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作者：張小虎

< 一 > 、 GR/IR （分為購銷與代銷） 在 SAP 里，當貨到票未到或票到貨未到也得到了及時的處理。在傳統的會計核算中，當企業購入存貨時，若未能及時收至貨物的發票，此時是不做任何帳務處理的，若至月末仍未能收到，會采用一種估價入帳的方法進行會計處理，而后月初紅字沖回。但在 SAP 里，若繼續采用這種核算方法，將會使 SAP 所倡導的信息即時性反映得不到實現。因此，在 SAP 的帳務體系里出現了一個新的科目： GR/IR ，英文全稱為 GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ，中文譯為貨到票未到或票到貨未到。如當倉庫進貨時，即使未收到發票， SAP 能自動產生借：存貨，貸： GR/IR （ GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ） , 此時是以采購單上的采購價（不含稅④）作為入帳金額。發票到時，通過發票校驗程序，系統會自動產生借： GR/IR 貸：供應商。此時的供應商是根據采購單上標明供應商自動過入。若發生發票上金額與采購單的金額不一致的情況，系統會根據該筆采購當時的庫存情況自動分配該差額的去向，如轉入存貨成本或銷售成本或在二者之間分配。至月末，若仍有未到的發票，由于在報表層次是不能反映 GR/IR 的，因此系統會有一個程序將未結清的 GR/IR 轉入應付帳款 — 票到貨未到或應付帳款 — 貨到票未到反映（該二科目非統馭科目，但前四位編碼與正常的統馭科目一致），至第二個月初，系統會自動將未結清的 GR/IR 沖回，等待結清。對于代銷商品的 GR/IR ，系統會在報表將其與存貨項目一并反映。購銷的 GR/IR 與代銷的 GR/IR 區別是通過商品的主數據中設置得以實現的。當創建一個商品主數據時，必須設置該商品是屬于購銷或代銷商品，若是購銷商品，則當該商品入庫時，系統會產生借：存貨貸：（購銷） GR/IR ；若是代銷商品，則當該商品入庫時，系統會產生借：存貨貸：（代銷） GR/IR ；當然代銷的 GR/IR 必須等到產生銷售清單時，才能在收到供應商發票時轉入應付某供應商的明細帳內。
< 二 > 、重要的幾類憑證的產生

1 、 MM （ materialmanagement, 物料管理模塊）、 SD(salesanddistribution ，銷售與分銷模塊 ) 模塊產生這里指的集成，是指與 MM 模塊及 SD 模塊有關的帳務集成。

A 、與 MM 模塊有關的帳務集成：第一步：當 MM 模塊收到貨物時借：存貨（或受托代銷商品）貸： GR/IR （或代銷商品款）（該分錄是系統自動產生的，無須手工）入帳金額為采購單是采購單上所列金額，采購單上金額則來自于商品主數據中維護的金額，若采購前已知某商品價格上漲（或下降），則需在該主數據內預先維護，以便采購單引用（在采購單上也可直接更改采購價）。第二步：收到供應商送來的發票時，有一個發票校驗（ invoiceverification ）動作 , 該動作可由 MM 模塊的人員進行，也可由財務組的人員進行，但考慮到內部控制的要求，多數公司安排由財務部門執行。借： GR/IR （或代銷 GR/IR ）應交稅金 — 增值稅 - 進項稅貸：供應商（為一個系統自動產生的號碼）（該分錄由手工輸入）注：若為代銷的 GR/IR ，應為代銷商品清單已產生，供應商按供銷商品清單所列物品開出的發票。供應商開來的發票可能會出現比采購單金額小或大于 1 元內的情況，系統會自動將差額過入至營業費用 — 四舍五入差異。若開來的發票金額比采購單金額大于一元以上的情況時，可能是商品主數據中維護的金額不及時所致，此時可手工更改采購單金額，系統過入后，會自動將發票校驗憑證鎖死，相應產生的應付帳款 --- 供應商的該筆交易也被鎖死，只有在有權限人批準后，才能支付。過入的大于采購單的差額會由系統自動在存貨成本與銷售成本之間分配。若發票金額小于 1 元以上，則仍需手工更改采購采購訂單使金額與發票金額一致，這樣系統就會將差額自動在存貨成本與銷售成本之間進行分配，但些時系統不會有鎖死該筆交易（因為已不必要）。當存在退貨給供應商的情況時，系統仍要求按上述順序做相反的動作，此后結清 GR/IR 的發票校驗用的供應商發票就是紅字發票了（系統稱之為貨方憑證）。

B 、與 SD （銷售）模塊有關的帳務第一步，當 MM 模塊對外發貨時，填好外向發貨單，發貨過帳后，則借：商品銷售成本（購銷或代銷）貸：存貨（受托代銷商品）（此為系統自動產生的分錄！）第二步，當向顧客開出銷售清單時（即 BILLING ），此非通常所說的開正式稅務發票！借：顧客（為系統產生的 10 位數號碼，會自動過入至應收帳款的統馭科目，原理前述）貸：商品銷售收入應交稅金 — 增值稅 - 銷項稅（此為系統自動產生的分錄！）若貨物售出后，顧客退貨，則需做一個上述的反向動作！收到顧客退貨時，稱為反向發貨。開出的銷售清單為紅字（稱為貸方憑證）。系統同樣會產生上述相反的分錄。

< 三 > 、 SAP 零售模塊存在的問題

1 、代銷的結算對于代銷的業務， SAP 是按照 GAAP （ generallyacceptedaccountingprinciple ）來進行設計的，相關原文如下： becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept. ②。即，對于代銷商品，受托人是不進行會計處理的，只在備查帳進行記錄，以便于數量的控制。 SAP 的零售系統完全是按照此思路進行設計的。但中國的企業會計制度對于受托代銷商品的核算且全然不是如此（具體參見《企業會計制度》說明）。因此，兩者的差異較大，完全不適合中國的企業會計制度核算的要求，同時在稅務上也存在一定的問題。為此，必須對代銷的有核算尤其是結算應進行客戶化的開發。一般在對于代銷商品的核算進行設置時，在商品主數據中的評估組中設計了兩個評估碼，即前述的 3100 （購銷）與 3400 （代銷）。代碼的不同，只是確定了不同的會計科目如庫存商品、受托代銷商品、 GR/IR 及代銷 GR/IR ，但在與供應商的結算上，二者卻是大不相同的。購銷的結算是供應商直接與經銷商的交易額進行結算，而代銷的結算則是根據代銷商的商品代銷清單來進行的，這樣系統中的每一張采購單都不可能是立即結清的，而且對于數量眾多的代銷商品，系統如何選擇未結清的采購單及單價，這些都是客戶化開發中應當考慮及困難之處。

2 、退貨單價的確定（退還供應商）這問題與上述相關，即對于代銷商品退回給供應商時，系統應選用什么單價。如某些公司的藍圖設計，為所有未結清采購訂單中的最早價。這是考慮到近年來，商品的采購價都呈下降之趨勢。但系統客戶化開發的過程中顯示，對于最早價的選擇，需用手工的方式進行。這樣，當交易量大時，會降低作業效率，同時，手工操作難以確保有些標準是否會得到一致的執行。

