2008年8月22日
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上一篇文章里面說到，手里的電子書，大體可以分成經(jīng)典、手冊(cè)、喜歡的、教材、普通的書、消遣、難懂的書、別人推薦的書、騙人的書這么幾個(gè)類別。
那么針對(duì)這幾個(gè)類別該怎么區(qū)別對(duì)待呢？
1、對(duì)于經(jīng)典的、手冊(cè)類型的書：對(duì)于這種經(jīng)常會(huì)用到，而且極有價(jià)值的書，要放到最容易獲得的地方。通常每個(gè)人的這種書都不多。把它們管理好（后面會(huì)說怎么管理）后，做一個(gè)鏈接放到桌面上或者桌面上的文件夾里?！?dāng)然，在Mac下還有更好的方式，不過在Windows和Linux下，按上面的方式來做就足夠了
2、對(duì)于經(jīng)常喜歡看的、消遣的書：如果可能，放到手機(jī)、MP3里面吧。那樣你就什么時(shí)候都能看了。呵呵。
3、對(duì)于教材、普通的書：分門別類的管理好。給你正在看的書建個(gè)鏈接放到桌面上。看完了怎么處理后面再說
4、對(duì)于難懂的和別人推薦的書：扔掉它吧。再好的書，不看也是垃圾一堆。不要擔(dān)心你可能會(huì)有真正想讀的時(shí)候，一般來說，技術(shù)類書籍，你現(xiàn)在不想讀，你永遠(yuǎn)都不會(huì)想讀的。而且，如果是經(jīng)典的話，你想讀的時(shí)候自然會(huì)找得到。
好了。有了上面的對(duì)電子書區(qū)別對(duì)待的前提后，我們來開始討論如何在計(jì)算機(jī)上管理電子書吧。
首先，我要先說一說我認(rèn)為電子書管理中最重要的兩個(gè)前提：
1、CPU的時(shí)鐘周期不值錢，你的時(shí)間值錢。
2、硬盤的容量不值錢，你的大腦容量值錢。
有了這兩個(gè)前提，就可以說說我在電子書管理方面的經(jīng)驗(yàn)啦。我的經(jīng)驗(yàn)大體如下：
1、不要建立過多、過深的文件夾：
一般來說，除了該死的java程序，你的文件夾都不要建到5級(jí)以上。因?yàn)榧词姑總€(gè)文件夾里面只有兩個(gè)文件夾，你就會(huì)有32個(gè)文件夾。你的大腦容量是有限的，你不需要記住這些文件夾的，一般人也記不住。
你終究會(huì)發(fā)現(xiàn)，為了找到一個(gè)文件，你總是在不同的文件夾中跳躍。
2、集中管理：
不要告訴我你的文檔散布在多個(gè)分區(qū)（C:、D:、E:...）的多個(gè)文件夾下。相信我，那絕對(duì)是一個(gè)噩夢(mèng)。你可能會(huì)反駁我說，我把所有的雞蛋都裝到了一個(gè)籃子中，會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際上，你只有一個(gè)文檔文件夾的話，備份和同步是一件非常容易的事情。
3、要搜，不要找：
當(dāng)你的文檔越來越多的時(shí)候，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)在文檔文件夾里找到你想要的文檔是多么麻煩的一件事情了?，F(xiàn)在的操作系統(tǒng)都有可以進(jìn)行全文檢索的高性能搜索引擎了。畢竟機(jī)器要比肉眼精確，你的時(shí)間要比CPU的時(shí)鐘周期更值錢
4、利用元數(shù)據(jù)
在這一點(diǎn)上，Mac是做得最好的。它提供了Spotlight注釋這個(gè)完美的東西。你可以以注釋的方式來為文檔添加搜索的元數(shù)據(jù)。這也是我現(xiàn)在進(jìn)行電子書管理的精髓所在。Google Desktop好像沒有這個(gè)功能。
總結(jié)一下，通過在電子書管理的兩個(gè)前提下，靈活的使用鏈接、搜索的功能。是我管理電子書的手段。
我會(huì)在下一篇文章里，說說我管理電子書的方式。
作為一個(gè)軟件開發(fā)人員。電子書、文檔基本上是每天都要看的。手頭都會(huì)有一些電子文檔或者電子書。
