演示文稿總體格式的設置
PowerPoint 的一大特色就是可以使某一演示文稿的多張幻燈片具有一致的格式。設置幻燈片的總體格式有三種方法：母版、配色方案、設計模板。
母版
每一份演示文稿都有兩種母版，即幻燈片母版和標題母版。幻燈片母版控制所有幻燈片的格式；標題母版控制標題幻燈片的格式和位置，并能控制指定為標題幻燈片的幻燈片，例如某部分的開始。
母版中包含了設定的幻燈片格式占位符。這些占位符就是母版不同位置的虛線方框，在這些方框中可以設置所有幻燈片中出現的標題、文本、圖表、表格、組織結構圖、剪貼畫及背景等項目。更改幻燈片母版，會影響所有基于母版的演示文稿幻燈片，這種更改也會應用于標題幻燈片中。
同樣道理，更改標題母版的版式，所有標題幻燈片也會隨之改變。可以在某一張幻燈片中更改母版設置，例如背景和母版不同或填充顏色不屬于母版配色方案。這些特定設置的幻燈片不隨母版更改而變化，但隨時都可以將母版的設置還原到已改變的幻燈片上。例如，如果幻燈片上有隱藏的背景項，只要單擊【格式(O)】菜單上的“背景”命令，清除“忽略母版的背景圖形”復選框，即可顯示背景項。
幻燈片母版上的標題、文本、日期幻燈片編號和頁腳等占位符可以刪除。還原被刪除的占位符，在幻燈片母版視圖中單擊【格式(D)】菜單，單擊“母版格式”命令，單擊需要添加項的復選框，單擊“確定”按鈕。只有在幻燈片母版上刪除某項占位符后，才能使用相應的復選框。不要在母版上鍵入文字或插入對象，應該切換到幻燈片或大綱視圖后操作。
配色方案
配色方案由八種顏色組成，用于演示文稿的主要顏色，例如文本、背景、填充、強調文字所用的顏色。方案中的每種顏色都會自動用于幻燈片上的不同組件。
用模板創建演示文稿時，程序已為每一個模板選擇了一種配色方案。演示文稿的配色方案可以更換，單擊【格式(D)】菜單，單擊“幻燈片配色方案”命令，挑選或自定義一種配色方案，用于某張或全部演示文稿。通過這種方式，可以很容易地更改演示文稿的配色方案，并確保新的配色方案和演示文稿中的其他幻燈片相互調和，如想將一張幻燈片的配色方案應用于另一張中，可在幻燈片瀏覽視圖中選擇具有所需配色方案的幻燈片，單擊“常用”工具欄“格式刷”鍵 ，可以重新著色一張幻燈片；雙擊“格式刷”鍵，依次單擊要應用配色方案的一張或者多張幻燈片，可同時重新著色多張幻燈片。
配色方案中除了預設的八種顏色，還有許多其他顏色可供使用。按“配色方案”對話框“自定義”選項卡中“更改顏色”按鈕，可使用“標準”或“自定義”選項卡中的顏色改變幻燈片組件，該顏色會自動添加到各個顏色卡中，所有文本、陰影、項目符號、背景、和線條都能使用該顏色。
添加的顏色將出現在配色方案的八種顏色的下面，最多可以添加和顯示八種顏色。如果添加的顏色超過八種，最新的顏色將出現在調色板的第一位，而最舊的顏色被刪除。即使更改配色方案，添加到顏色菜單中的顏色仍然保持不變。同樣地，以這些顏色著色的文本或對象也不會改變。
如果經常使用一些不屬于配色方案內的特定顏色，此功能非常有用。
設計模板
PowerPoint 提供兩種模板：設計模板和內容模板。設計模板包含預定義的格式和配色方案，可以應用到任意演示文稿中創建自定義的外觀；內容模板包含的格式和配色方案與設計模板相同，不同的是加上了針對特定主題提供的建議內容。在演示文稿中應用設計模板時，新模板的母版和配色方案將取代原演示文稿的母版和配色方案。應用設計模板之后，不論自動版式是什么，添加的每張新幻燈片都會擁有相同的自定義外觀。
PowerPoint 提供了各種專業設計的模板，可在新建演示文稿時選用模板；對已建立的演示文稿也可更改模板，單擊“常規任務”工具欄中的“應用設計模板”按鈕，在對話框的列表中選擇合適的模板。
用戶還可以添加自己設計的模板。單擊【文件(F)】菜單中的“另存為”命令，在“另存為”對話框中，將保存位置選擇在“/Microsoft Office/template/演示文稿設計”文件夾中，“保存類型”定為“演示文稿模板”，輸入模板的“文件名”，即可將自己設計的模板保存，并在“新建演示文稿”對話框的“演示文稿設計”選項卡和“常規任務”工具欄中的“應用設計模板”按鈕激活的對話框中列出。如果其他設置不變，“另存為”選擇“演示文稿”文件夾，則可做為內容模板，在“新建演示文稿”對話框的“演示文稿”選項卡中列出。
配色方案
配色方案由八種顏色組成，用于演示文稿的主要顏色，例如文本、背景、填充、強調文字所用的顏色。方案中的每種顏色都會自動用于幻燈片上的不同組件。