3 、分錄借貸順序在 SAP 系統中，對于會計分錄的順序，不是完全按照借貸的順序來顯示，有時可能是貸借，雖然不會影響到整個分錄的準確性，但似乎不符合會計核算的要求。希望將來的版本在這方面能有所改進。

4 、收入的提早確認從前述，我們可以看到，當存貨發出時，系統就自動產生借：銷售成本貸：存貨。在做 BILLING 動作時，才產生借：客戶貸：銷售收入貸：應交稅金。這種作法表明， SAP 對于收入的確認是以發貨為時點的，意味著發貨就一定代表客戶對貨物的接受。雖然在現實交易中 ( 零售業 ) 確實有 90% 的可能在發貨時就代表客戶對該貨物的接受。但更符合會計收入確認的作法是，應設置諸如 “ 發出商品 ” 的科目用于核算當對發出貨物的客戶接受性沒有把握時的情景，待客戶接受后，再將 “ 發出商品 ” 轉為銷售成本。另外， BILLING 的動作在后也有可能為用戶有意遲延確認收入留下空間。

5 、特殊期間較難與資產負債表日后事項協調在前述中說及，在 SAP 中會計期間可劃為 16 個，即有 4 個特殊的會計期間用于對已結帳的總帳進行調整，基本上資產負債表日后事項的情況都能在 4 個特殊的會計期間處理，但對于退貨的會計處理較難與會計準則要求的相吻合。因為，對于商品每到月末都要有一個關帳動作，即表明關帳后就不能對已關帳的前兩個期間的存貨業務進行調整。會計準則要求，對于上年度銷售，會計報表發出之前發生的退貨，應以 “ 以前年度損益調整 ” 作為過渡科目，然后再將 “ 以前年度損益調整 ” 結轉至 “ 未分配利潤 ” ，再對當年度的資產負債表的年初數重新計算調整，并在會計報表附注中說明③。但由于 SAP 的商品月度間關帳已不可能將退貨在以前月份調整，同時，退貨時，當收至客戶的退貨， MM 模塊有個反向發貨動作將產生，借：存貨貸：銷售成本（入帳價值為退貨時的商品移動平均價），而不是貸：以前年度損益調整，對顧客開出紅字發票時，借：銷售收入應交稅金 — 增值稅貸：客戶（以當時的銷售價），而不是借：以前年度損益調整。因此，在這一點， SAP 較難與會計準則的有關要求相一致。

6 、利用利潤中心產生負債表
SAP 的成本中心與利潤中心使財務會計與管理會計得以有機結合！在每一個獨立核算的會計主體中，每一個職能部門都是一個成本中心，如 5 個職能部門，則可以將其分為 5 個成本中心或 2 個成本中心，這可按管理部門的管理需求進行確定，但只可能有一個利潤中心，即這個獨立核算的會計主體。在 SAP 中，成本中心與利潤中心是事先必須設定的。即，當我們在輸入一個與費用有關的總帳分錄時，如借：管理費用 --- 工資貸：現金時， SAP 就要求必須再對費用的所屬部門進行再輸入，如必須輸入一個成本中心；對現金則必須輸入一個利潤中心。這是因為，當輸入一個成本中心后，所有與該成本中心有關的金額都會得以匯集，然后這個成本中心會被分配至一個利潤中心（成本中心的主數據中設定），從而能從利潤中心自動地產生管理用的某個獨立核算會計主體的損益表。上述現金也被要求輸入一個利潤中心，是為了能產生一個與獨立核算主體的資產負債表。當一個獨立法人有二個以上的獨立會計核算主體時，此功能就變得非常之好用！即該二個獨立核算的會計主體不須再進行獨立的會計核算了，只須分配好各自的成本中心與利潤中心即可！在 SAP 中，獨立會計核算的損益表是容易產生的，但要產生一個具有平衡關系的資產負債表較有一個難度！上述所說的要做到如現金，這可自動產生，但與總部之間的往來，就要通過月末手的方式輸入部份分錄以產生資產負債表。假設某法人有二個獨立核算的門店，在傳統的會計體系中，該法人的資產負債表上應有 “ 撥付所屬資金 ” 的科目用以核算對兩個門店之間的資金撥付關系，門店的資產負債表上應有 “ 上級撥入資金 ” 的科目與法人資負表相對應，當每月發生往來時，可通過該二科目進行核算或再加一個內部往來科目進行核算。月末時，法人報表應匯總再抵消 “ 撥付所屬資金 ” 與 “ 上級撥入資金 ” 及相關的內部往來科目。但在 SAP 中，此時已不用如上所述進行核算了！如將某門店的裝修費撥付門店時，原來的做法是：借：撥付所屬資金貸：長期待攤費用，而 SAP 直接在長期待攤費用下輸入一個利潤中心即能產生相應的某門店的會計報表。當然，對于一些往來及月末（或年末）實現的利潤，則必須通過手工輸入調整的分錄以使門店產生資產負債表。但這樣做法也有一個缺點：由于減少了傳統會計的抵消內部往來的做法，當總部與門店之間的存貨調撥在不加價的情況下，通過月末手工調整的方式是能實現門店的資產負債表。但總部對門店的貨物調撥有加價的情況下⑤，就顯得較難處理了。

7 、現金流量表的編制在 SAP 中，對于現金流量表的編制是采用公式的方式計算而出的。如經營活動產生的現金流量是通過當年銷售收入 + 應收帳款的期初數 — 應收帳款的期末數 + 預收帳款的期末數 — 預收帳款的期初數等公式計算而出，但是我們知道該公司對于企業的正常業務來說是有效的，但現代社會中，非貨幣性交易及債務重組的業務時有發生，這部份交易是不與現金流轉有關的，但同樣在減少諸如應收帳款的金額，故在利用公式來推導現金流量表時，尚需加入某些因素，即經營活動產生的現金流量應為當年度產生的銷售收入 + 應收帳款的期初數 -- 應收帳款的期末數 + 預收帳款的期末數 — 預收帳款的期初數 + 當期收回前期核銷的壞帳 — 以非現金資產抵償債務而減少的應收帳款 — 當期核銷的壞帳，由于新增的因素在報表層次是如無法體現的（報表的應收帳款期末數是結果），故利用未調整前的公式計算出的現金流量表是不準確的。尚有現金流量表的某些項目是不能用公司來計算的，如購建固定資產、無形資產和其他長期資產支付的現金需根據有關科目分析確定等。因此，我們希望利用控制模塊的某些道理來完成現金流量表的編制。比如，在輸入憑證時，初級成本要素被要求分配一個成本中心，實際上這成本中心是在歸集有關初級成本要素及金額。那能不能在憑證輸入時，凡與現金流動有關的金額都被分配一個現金流量表中的項目，如當借：現金 1000 貸：客戶 1000 時，在行項目中現金應分配給 “ 銷售商品、提供勞務產生的現金 ” ，又如當借：費用 2000 貸：現金 2000 ，則在行項目中這 2000 元就應分配至 “ 支付職工以及為職工支付現金 ” 等，這樣產生出來的現金流量將非常之準確，可信性將極高。