管理好這些電子書，卻遠(yuǎn)比想象得要復(fù)雜得多。為什么呢？因?yàn)樗婕暗搅藭?。它不僅僅是簡(jiǎn)單的文檔管理，而是個(gè)人的學(xué)習(xí)資料、知識(shí)管理。我們來分析一下吧。
一般而言，根據(jù)個(gè)人的查看方式，電子書可以分成這么幾類。
1、有些書下載了，卻未必會(huì)看
由于下載的方便性，以及電子文檔的特殊性，使人容易忽略電子書的信息量。
很多電子書，同樣的信息量，換成紙質(zhì)文檔，書本的大小就會(huì)讓很多人望而卻步。但是，變成電子文檔后，使很多人忘記了這一點(diǎn)。
只是覺得可能會(huì)有用，就下載下來了。其實(shí)根本就不會(huì)去看。又舍不得刪掉，成了電子垃圾（不要跟我說有什么收藏價(jià)值，那是自己安慰自己罷了，沒人看的電子書就是電子垃圾）。
2、有些書需要反復(fù)的看
有一些書（比如設(shè)計(jì)模式），是典型的手冊(cè)型書。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你可能會(huì)經(jīng)常性的
而且，往往會(huì)有一些書值得反復(fù)閱讀，或者用來當(dāng)作手冊(cè)來時(shí)常查閱。
3、有些書看一遍就可以扔掉了
重構(gòu)就是這種類型，不是說這本書不好。而是你看完了之后，你就理解了它的思想。在日常的工作中，你會(huì)經(jīng)常的遇到這些問題，使用這些方法。你不會(huì)忘記它的教誨了，因?yàn)樗呀?jīng)成為了你工作的一部分了。這種書可以比喻成電器的說明書，一般你只在剛剛買到的時(shí)候看一下，之后就扔到一邊去了。
還可以從另外一個(gè)方面來看，就是信息量的方面，電子書可以分成下面幾類
1、大信息量型
有的書的內(nèi)容有很大的信息量（比如存粹理性批判），需要采用精讀甚至反復(fù)讀的方式來進(jìn)行理解和消化。往往每天只能讀和消化幾頁(yè)（有的時(shí)候幾頁(yè)就不錯(cuò)了）。
2、中等信息量型
一般的技術(shù)文章或者刊物、書籍，都屬于這種類型。這種書籍的閱讀效果最好。Martin Fowler深諳此道。寫的書往往比較易讀。
3、低信息量型
比較差的技術(shù)類書籍屬于此等類型。篇幅很大，但是有價(jià)值的內(nèi)容乏善可陳?；蛘吖蕵肥褂玫臅１热缒承┚W(wǎng)絡(luò)小說。
通過這兩個(gè)分類，可以通過一個(gè)表格把電子書分類。
反復(fù)看 看一遍 未必看
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大|經(jīng)典 教材、經(jīng)典 難懂的書
中|手冊(cè) 普通的書 別人推薦的書
小|喜歡的 消遣 騙人的書
沒把大部頭加上去，因?yàn)榇蟛款^的定義不是很清晰。
好了，總結(jié)一下。
我們可以按照書的信息量和自己是否看把自己的書分成下面幾個(gè)分類：
經(jīng)典、手冊(cè)、喜歡的、教材、普通的書、消遣、難懂的書、別人推薦的書、騙人的書
下一篇文章，我就會(huì)針對(duì)這些分類開始討論電子書的管理方式。
PS：當(dāng)然，這這是我的分類。你可以有其他更好的分類方式。
這是關(guān)于電子郵件管理的最后一篇。
我的郵件管理心得大概可以分成下面幾個(gè)點(diǎn)：
1、即看即管理：收到郵件之后，如果沒有處于不可打斷的狀態(tài)下，就要立即開始處理，處理方式大概分成下面幾種
*如果是無用的郵件，立即把它刪掉
*如果郵件很長(zhǎng)，或者郵件中鏈接比較多（比如訂閱的期刊），而時(shí)間有限，把郵件設(shè)置成為未讀，留待有時(shí)間的時(shí)候讀
*如果郵件跟工作有關(guān)，而沒有時(shí)間處理，給郵件打上旗標(biāo)，留待有時(shí)間的時(shí)候處理
2、周期性管理：每天都需要整理該天的郵件（這也是務(wù)必做到當(dāng)日事，當(dāng)日畢的工作態(tài)度），處理掉未讀的和加注旗標(biāo)的。對(duì)于期刊，未必一定要讀完。加注旗標(biāo)的工作，則需要進(jìn)行工作管理了。