用模板創建演示文稿時，程序已為每一個模板選擇了一種配色方案。演示文稿的配色方案可以更換，單擊【格式(D)】菜單，單擊“幻燈片配色方案”命令，挑選或自定義一種配色方案，用于某張或全部演示文稿。通過這種方式，可以很容易地更改演示文稿的配色方案，并確保新的配色方案和演示文稿中的其他幻燈片相互調和，如想將一張幻燈片的配色方案應用于另一張中，可在幻燈片瀏覽視圖中選擇具有所需配色方案的幻燈片，單擊“常用”工具欄“格式刷”鍵 ，可以重新著色一張幻燈片；雙擊“格式刷”鍵，依次單擊要應用配色方案的一張或者多張幻燈片，可同時重新著色多張幻燈片。
配色方案中除了預設的八種顏色，還有許多其他顏色可供使用。按“配色方案”對話框“自定義”選項卡中“更改顏色”按鈕，可使用“標準”或“自定義”選項卡中的顏色改變幻燈片組件，該顏色會自動添加到各個顏色卡中，所有文本、陰影、項目符號、背景、和線條都能使用該顏色。
添加的顏色將出現在配色方案的八種顏色的下面，最多可以添加和顯示八種顏色。如果添加的顏色超過八種，最新的顏色將出現在調色板的第一位，而最舊的顏色被刪除。即使更改配色方案，添加到顏色菜單中的顏色仍然保持不變。同樣地，以這些顏色著色的文本或對象也不會改變。
如果經常使用一些不屬于配色方案內的特定顏色，此功能非常有用。
設計模板
PowerPoint 提供兩種模板：設計模板和內容模板。設計模板包含預定義的格式和配色方案，可以應用到任意演示文稿中創建自定義的外觀；內容模板包含的格式和配色方案與設計模板相同，不同的是加上了針對特定主題提供的建議內容。在演示文稿中應用設計模板時，新模板的母版和配色方案將取代原演示文稿的母版和配色方案。應用設計模板之后，不論自動版式是什么，添加的每張新幻燈片都會擁有相同的自定義外觀。
PowerPoint 提供了各種專業設計的模板，可在新建演示文稿時選用模板；對已建立的演示文稿也可更改模板，單擊“常規任務”工具欄中的“應用設計模板”按鈕，在對話框的列表中選擇合適的模板。
用戶還可以添加自己設計的模板。單擊【文件(F)】菜單中的“另存為”命令，在“另存為”對話框中，將保存位置選擇在“/Microsoft Office/template/演示文稿設計”文件夾中，“保存類型”定為“演示文稿模板”，輸入模板的“文件名”，即可將自己設計的模板保存，并在“新建演示文稿”對話框的“演示文稿設計”選項卡和“常規任務”工具欄中的“應用設計模板”按鈕激活的對話框中列出。如果其他設置不變，“另存為”選擇“演示文稿”文件夾，則可做為內容模板，在“新建演示文稿”對話框的“演示文稿”選項卡中列出。
大綱、備注頁和講義的應用
大綱演示文稿在大綱視圖中以大綱形式顯示。大綱由每張幻燈片的標題和正文組成。
大綱視圖是組織和創建演示文稿內容的理想方式。在 PowerPoint 中創建大綱，可使用“內容提示向導”，或從其他應用程序（如 Microsoft Word）導入大綱。
每張幻燈片的標題都會出現在編號和圖標的旁邊，正文在每個標題的下面。正文的縮進可多達五層。在大綱視圖中，可以重新排列幻燈片、移動整張幻燈片、編輯標題和正文。在大綱視圖可以看見屏幕上所有的標題和正文，組織內容非常容易。例如，重排幻燈片或項目符號，只要選定要移動的內容，再拖動到新位置即可。切換到大綱視圖時，將顯示“大綱”工具欄，使用其中的工具按鈕，可以快速組織演示文稿，如更改項目符號的縮進層次，將項目符號或整張幻燈片在大綱中前后移動，顯示或隱藏格式，以及展開或壓縮選定幻燈片文本等
備注頁和講義為了輔助演示，PowerPoint 的每張幻燈片都有一個備注頁，其中包含幻燈片的縮圖及供演講者備注使用的空間。備注頁可以打印，發給觀眾，在運行演示文稿時作為提示重點。也可以打印每頁包含二張、三張、或六張幻燈片的講義，幫助觀眾了解演示文稿的內容。
備注和講義都具有母版，可以在母版上添加要在每頁顯示的項目。方法是：單擊【文件(F)】菜單中的“打印”命令，單擊“打印內容”方框右側的下拉箭頭，如果只需顯示幻燈片的內容，選擇單擊某個“講義”。如果要包括演講者備注和幻燈片，單擊“備注頁”。如果要在打印內容中包括幻燈片標題和重點，也可以選擇“大綱視圖”。
版式的應用
創建新的幻燈片，可以單擊“常用”工具欄的“新建”或“常規任務”工具欄的“新幻燈片”按鈕。
在“新幻燈片”對話框中的24種不同版面設置的自動版式中，根據需要任選一種。例如，有一種版式提供標題、文本及圖表的占位符，另一種則提供標題和剪貼畫的占位符。標題和文本占位符會采用演示文稿的幻燈片母版格式。可以對占位符執行移動、調整大小或重新設置格式等操作，使它們與幻燈片母版不同。已經創建的幻燈片也可以更改其版式。單擊“常規任務”工具欄上的“幻燈片版面設置”按鈕，從中選擇一種版式。如果新的版式中沒有所需的占位符，例如已經制作了一份圖表，但新版式并不提供圖表占位符，這時信息也不會丟失。所有已創建的對象仍然存在，但必須重排這些對象使它們配合新的版式。