posted @ 2007-04-26 09:48 javaGrowing 閱讀(878) | 評論 (0) | 編輯收藏

SAP R/3 財務基本概念及集成性淺釋---主數據篇

作者：張小虎

ERP 是英文 Enterprise resources planning 的縮寫，意思為企業資源計劃。在企業中，存在各種各樣的資源，如財務資源、人力資源、信息資源、供應商資源、客戶資源等等，如何將這些資源進行合理規劃，實現資源的最優化的配置，從而提高企業整體的經營能力與經營效率是企業管理者孜孜以求的目標。經濟學上有一個著名理論：短邊效應。也就是說，有長短不一的木塊 ( 表示各種各樣的資源 ) ，做成一個木桶，其裝水容量的多寡不是由最長木塊決定的，而是由最短的木塊決定的。過去幾十年來，由于電信技術、計算機技術及應用軟件開發的滯后，大型企業為提高管理效率而進行的各種各樣探索都難以得到最終的實現，其重要原因就在于信息的不能及時傳遞。人們通常所說的企業內部各個部門都是一個“信息孤島”，指的就是信息 ( 包括財務、人力等方面 ) 的不能及時傳遞與處理，由此帶來管理上的效率損失及機會成本的上升。隨著我們國家市場化改革進程的不斷加快及全球經濟的一體化，各個行業內部的競爭加劇是不可避免的一個趨勢，競爭的加劇對企業管理提出了更高的要求，正如莎士比亞所說的，“是生存還是死亡，這真是一個問題”。要提高企業管理水平，首先必須突破信息傳遞及處理這個“瓶頸”。 70 年代以來，國外企業為突破這個“瓶頸”，就陸續開始了企業資源計劃的嘗試。

至 90 年代初期，已經獲得很大的成功，這主要應歸功于相關技術，如電信、計算機及應用軟件等得到了空前的發展。實施 ERP ，至少有三個方面的好處： 1 ．各種信息能夠得到即時的處理與傳遞。如有非常及時性的財務數據及庫存數據，這對于大型企業是非常必要的。 2 ．可以打破企業管理者的管理邊界，同時不會造成效率上的損失。傳統的分工理論形成的每個管理人員的管理邊界，超出此邊界將是不經濟的，但實施 ERP ，如上問題可以輕松得以解決，因為 ERP 的精髓就是要信息的及時處理與傳遞。信息的及時傳遞及處理可以使管理的邊界得以突破。正如和光商務股份有限公司的總經理劉鐵所說：實旌 ERP 可以將管理的需求“一竿子捅到底” 1 3 ．可以降低企業內部的交易費用，同時也有利于企業組織結構的再造。實施了 ERP ，各項交易、業務流程都變得透明，信息也得到了及時的處理與傳遞，帶來的結果是內部交易費用的降低，機構的設置也將變的簡單、高效，原來“金字塔型”的組織結構變成了“扁平型”的組織結構。

毫無疑問，如上種種好處，將會使成功實施 ERP 的企業在激烈的市場競爭中獲得極大的優勢，具體地說，將會使企業降低費用、提高資金的運用效率，提供決策的準確數據、降低機會成本等。

支持實施 ERP 的管理軟件有非常之多，如 SAP R ／ 3 、 Oracle 、 PeopleSoft 等。本文著重介紹 SAP R ／ 3 軟件就是其中集成性最好、功能最強的管理軟件。為什么 SAPR ／ 3 軟件集成性最好并且能夠及時處理并傳遞信息，主要是有賴于主數據的有關設置。以下開始本文有關 SAPR ／ 3 軟件中與財務有關的介紹。
主數據 ( 主記錄 )

第一次接觸 SAP R ／ 3 軟件的人，當看到主數據這樣的字眼時，肯定不知所云。在 SAPR ／ 3 軟件中，主數據相當是該軟件的識別及自動后續處理系統。比如人的大腦，當我們見到資產負債表中的有關科目時，如長期投資，我們的大腦馬上就會這樣的反應：它是屬于資產類的科目，期末應將余額予以結轉；核算時，當其投資對被投資單位有控制、共同控制或重大影響時，應采用權益法進行核算，否則應采用成本法核算等。又如對于銷售收入，我們馬上就知道這是損益類科目，期末應將其結轉至本年利潤，而后轉至未分配利潤等。我們的大腦為什么有這些知識，就是因為我們經過了長期的財務知識方面的訓練，所以就會有這樣的識別及核算能力。對于軟件系統，它不具有像人類一樣的大腦，所以軟件開發人員就開發了一套適合系統并使其能夠像人腦一樣的識別及處理財務數據。這就是 SAPR ／ 3 軟件的主數據。

因此，當我們要做各項交易之前，必須到相應的主數據中去創建它 ( 當然這個創建是按照主數據中的固有格式進行的 ) ，這樣系統才能認可它、自動處理它。通常我們叫這個過程為“去報個到，取個號”。與財務有關的主數據包括有總賬主數據、供應商主數據、客戶主數據、商品主數據、固定資產主數據、成本及利潤中心主數據等六大類。下面分別闡述。

( 一 ) 總賬主數據

總賬主數據，它起到統馭整個財務的作用。不同的會計科目在總賬主數據中創建會應用到不同的“字段” ( 英文單詞為 field) ，通過這些不同“字段”的組合，就會形成系統能夠識別并能夠為我們現行會計核算所接受的會計科目。如下例舉幾個重要的科目予以說明。

號碼 10010101 10030101 10040101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHlO
類別資產負債表科目資產負債表科目資產負債表科目
賬戶組現金／銀行類其他資產類其他資產類
描述現金應收賬款一國內貿易款庫存商品
統馭科目類型 X D X
未清項目管理 X X X
行項目顯示 √ X X
字段狀態組 G001 G067 G001
號碼 10050101 20010101 20020101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0
類別資產負債表科目資產負債表科目資產負債表科目
賬戶組固定資產類負債權益類負債權益類
描述固定資產一房屋建筑物短期借款應付賬款一國內貿易款
統馭科目類型 A K K
未清項目管理 X X X
行項目顯示 X X X
字段狀態組 G007 G001 G067
號碼 20060101 20070101 20080101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0
類別資產負債表科目資產負債表科目資產負債表科目
賬戶組負債權益類負債權益類負債權益類
描述購銷 GR ／ IR 代銷 GR ／ IR 實收資本
統馭科目類型 X X X
未清項目管 √ √ X
行項目顯示 √ √ √
字段狀態組 G001 G001 G001
號碼 50010101 50020101 50040101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0
類別損益表科目損益表科目損益表科目
賬戶組損益類損益類損益類
描述銷售收入 - 購銷銷售成本一購銷管理費用一電費
統馭科目類型 X X X
未清項目管理 X X X
行項目顯示 √ √ √
字段狀態組 G029 G030 G004
僅允許自動記賬 √ √