3、階段性梳理：在到達(dá)階段性的時(shí)間點(diǎn)時(shí)（如一個(gè)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)，每個(gè)月的第一天或者最后一天）。需要對(duì)這一階段內(nèi)的工作和相關(guān)材料進(jìn)行梳理。電子郵件也是其中之一。
4、善用搜索：在充分的維護(hù)元數(shù)據(jù)之后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)搜索的好處了。比如，在你為項(xiàng)目干系人建立聯(lián)系人組之后。相關(guān)時(shí)間跨度內(nèi)的項(xiàng)目相關(guān)的郵件一個(gè)相關(guān)查詢就足夠了。如果你的郵件客戶端支持在查詢的結(jié)果上查詢的功能。通過聯(lián)系人、主題等等信息，一般說來，找到你想找的郵件，不會(huì)非常困難。
5、保存常用的搜索：我有幾個(gè)常用的搜索，以智能文件夾的方式保存起來了。這些常用的搜索是：
*To Read：所有的未讀郵件
*Today：當(dāng)天收到的郵件
*Flagged：所有加旗標(biāo)的郵件
*Has Attachment：所有有附件的郵件
6、充分利用郵件客戶端的特色功能：有的郵件客戶端（如GMail和Apple Mail）都可以根據(jù)話題進(jìn)行郵件自動(dòng)分組。GMail的類似論壇帖子的方式是更加優(yōu)雅一些。按話題自動(dòng)分組郵件，可以極大的減輕利用郵件討論一件事情的負(fù)擔(dān)。尤其是在多人討論的時(shí)候。
7、充分利用郵件的處理規(guī)則：很多郵件的管理和處理都可以采用規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)化的處理。比如，可以把所有來自家里人的郵件打上綠色的標(biāo)簽。便于和工作郵件區(qū)別開來。或者把相關(guān)郵件拷貝到相關(guān)的文件夾中（GMail的對(duì)應(yīng)操作是為這個(gè)郵件打上標(biāo)簽）。
8、利用搜索引擎技術(shù)：不要用OutLook自帶的查找。那樣查找效率太低了。可以利用MSN Toolbar或者Google Desktop這種搜索工具來幫助你。我用的是Mac OSX，Spotlight已經(jīng)很好用了。
好了，關(guān)于電子郵件的管理，就說到這么多吧。下一篇里，我將會(huì)討論電子書的管理。
好吧，我承認(rèn)，我的上一篇文章沒有提到跟電子郵件管理相關(guān)的事情。呵呵。
無論你使用什么郵件客戶端（GMail除外，GMail屬于比較奇怪的，待會(huì)兒再提）。郵件的管理操作都可以簡(jiǎn)單的看成是對(duì)只讀文件的操作。
郵件就是一個(gè)個(gè)的只讀郵件，你通過文件夾（可以分級(jí)——也就是文件夾套文件夾）來分類的管理它們。
你可以通過郵件的元數(shù)據(jù)（收件人、發(fā)件人、抄送、發(fā)送時(shí)間、接收時(shí)間、重要程度、是否已讀、所在郵箱、內(nèi)容。。。）來檢索、排列和查找郵件。
下面，我來列舉幾個(gè)我所見過的郵件管理方式（我在這里只列舉我所見到的方式，使用技巧打算在下一篇文章里寫）：
1、日期型：
這類的郵件管理方式，一個(gè)最大的特點(diǎn)就是每個(gè)月都建立一個(gè)新的文件夾。文件夾的名稱就是當(dāng)月的年份和月份，如2008-02。當(dāng)月收到的郵件都從收件箱中拷貝或者直接轉(zhuǎn)移到該文件夾中（這個(gè)規(guī)則應(yīng)該很好寫）。
