為 5 個成本中心或 2 個成本中心，這可按管理部門的管理需求進行確定，但只可能有一個利潤中心，即這個獨立核算的會計主體。在 SAP 中，成本中心與利潤中心是事先必須設定的。即，當我們在輸入一個與費用有關的總帳分錄時，如借：管理費用 --- 工資貸：現金時， SAP 就要求必須再對費用的所屬部門進行再輸入，如必須輸入一個成本中心；對現金則必須輸入一個利潤中心。這是因為，當輸入一個成本中心后，所有與該成本中心有關的金額都會得以匯集，然后這個成本中心會被分配至一個利潤中心（成本中心的主數據中設定），從而能從利潤中心自動地產生管理用的某個獨立核算會計主體的損益表。上述現金也被要求輸入一個利潤中心，是為了能產生一個與獨立核算主體的資產負債表。當一個獨立法人有二個以上的獨立會計核算主體時，此功能就變得非常之好用！即該二個獨立核算的會計主體不須再進行獨立的會計核算了，只須分配好各自的成本中心與利潤中心即可！在 SAP 中，獨立會計核算的損益表是容易產生的，但要產生一個具有平衡關系的資產負債表較有一個難度！上述所說的要做到如現金，這可自動產生，但與總部之間的往來，就要通過月末手的方式輸入部份分錄以產生資產負債表。假設某法人有二個獨立核算的門店，在傳統的會計體系中，該法人的資產負債表上應有 “ 撥付所屬資金 ” 的科目用以核算對兩個門店之間的資金撥付關系，門店的資產負債表上應有 “ 上級撥入資金 ” 的科目與法人資負表相對應，當每月發生往來時，可通過該二科目進行核算或再加一個內部往來科目進行核算。月末時，法人報表應匯總再抵消 “ 撥付所屬資金 ” 與 “ 上級撥入資金 ” 及相關的內部往來科目。但在 SAP 中，此時已不用如上所述進行核算了！如將某門店的裝修費撥付門店時，原來的做法是：借：撥付所屬資金貸：長期待攤費用，而 SAP 直接在長期待攤費用下輸入一個利潤中心即能產生相應的某門店的會計報表。當然，對于一些往來及月末（或年末）實現的利潤，則必須通過手工輸入調整的分錄以使門店產生資產負債表。但這樣做法也有一個缺點：由于減少了傳統會計的抵消內部往來的做法，當總部與門店之間的存貨調撥在不加價的情況下，通過月末手工調整的方式是能實現門店的資產負債表。但總部對門店的貨物調撥有加價的情況下⑤，就顯得較難處理了。

7 、現金流量表的編制在 SAP 中，對于現金流量表的編制是采用公式的方式計算而出的。如經營活動產生的現金流量是通過當年銷售收入 + 應收帳款的期初數 — 應收帳款的期末數 + 預收帳款的期末數 — 預收帳款的期初數等公式計算而出，但是我們知道該公司對于企業的正常業務來說是有效的，但現代社會中，非貨幣性交易及債務重組的業務時有發生，這部份交易是不與現金流轉有關的，但同樣在減少諸如應收帳款的金額，故在利用公式來推導現金流量表時，尚需加入某些因素，即經營活動產生的現金流量應為當年度產生的銷售收入 + 應收帳款的期初數 -- 應收帳款的期末數 + 預收帳款的期末數 — 預收帳款的期初數 + 當期收回前期核銷的壞帳 — 以非現金資產抵償債務而減少的應收帳款 — 當期核銷的壞帳，由于新增的因素在報表層次是如無法體現的（報表的應收帳款期末數是結果），故利用未調整前的公式計算出的現金流量表是不準確的。尚有現金流量表的某些項目是不能用公司來計算的，如購建固定資產、無形資產和其他長期資產支付的現金需根據有關科目分析確定等。因此，我們希望利用控制模塊的某些道理來完成現金流量表的編制。比如，在輸入憑證時，初級成本要素被要求分配一個成本中心，實際上這成本中心是在歸集有關初級成本要素及金額。那能不能在憑證輸入時，凡與現金流動有關的金額都被分配一個現金流量表中的項目，如當借：現金 1000 貸：客戶 1000 時，在行項目中現金應分配給 “ 銷售商品、提供勞務產生的現金 ” ，又如當借：費用 2000 貸：現金 2000 ，則在行項目中這 2000 元就應分配至 “ 支付職工以及為職工支付現金 ” 等，這樣產生出來的現金流量將非常之準確，可信性將極高。

posted on 2007-04-26 09:48 javaGrowing 閱讀(889) 評論(0) 編輯收藏所屬分類: sap

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