幾個重要的會計科目，其余科目即可舉一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目號碼是根據《企業會計制度一會計科目名稱和編號》規定的前四位數加上后四位而成，在創建時須手工填入 ( 即非系統產生 ) 。科目類別僅分成兩類：即為資產負債表科目或為損益表科目。賬戶組分為六項：現金／銀行類、固定資產類、其他資產類、負債／權益類、損益類、轉移數據類。描述項既可按需創建的科目進行字面的描述，又可分為長文本與短文本描述。統馭科目類型分為三類：供應商類別 (K) 、客戶類別 (D) 、固定資產類別 (A) ，主要是針對應收賬款、應付賬款、固定資產等模塊過入的金額，他們的交易是不通過總賬模塊進行的，但在各自模塊完成的同時，會將相應的金額過入總賬。未清項目管理主要是用于須清賬的科目，如 GR ／ IR ，銀行的過渡科目、工資的清算等。激活了未清項目管理，必須同時激活行項目顯示的功能，但在總賬主數據的設置中，應收、應付、固定資產等是不能激活未清項目管理及行項目顯示功能。行項目顯示即表示，設置此項時，系統會有向下挖掘 (Drilldown) 的功能，當我們在查看總賬的某個科目時，若對某金額有懷疑，可將鼠標對準該金額連續點擊兩下，系統可顯示明細賬的金額，再對準明細賬的金額連續點擊兩下，系統會顯示某憑證的金額。字段狀態組，表示若某個總帳科目選用了不同的字段狀態組，其將來在憑證輸入時，需要填入不同的字段，如對于其他業務收入科目，其選用的字段狀態組為 G029 ，當我們輸入一個分錄借：現金貸：其他業務收入時，系統會要求再輸入一個利潤中心的字段，否則該張憑證不能夠產生。又如當我們輸入一個分錄借：管理費用一電費貸：現金時，系統會要求我們輸入一個成本中心的字段。僅允許自動記賬表示，該總賬科目必須由其他模塊自動過入，不用手工輸入憑證，如銷售收入一購銷，因為該總賬科目是在銷售及分銷模塊完成“出具發票”功能時自動產生的，所以僅允許自動過賬。

創建完總賬的主數據后，手工輸入的總賬科目將得到系統的確認與認可。如傳統的分錄錄入方式為借：現金貸：其他業務收入，在系統中將變成：借： 10010101 貸： 50100101( 假設為其他業務收入 ) 。系統在總賬分錄輸入后，將會自動將相關金額過入至總賬及更新會計報表。

( 二 ) 供應商主數據

當我們與一個供應商發生交易之前，應當在供應商主數據內創建該供應商，以使系統能夠識別它并處理它。這仍然是“去報個到，取個號 " ，但這是到供應商主數據中去報到并取號。下面將創建供應商的有關過程做一個介紹。

供應商編號：除地點類別是以手工方式輸入號碼外，其余皆為系統自動生成的號碼。
供應商類別：包括有國內貿易供應商、進口貿易供應商、關聯供應商、一次性供應商、無庫存供應審、招商供應商、地點等。在創建供應商時，只須在其中選擇一項即可。
描述：與供應商有關的信息如公司名稱、地址等輸入相應的字段即可。
購貨方號碼：若某一供應商既是供應商又是客戶，須做自動清賬賬務時，應在此處填寫在客戶主數據中生成的號碼。
會計信息：此處應填的是統馭科目，該統馭科目首先應在總賬主數據中創建好。
檢查雙重發票：此處是指檢查收貨憑證與發票的校驗，為必輸的字段。打勾√即可。
付款條件：指的是付款的期限，系統已設定好各種類型的付款期限，選擇即可。選擇好后，該系統會自動計算對該供應商的欠款是否已到期，有利于資金周轉的籌劃。
付款方式：如現金、支票、銀行轉賬等。也是在系統內選擇即可。將來做自動付款業務時，系統會根據自動付款方式的參數選擇是否支付該款項。
結算客戶：此處是與購貨方號碼相關聯的，欲做自動清賬賬務，必須在此處打勾√。

如上主數據的內容填寫完畢后，系統即會自動產生一個供應商的編號 ( 除地點的類別是手工方式輸入外 ) ，如 10100001 ，該編號代表了與供應商有關的各種信息及后續處理的功能。并且在分錄的輸入上也與傳統的有所不同了。如傳統的分錄方式為：借：營業費用一電費貸：應付賬款一 XX 供應商，但在系統中的分錄錄入方式變為：借：營業費用一電費 ( 這將也有一個總科目號碼 ) 貸： 1010000l( 與該供應商有關的交易金額將會由系統自動過入至創建該供應商主數據選定的統馭科目，同時在總賬層次中的該統馭科目也得到了自動的更新 ) 。

另外，對于不同類別的供應商，創建完畢后，會產生不同號碼范圍段的編號。如國內供應商的號碼范圍段為 101 開頭的 8 位數，國外供應商其號碼范圍段為 18 開頭的 8 位數。熟悉后，看著供應商的編碼范圍即可知道，該供應商是屬于何一類型的供應商。

( 三 ) 客戶主數據
與供應商主數據一樣，有新的客戶與我們發生交易時，應當創建客戶主數據。

客戶編號：除類別為“地點”客戶編號須手工輸入外，其余類別的客戶編號皆由系統自動產生。
客戶類別：有國內個人客戶、國內批發客戶、關聯客戶、租賃客戶、地點、其他等六大類。
描述：即為對客戶的一般情況進行描述，如公司名稱、地址、郵編、聯系人等。
統馭科目：此處輸入在總賬主數據中已創建好的應收賬款統馭科目，如應收賬款一國內個人客戶
(11310101) ，應收賬款一國內批發客戶 (11310201) 等。零售企業的大部分客戶都是個人客戶，因此只須創建一個一次性的客戶，而后通過修改有關描述性的字段即可。
付款期限：此處是指客戶付款給單位的付款期限，由于主要以零售為主，付款期限定為立即付款，但可針對個別客戶 ( 如在合同中規定的收款期限 ) 另行設定。系統已設置各種的付款期限。通過此處的設置，將來做催款程序時，系統會根據設置的參數自動計算應收賬款的賬齡及打印催款函。
付款方式：可以有現金、支票等方式。
催款程序：選擇催款程序，可以產生催款函件。
與創建供應商主數據一樣，當創建完畢客戶主數據時，系統會自動產生一個客戶的編號 ( 如 500000001) ，該編號代表了該供應商的相關信息及后續功能。憑證輸入方式上，將與傳統的手工方式有很大的不同。如傳統的憑證為借：應收賬款一 XX 客戶貸：其他業務收入一租金，在系統中將變為借： 500000001 貸：其他業務收入一租金 ( 這將也有一個總科目號碼 ) ，交易金額自動會過入統馭科目如 11310101 的應收賬款一國內個人客戶，同時也即時更新總賬中的統馭科目。
同樣，不同類別的客戶，其創建完主數據后產生的編號是不一樣的，如國內個人客戶，其編號范圍為 500000000-599999999 ，國內批發客戶其編號范圍為 3 10000000-3 19999999 等。這將便于我們區分不同類別的客戶。