以一天平均收到100封郵件的頻度來算（如果是普通工作郵件的話，已經(jīng)算是非常多了，以我的經(jīng)驗(yàn)來說，平均一天20～50封是正常的）。在一個(gè)工作月內(nèi)，可以收到2200封郵件。在一個(gè)文件夾內(nèi)并不難管理（何況你還會(huì)刪掉一些無意義的郵件，并且還可以在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行分組和過濾）。
如果你確實(shí)有精益求精的追求，你可以在這個(gè)文件夾下再分成工作細(xì)類。這樣看起來更漂亮。
這種管理方式很適合短期雜事很多的人（比如HR）。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是，月底進(jìn)行個(gè)人統(tǒng)計(jì)的時(shí)候非常方便。而且做查詢也比較方便（直接用眼睛看）。
當(dāng)然，這種方式缺點(diǎn)也非常明顯。你肯定不能從一串?dāng)?shù)字上看出你這個(gè)月都干什么了（當(dāng)然你愿意在其下花力氣分成細(xì)類，這一點(diǎn)就容易一些）。對(duì)于經(jīng)常并行的進(jìn)行有時(shí)間跨度工作（比如多個(gè)項(xiàng)目的平臺(tái)技術(shù)支持）的人而言，這一管理方式明顯效率低下。
2、項(xiàng)目型：
即使是進(jìn)行項(xiàng)目型的管理，仍然需要通過時(shí)間來劃分郵件（為了歸檔和寫年終總結(jié)方便）。但是時(shí)間的劃分往往會(huì)比較長(zhǎng)，比如用一季度、半年或者一年來劃分。
項(xiàng)目型管理的最大特點(diǎn)就是按項(xiàng)目分組管理郵件。舉例來說吧。
假設(shè)我是一個(gè)平臺(tái)軟件工程師，我支持著公司在廣東、山東、北京、上海這四個(gè)項(xiàng)目。
我會(huì)在今年（2008）的文件夾下建立四個(gè)文件夾分別是廣東電力、山東社保、北京移動(dòng)、上海聯(lián)通。我會(huì)在我的聯(lián)系人里建立這四個(gè)組。然后建立四個(gè)規(guī)則，把所有在收件箱中這四個(gè)組中聯(lián)系人發(fā)的郵件分別拷貝或者移動(dòng)到這四個(gè)文件夾中。
項(xiàng)目型的方式，適合于對(duì)多個(gè)項(xiàng)目（子項(xiàng)目）進(jìn)行并行工作的人。在項(xiàng)目相關(guān)的文件夾中可以通過基于時(shí)間的查詢查找到相應(yīng)的郵件?？梢院芤荒苛巳坏目闯瞿阍谀骋荒甓甲隽四男╉?xiàng)目。而且，通過按照時(shí)間的查詢，仍然可以查出你在某個(gè)月的工作郵件。
如果你的雜項(xiàng)工作很多或者大多數(shù)都是沒有規(guī)律的工作，這種方式就不一定合適。
3、區(qū)別對(duì)待型：
區(qū)別對(duì)待型的精髓，就是看人下菜碟。以我的經(jīng)驗(yàn)，在營(yíng)銷的人員中采用的比較多。不過也有技術(shù)人員采用。呵呵。
區(qū)別對(duì)待型就是按照聯(lián)系人的組來安排郵件。比如可以建這么幾個(gè)文件夾：領(lǐng)導(dǎo)、山東社保項(xiàng)目組、朋友、其他。
說真的我沒看出來這種管理方式的優(yōu)點(diǎn)。我覺得這種方式跟沒管理沒啥區(qū)別。真的。
4、狀態(tài)分類型：
按照郵件所關(guān)聯(lián)的工作的狀態(tài)進(jìn)行分類?？梢苑殖桑捍k、正在處理、已經(jīng)處理、已經(jīng)延遲和其他幾個(gè)部分。
有的項(xiàng)目經(jīng)理是采用這種方式來管理郵件的。所有的未讀郵件都是待分類的郵件。之后通過手工揀選的方式來進(jìn)行管理。
這種方式，不是很便于存檔和查詢（試想，過了一段時(shí)間之后，已經(jīng)處理這個(gè)文件夾里面會(huì)有多少郵件？）。
總結(jié)一下：
1、郵件會(huì)越積越多的。相信我，真的會(huì)越積越多的
2、郵件對(duì)工作非常重要，所以郵件的歸檔、保存和檢索都非常重要
3、從目前的效果上看，郵件客戶端仍然無法被GMail的Ajax客戶端代替