( 四 ) 商品主數據
商品數據的內容較為復雜，主要由主數據組負責創建，對于財務人員需要了解的內容主要有以下幾項：

描述：即對商品一般性的描述，如品名、類別、供應商等。
評估類：主要有兩類 3100 與 3600 ，其中 3100 代表該商品為購銷類商品，決定了系統自動生成的 GR ／ IR 為購銷類的 GR ／ IR ； 3600 代表該商品為代銷的商品，決定了系統自動生成的 GR ／ IR 為代銷類的 GR ／ IR 。
價格控制類型： SAP 中有兩種價格控制類型，一為標準成本法，二為加權移動平均法，該兩種方法用于存貨的發出時結轉銷售成本用。
移動平均價：由系統自動計算得出。系統會根據每批次的采購單價及數量對目前的庫存商品發出單價進行移動平均計算出作為結轉銷售成本用的單價。
總庫存量：是指目前的庫存總量。
銷售價格：由系統根據一定的毛利要求并結合有關細節得出。此銷售單價將成為創建銷售訂單時的單價，若有打折，系統會根據打折比例算出最終銷售價，這也將成為計算銷售收入的單價 ( 系統會自動將增值稅計出后并從收入中剔除 ) 。
利潤中心：主要是為創建利潤中心的損益表而用。若該商品維護的層次到某個門店，則將來銷售確立時，收入與成本將為轉入總賬層次與利潤中心層次。
商品主數據創建完畢后，系統會產生一個商品號，該號碼代表了如上有關的信息及計入某個總賬科目如庫存商品、受托代銷商品的要求。

( 五 ) 固定資產主數據

同樣的，當財務上要做一件與固定資產有關的交易，如購置，首先必須在固定資產主數據中去創建它，然后才能在財務上開始與之相關的業務。如下是創建固定主數據的一些重要內容。在系統中，對于固定資產的大部分業務是系統自動完成的，所以如下的內容是有必要的。

類別：在傳統的會計核算中，通常可以將一個企業的固定資產分為幾大類：房屋建筑物、機械設備、交通工具、辦公設備、其他等。在系統中，也是遵循這樣一種分類方法，但為了便于系統區分固定資產折舊時所應計入的科目，如管理用的固定資產折舊費用應計入管理費用一折舊科目及營業或生產用固定資產折舊費用應計入營業費用 ---q~ 舊或制造費用一折舊，在系統中，將固定資產的分類進一步細分，分成房屋建筑物 ( 總部 ) 、房屋建筑物 ( 門店 ) 、機械設備 ( 總部 ) 、機械設備 ( 門店 ) 、交通工具 ( 總部 ) 、交通工具 ( 門店 ) 、辦公設備 ( 總部 ) 、辦公設備 ( 門店 ) 、其他 ( 總部 ) 、其他 ( 門店 ) 等，同時在 SAP 系統中，在建工程、無形資產 ( 商標、土地使用權、著作權、商譽等 ) 也屬于固定資產模塊的核算范疇。因此，當我們欲創建某個固定資產的主數據時，如總部用的服務器，就應選擇總部辦公設備這一類型，隨后系統會自動確定相應的科目定位碼。
描述：即對應創建的固定資產進行如名稱類別等描述。
科目定位碼：是與系統設定的固定資產類別緊密地聯系在一起的。該科目定位碼實際上起到了統馭科目的功能。如在本次設定中，總部的房屋建筑物的科目定位碼為 1010 ，門店的房屋建筑物的科目定位碼為 1020 ，但這兩定位碼同時會與總賬科目固定資產——房屋建筑物聯系起來，如當財務增加一個固定資產時，就會通過科目定位碼使總賬科目固定資產 _ 謗屋建筑物金額相應增加。
成本中心：這是與控制模塊有關的設置。如總部用的服務器，就應選擇與總部某個部門有關的成本中心。
若該服務器的折舊費用應由不同的成本中心分擔，可以該成本中心為基礎，在控制模塊內采用分攤或分配的功能進行劃分。
分析用途：分為一次性或分期購入、是否抵押、是否保險四類，這是為區分各個不同固定資產的狀態而設的。如若想了解有多少固定資產已經被抵押，則可以在查看報表時，選擇是否抵押的功能，系統就會將所有已抵押的固定資產列示出來。
折舊年限：分為賬面折舊與稅務折舊，賬面的折舊年限與折舊率會計入總賬，稅務的折舊年限與折舊率則會作為調整遞延稅款所用。如某固定資產的賬面折舊年限為 3 年，年折舊額為 lO 000 元，稅務折舊年限為 5 年，年折舊額為 8 000 元，則系統會將 10 000 元作為總賬的折舊金額并計入相關費用，但系統也會算出稅務的折舊額為 8 000 元，但這 8 000 元只是便于我們做遞延稅款的手工調整。
創建完某個固定資產的主數據后，系統會自動產生一個該固定資產的號碼，如 11 11 11 11 11 ，我們在財務輸入分錄時，借： 1111111111 貸： 10010101( 現金 ) ，交易金額會自動過入至總賬層次。

在固定資產模塊中，折舊是系統自動運行的，不需手工計算。并會過入相應的總賬科目。

利潤中心主數據、成本中心主數據的內容應屬于控制模塊中的主要功能，在建立主數據方面相對而言較為簡單，關鍵在于企業內部對于利潤中心及成本中心的如何劃分，也就是說對管理深度要求到什么水平。

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SAP R/3財務基本概念及集成性淺釋---總帳等概念

作者：張小虎

1 ，科目表的建立及分配在 SAP 中，科目表的層次較公司代碼高，也就是說先創建好科目表，然后可以分配給不同的公司使用。在同一集團范圍內，為了使各個集團范圍內的公司使用的科目表都能一致，通常是先創建一個虛擬的公司及科目表，然后集團范圍內公司都可從其拷貝。科目表中的科目就是在總帳的主數據中分別創建的。這里值得一提是，在 SAP 中的科目表與傳統的手工方式在科目體系中有了很大的不同。傳統的帳務體系將會計科目分為 1 級科目、 2 級科目、 3 級科目等。但在 SAP 已沒有這樣分法了。除了應收、應付、固定資產等統馭科目外，所有的明細或 2 、 3 科目上升為總帳科目（當然在使用之前，應進行有關主數據的設置），如傳統的銀行存款 — 工商銀行 XX 支行 XX 帳號，這只是銀行存款的一個子科目，但在 SAP 中，此時已設置為一個總帳科目了，科目代碼是根據企業會計制度中的有關編碼擴充至 8 位編碼，如一個企業有許多銀行存款，在 SAP 中就變成了有許多總帳科目。在總帳層次顯示時，是分別顯示的，但到報表層次時，則根據所有銀行科目中的前四位代碼匯集成一個科目銀行存款進行披露。管理費用也一樣，在 SAP 中有非常多管理費用的總帳科目（如工資、獎金、津貼等）。但在總帳還包含有從其他模塊中過入的金額，如統馭科目，統馭如應付 / 收及固定資產的明細科目，因此在 SAP 的總帳科目表中，我們看到的就不是目前的五、六十個科目，而是將近五百個的總帳科目。由于應收、應付、固定資產有各自獨立的模塊，所以有各自的明細帳。但反映在總帳及報表層次時，分別為細分的統馭科目（如應收帳款可根據企業管理的需要分為應收國內的款項與應收國外的款項等）。 SAP 所有的財務信息都是即時的，當記錄一筆總帳分錄時，相應的總帳、報表都已生成，當應收明細帳生成時，通過統馭科目就可即時過入總帳與報表。也就是說，在 SAP 的帳務里，任何時點都會產生新的總帳與新的報表（注意該總帳與報表并不完全體現法人的資產負債損益情況，尚有折舊、預提待攤因素要考慮）。

2 ，統馭科目的概念及分類，統馭科目的變更統馭科目（ reconciliation account ）指的就是將明細科目歸集起來的意思。前面我們說到，系統總帳科目表中包括統馭科目，該統馭科目是與應收模塊、應付模塊、固定資產模塊有關的，其中長、短期借款運用了應付模塊的功能，也成為了統馭科目。在實際業務過程，我們可能會發生統馭科目選用錯誤，此時就要用到統馭科目的變更功能。如客戶 A 的統馭科目被誤選為 11310101 ，并有一筆分錄輸入，假設為 1000 元，此時的總帳科目 11310101 就有 1000 元余額，事后發現用錯統馭科目，為此在此客房的主數據中更改統馭科目假設為 113102101 （注意這并不會更改已過入 11310101 的 1000 元），更改完畢后，至月末（假設本月只有一筆分錄及余額為 1000 元）運行客戶重組程序，系統會產生借： 11310299 （系 11310201 的調整科目，但非統馭科目） 1000 貸： 11310199 （系 11310101 的調整科目，但非統馭科目） 1000 ，在報表層次上 11310101 與 11310199 被安排在一行后余額變為 0 ， 11310201 與 11310299 被安排在一行后余額變為 1000 ，這樣在報表層次就將由于選錯統馭科目而產生的錯誤糾正了。第二個月初，系統會自動運行相反的調整分錄，借： 11310199 （系 11310101 的調整科目，但非統馭科目） 1000 貸： 11310299 （系 11310201 的調整科目，但非統馭科目） 1000. 直到選錯統馭科目的金額被支付出去后，才不需運行上述程序。

3 ，憑證的輸入規則在 SAP 中，總帳科目在輸入分錄是需要遵循傳統的記帳方法， “ 有借必有貸，借貸必相等 ” 。但對于應收、應付的發票輸入（即作會計分錄）單邊則可，如在應付模塊作發票輸入，填入供應商的號碼，日期、金額后，其次填寫行項目，此時的行項目的字段中已經默認了借方，用戶只需選擇適當的總帳科目（如管理費用 —XX ）、金額、成本中心即可。產生的分錄即為借貸皆具的雙邊分錄了。應收模塊的發票輸入也同樣。在應收、應付模塊中除了后勤模塊的 “ 發票校驗程序 ” 及銷售模塊的 “ 出具發票程序 ” 自動過入應付、應收帳款外，尚有許多處如 “ 過帳 ” 、 “ 清帳 ” 也具有半自動生成會計分錄的功能。另外，在 SAP 中，憑證具有較寬泛的意義，如后勤模塊的產生的收貨單據，在 SAP 中也稱為憑證，發票也稱憑證，因此財務人員在實際操作中應注意區別。

4 ，憑證的類別傳統的會計核算中，將憑證的類別分為收、付、轉三類或直接就是一類記帳憑證。 SAP 對憑證的分類基本上也遵循收、付、轉三類的原則，即總帳憑證（類似轉帳憑證） SA ，與供應商有關的憑證（類似于付款憑證）： KR （應付供應商的憑證）、 KG （供應商轉來的紅字發票， SAP 稱為貸記憑證）、 KZ （付款給供應商的憑證），與客戶有關的憑證（類似于收款憑證）： DR （開具發票給顧客的憑證）、 DG （開具紅字發票給顧客的憑證）、 DZ （向顧客收款的憑證），與固定資產交易有關的憑證 AA 等。

5 ，記帳碼在手工的會計核算過程中，我們通過用記帳符號 “ 借 ” 與 “ 貸 ” 來描述資產、負債的增、減。但在 SAP 中，卻變得有些復雜了，比如，對于總帳科目的憑證，用符號 40 來表示總帳的借方，用 50 來表示總帳的貸方，分錄例示如下： 40 ： 10010101 （現金） 50 ： 50150101 （營業外收入）；對于與供應商發票有關的憑證輸入，主要與應付帳款有關的借貸方就比較復雜了，如貸方用 31 、 32 、 33 、 34 、 35 、 36 、 37 、 38 、 39 ，借方用 21 、 22 、 23 、 24 、 25 、 26 、 27 、 28 、 29 ，如供應商發票輸入分錄為： 40 ： 50100101 （營業費用 - 電費） 31 ： 10100037 （表示通過主數據創建的供應商編號）。對于與應收帳款有關的，其應收帳款的借貸方所用的記帳碼：用 01 、 02 、 03 、 04 、 05 、 06 、 07 、 08 、 09 表示借方，用 11 、 12 、 13 、 14 、 15 、 16 、 17 、 18 、 19 表示貸方，如輸入一筆與客戶發票有關的分錄： 01 ：客戶有關的號碼 50 ：其他業務收入。與固定資產有關的業務，用 70 表示借方，用 75 表示貸方，假設通過應付模塊采購固定資產， 70 ：固定資產號碼 31 ： 10100037. 與存貨有關的業務，用 89 表示借方，用 99 表示貸方，如 89 ：存貨貸： 50 ： GR/IR ，退貨時， 40 ： GR/IR 99 ：存貨（與存貨有關的會計業務，大部分是系統自動產生的，因此少了一道麻煩！）。記帳碼在 SAP 中實際上起到如下的作用：在行項目中決定可輸入的科目的類別；行項目是以借方或貸輸入；決定其他字段的狀態。

6 ，憑證號碼的產生在 SAP 中，憑證號碼可以由系統產生也可由手工產生，但系統產生的憑證號是連續的，手工產生的號碼難免會產生跳號等失誤，因此對系統設置時采用的憑證號碼是由系統自動產生的。同時，對不同類別的憑證，系統對其產生的號碼的范圍不盡一致，如輸入供應商發票產生的憑證號在 1900000000-1999999999 之間，付款給供應商的的憑證產生的憑證號在 1500000000-1599999999 ，與固定資產有關的憑證產生的憑證號在 0100000000-0199999999 之間，開具發票給客戶產生的憑證號在 1600000000-1699999999 之間等等！尚有其他號碼范圍，可參照總帳藍圖中的有關敘述。當然，號碼范圍是與年度有關的，即開始新一個會計年度時，號碼區間又會被重新選用，從而避免號碼被用盡的可能。