4、最好要根據(jù)自己的工作性質(zhì)，決定出一個(gè)適合自己的郵件管理風(fēng)格。在這個(gè)基礎(chǔ)上還可以應(yīng)用很多的技巧。機(jī)器不怕重復(fù)，但是人都害怕復(fù)雜
好了，下一篇里，我將把我所知的郵件管理的技巧都寫出來。也作為一個(gè)存檔。留待以后接著完善吧。
另外，關(guān)于電子郵件寫得太多，未免開始離題了。再寫一篇，就要開始寫電子書/文檔的管理（我打算把這個(gè)方面重點(diǎn)寫一寫）了。
關(guān)于電子郵件
好了，今天來討論電子郵件。
電子郵件是非常優(yōu)雅和浪漫的交流方式——郵件的電子表示方式。它擁有前輩的很多優(yōu)點(diǎn)，在某些方面上甚至超出了前輩。
但是，你雖然可以把信紙換成薰衣草的顏色，你卻無論如何也無法發(fā)出有薰衣草香氣的信來。有時(shí)候，歪歪扭扭的手寫字，要比你選擇的任何字體都能代表你的心意?！阈菹肽秒娮余]件寫出完美的情書來。呵呵。
好了，言歸正傳，我們先列舉一下電子郵件的特性吧。
1、只讀：電子郵件的只讀特性與它的前輩一樣，你無法改掉別人發(fā)給你的郵件，你只能選擇保留還是扔掉它。因?yàn)檫@一點(diǎn)，電子郵件是有法律上的證據(jù)意義的。以我的了解，世界上某些國(guó)家——包括中國(guó)，都可以用電子郵件存根作為證據(jù)。
2、異步：異步的消息發(fā)送方式，使得非同時(shí)工作（時(shí)區(qū)差異、地區(qū)差異等）變得容易，而且使得個(gè)人工作的安排和調(diào)度方式更加靈活（你可以選擇何時(shí)去收郵件，收到郵件后何時(shí)進(jìn)行處理）。
3、高效：雖然，相對(duì)于前輩，電子郵件的發(fā)送和接收都容易了很多。但是，由于電子郵件仍然是郵件。在書寫電子郵件的時(shí)候，仍然需要經(jīng)過一定的構(gòu)思。務(wù)必達(dá)到條理清晰、言簡(jiǎn)意賅的程度。雖然不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的溝通，在很多的情況下反倒會(huì)比實(shí)時(shí)的溝通有更高的溝通效果。
4、安全：基本上，所有的電子郵件服務(wù)器都采用了傳輸層加密了吧？如果再加入個(gè)人的公、私鑰加密的話。應(yīng)該說郵件信息的安全還是比較容易得到保證的。
5、檢索容易：當(dāng)然，這也和電子郵件的管理方式有關(guān)。不過，無論如何，電子郵件都比IM的聊天記錄容易檢索。比無法進(jìn)行記錄和檢索的語(yǔ)音聊天要高更多
6、溝通方便：靈活的使用電子郵件，可以非常方便的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異步會(huì)議室。實(shí)現(xiàn)非常好的溝通效果（比如Apache的Malling List或者Google Groups——不得不說，Google Groups是基于電子郵件的非常優(yōu)雅的應(yīng)用之一）。另外，通過靈活的使用CC。也可以非常大的提高溝通的效率。;)
7、使用方便：電子郵件已經(jīng)逐步的移動(dòng)化，不管是iPhone還是藍(lán)莓，電子郵件都是非常重要的功能之一。在現(xiàn)在如果你愿意，你可以隨時(shí)訪問你的郵箱，發(fā)送、查看和管理郵件
好啦，就寫到這里吧。先在這里總結(jié)一下。下一篇再討論我的電子郵件管理方式。
1、良好的電子郵件溝通是高效工作的重要組成部分。Apache就是靠這個(gè)成功的，相信它吧。
2、電子郵件的異步和檢索容易的特性，對(duì)電子郵件的管理提出了很高的要求，在這一點(diǎn)上，有好的電子郵件管理方式要比沒有工作效率高很多
3、你終究會(huì)發(fā)現(xiàn)可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何機(jī)器上管理你的郵件是多么重要的一件事情。所以，放棄POP3，擁抱IMAP吧。