7 ，記帳期間變式，會計年度與特殊期間記帳期間變式是較難理解的一個內容。通過手工的做法是，在某一期間內所有交易都必須在同一時點結帳，以便總帳及財務報表的生成。但在系統中，由于每一時點都可以產生一個即時會計報表，因此某些類型的憑證可以在期間結束時予以關帳，而某些卻又可以繼續開著，即某些類型憑證可在 8 月份入七月份的帳。當然從嚴格的角度說，這是不合適的。這就是記帳期間變式。特殊會計期間，在系統中，會計期間基本上分為 12 個期間，這與正常手工核算無二，但由于在年度的會計期間結束后（此時 12 月 31 日會計報表已產生），仍然存在應當調整的事項，如審計時發現有些費用的確認不盡合理，有些交易金額必須重新確認（如某些資產負債表日后事項），這時的調整就在特殊期間進行。 SAP 的特殊會計期間分為 4 個，即 13-16 期間。但有些資產負債表業務卻又難以在特殊期間實現，如資產負債后日后發生的上一年度的退貨，由于這涉及到集成的業務，所以在 SAP 較難實現（具體參見后述）。

8 ，初級成本要素與次級成本要素初級成本要素與次級成本要素。 SAP 除總帳的及時集成外，它的另一個特點是與控制模塊的及時集成。在 SAP 中所有的總帳中的費用科目都被要求創建成為初級成本要素。這樣，當輸入一個總帳的費用分錄時，系統會要求輸入一個成本中心，即表示此時系統已將該初級成本要素分配給了某一成本中心。即通過一個分錄就將總帳與控制模塊的要求同時滿足，這就是 SAP 的無縫集成。當然控制模塊中只有該要素的金額，而不是像總帳的記錄是通過雙邊分錄來實現的，因此某成本心的費用報表是各個初級成本要素總匯。次級成本要素是指，某一成本中心的費用要素可整理成為次級的費用要素（項目），并將其通過一定的比例分攤給不同的成本中心。控制模塊就是通過這兩個要素反映了企業內外部間的資金流動情況。在 SAP 中，初級成本要素就類似于科目表，它可以分配給任何一個成本中心，包括法人間的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初級成本要素是一模一樣的，但金額卻不盡相同。

9 ，分配與分攤分配與分攤對于成本要素的來說是一個很重要的功能。并且這功能就類似于固定資產折舊一樣，一月只能執行一次。分配的功能是與初級成本要素相關的，分攤的功能是與次級成本要素的功能相關的。這兩個功能同樣都可用到計劃（預算）與實際發生額中。如可創建一個循環，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上），按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當然也將這循環分為幾個段，各段間相應的要求可以不一樣，這樣每月末執行時，就可以很好地反映初級成本要素的流向情況。同樣的，也可創建一個分攤循環，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上）重新組合成為一個次級成本要素，然后再將其按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當然也將這循環分為幾個段，各段間相應的要求可以不一樣，這樣每月末執行時，就可以很好地反映次級成本要素的流向情況。分配與分攤的區別在于，分配是將某一成本中心的初級成本要素分給另一成本心，被分配的初級成本要素會與被分配的成本中心的相同的初級成本要素一并反映，而分攤則是將次級成本要素分攤到另一成本中心，與被分攤的成本中心的初級成本要素一同反映，這樣有利于區分本成本中心的發生的費用與分攤過來的費用的界限。需要說明的是，同一利潤中心下的成本中心的分配或分攤，并不影響該利潤中心的利潤額，但跨利潤中心進行分配或分攤，則影響了不同利潤中心的利潤額，兩種方法產生（分配或分攤的規則相同時）的影響一致。

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SAP R/3系統的財務會計結構

作者：不詳

SAP R/3 是德國思愛普公司（ System Application Products ， SAP ）推出的企業資源計劃（ Enterprise Resources Planning ， ERP ）大型系統集成管理軟件。企業經營管理的全球化和多元化推動了世界范圍內企業結構的變化，并且使業務流程日益復雜。這種趨勢推動了產品和業務流程的革新和信息高速公路的應用。所有這些都要求以更短的反應時間來進行更多的協調與控制工作。時效性的決策必須基于不斷地提供實時的信息。 SAP R/3 系統提供包括所有業務領域的業務處理流程的集成的解決方案，它是基于三層（可擴至多層）的客戶機 / 服務器系統結構，支持多幣種（可同時使用多達三種貨幣作為記帳和結算的本位幣）多語言（ 15 種國家語言）的完整的企業管理解決方案。

SAP R/3 主要由財務會計（ FI ）、財務控制（ CO ）、資產管理（ AM ）、銷售與分銷（ SD ）、物料管理（ MM ）、生產計劃（ PP ）、質量管理（ QM ）、工廠維護（ PM ）、人力資源管理（ HR ）、項目管理（ PS ）、工作流程管理（ WF ）、行業解決方案（ IS ）等功能模塊組成。而財務會計、金庫、管理會計、投資管理和資產管理等構成了整個 SAP R3 集成系統的核心部分 —— 財會子系統（ FI & CO ）。 SAP 產品以其強大功能、高度集成性、實時性、靈活性、開放性、可靠性以及國際普遍適用性得到了業界的廣泛贊譽并占有了包括中國在內的廣闊的 ERP 軟件市場。包括長虹、康佳、海爾空調、李寧公司、小天鵝、聯想集團、中化、中航油在內的數十家企業先后采納了 SAP 公司的 R/3 產品作為企業的應用解決方案。 1999 年， SAP 公司其 ERP/MRP Ⅱ的軟件銷售收入達到了 24.35 億美元，榮獲當年 ERP 軟件銷售市場第一名。 1. SAP R/3 系統的集成性

SAP R/3 系統具有高度的集成性，它不僅在財務會計與管理會計內部集成，同時也在系統內的所有模塊之間集成。在物料（ MM ）、銷售（ SD ）等模塊進行業務操作的同時，系統自動同步生成財務憑證。這樣省去了傳統的大量的收集、整理、制單的基礎工作，減少了不必要的重復工作與由此而產生的差錯，并且提高了工作效率，使財務人員可騰出更多的時間來處理與分析數據。由于系統高度集成性，數據實時更新、共享，橫向上，企業管理分析所需的大量數據信息都可由系統中方便的取得。而且只要權限許可，原則上任何人在任何位置任何時間都可得到所需要的最新信息和數據，而不再需要專人整理匯總上報工作；縱向上，對一個集團來說，可隨時隨地獲得跨公司、跨區域、跨部門的最新管理分析數據，減少信息傳遞的中間環節，提高信息利用率，方便快捷地進行分析決策。與傳統的專用財務軟件不同， R/3 系統不僅能對已發生的業務進行事后的核算，更重要的是能對實際業務進行事前計劃和事中控制及事后分析評估。 2. SAP R/3 系統的財務和管理控制組織架構 組織結構的確定，需要從對外法定報表和內部管理角度詳細加以考慮。哪個層次上產生對外或對內的報表，是由組織結構定義決定的。 SAP R/3 系統可以定制用戶自己的組織結構。對于一個大型的跨地域的集團性公司來說，通常在 SAP R/3 系統中可定義包括集團公司、公司代碼、業務范圍、成本控制范圍、業務關聯區和成本中心等組織結構元素。 2.1 集團公司（ Company ）復雜的組織日益需要一個全景式的會計報表，這種趨勢在當今競爭日趨激烈的經濟全球化進程中顯得越來越重要。 SAP R/3 系統中定義的集團公司的組織結構元素，可以是實際的或虛擬存在的集團公司，主要用以合并會計報表。一個集團公司可包含一個或一個以上的公司代碼，通常是在集團公司層次上出具合并財務報表。 2.2 公司代碼（ Company Code ）公司代碼代表一個獨立的會計實體，擁有完整的會計帳套。是對外報送法定資產負債表和損益表的最小單位，所有的憑證都將過帳在公司代碼層次上。一個公司（分公司）雖然不是法人，但是如果需要單獨核算，對外出具資產負債表和損益表，也可以設置成單獨的公司代碼。 2.3 業務范圍（ Business Area ）主要用于企業內部管理，是創建內部資產負債表和損益表的組織結構。可以按照不同的部門或業務種類等多種方式在 SAP R/3 系統中來設置業務范圍。 2.4 成本控制范圍（ Controlling Area ）成本控制范圍是管理會計的組織結構單元，用來核算企業的收益及費用支出使用情況。在成本控制范圍下可建立成本中心（組）或內部定單等成本控制對象。一個成本控制范圍可包含多個公司代碼，但一個公司代碼只能分配給一個成本控制范圍。所有的成本中心（即費用發生單位）都將包括在此成本控制范圍中。因此，對公司外部運營情況的考核需要通過每個公司代碼的資產負債表和損益表來揭示，而內部管理的考核可以跨整個集團公司的范圍。 2.5 業務關聯區（ Operating Concern ）業務關聯區也是管理會計的組織結構單元，一個業務關聯區可有多個成本控制范圍，一個成本控制范圍只能指派給一個業務關聯區。業務關聯區是獲利能力分析中的核心組織結構，用來監控及分析該業務關聯區內各 “ 獲利段 ” 的運作情況和獲利能力。 “ 獲利段 ” 可以是銷售地區、產品、客戶等屬性的靈活組合。因此可以按照各獲利段為依據生成獲利分析報表，考核其獲利能力。 2.6 成本中心（ Cost Center ）成本中心是管理會計中的最小職責單位，是每一筆費用的具體接收者。成本中心建立后需要將每個成本中心分配給標準成本中心組。這樣才能保證費用記帳在成本中心及部門上。成本中心的標準層次結構反映了成本中心與成本中心、成本中心與成本中心組、成本中心組與成本中心組之間的關系。標準層次結構中的每個節點代表一個成本中心組，當然除了標準層次結構中的成本中心組之外，還可根據業務需求在標準層次之外自己定義需要的成本中心組。 3. SAP R/3 系統的財務會計（ FI ）

SAP R/3 系統對會計信息的公開性，依據有關各國會計法規進行了相應的定義，同時也適用于國際性的企業。其財會子系統符合 40 多個主要工業國，也包括中國的相關會計法規。 SAP R/3 系統的集成性確保了會計信息能夠滿足自動更新的要求。當用戶在后勤模塊處理業務時，這些業務所引起的財務上的變動將自動記入會計系統。此外，對系統外部數據， SAP R/3 系統還為其用戶提供了電子化處理同業務伙伴間的數據交換的功能。

R/3 系統的財務會計應用模塊由總分類帳、應收帳款和應付帳款、固定資產、法定合并以及特殊統計會計功能等組合而成。 3.1 總分類帳（ G/L ）

3.1.1 會計科目表 SAP R/3 系統提供了定義不同會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。作為經營用的會計科目表，包含了日常經營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司范圍內的業務處理，財務會計和成本核算都使用同一個會計科目表；作為地區性的會計科目表，包含了為滿足當地法規而設的科目。記帳的數據是基于政府的規定和預先定義的一些規則而處理的，其項目和經營用的會計科目表有所區別；作為集團公司的會計科目表，包含了在集團公司內所有公司代碼使用的所有科目，其記帳數據是基于外部集團公司會計的要求，其項目和經營用的會計科目表不同。日常的憑證是記帳到經營用的會計科目表中的，但用戶也可以按照某一個國家的特定要求或集團進行會計評估。

3.1.2 貨幣為了滿足許多國家對貨幣的法規要求， SAP R/3 系統支持用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳和結算的本位幣。而且所有的業務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記帳。另外， SAP R/3 系統還支持自動處理有關外幣評估、信息分類以及應收帳款的到期處理。

3.1.3 會計期間 SAP R/3 系統提供最多十六個的記帳會計期間。十二個正常的會計期間另有可自定義的一至四個特別記帳期間。會計年度也可以與日歷年度相同或不同，同時還可定義縮短的會計年度（少于十二個會計期間）。

3.1.4 財務報表 SAP R/3 系統提供了豐富的報表功能。從法定的會計報表到自定義的各種內部管理報表都可方便獲得。由于系統是高度集成的，所有的業務發生時系統都會同步更新各種財務報表的余額。因此，如果需要且權限許可，任何人在任何時間、任何地方均可獲得所需財務報表。原則上，只要有一項業務發生，系統就可以提供更新的財務報表，甚至是對外的資產負債表、損益表等。

3.1.5 總分類帳概述 SAP R/3 系統的總分類帳與目前國內所說的總分類帳其會計概念并不完全一樣。 SAP R/3 系統中的總分類帳科目包括除核算應收帳款和應付帳款科目外的所有科目。除了總帳科目中的統馭科目外，所有的總分類帳科目都是可以直接記帳的，并且對于所有總分類帳科目都可以使用未清項管理。總分類帳科目的主記錄數據結構可分為會計科目表層數據和公司代碼層數據。會計科目表層數據用于整個主記錄，如總帳科目代碼，名稱，是資產負債表科目還是損益表科目；公司代碼層數據包含了如何控制業務數據的輸入與記帳的參數，如何管理科目的數據，以及與其它公司代碼相關的數據，如貨幣、稅碼、統馭科目和未清項管理等。總分類帳的記帳數據來源于以下方面：后勤等功能模塊的集成自動記帳到總分類帳；明細分類帳（如應收帳款 / 應付帳款）中的記帳相應自動更新總分類帳；在總分類帳中的直接記帳。 3.2 應收帳款（ A/R ）應收帳款模塊是 SAP R/3 系統的財會子系統中對客戶進行監測與控制的模塊。在此模塊中，帳戶分析、示警報告逾期清單以及靈活的催款功能，都使用戶可以方便地處理客戶未清項。系統為應收帳款設置明細分類帳，并為其設置統馭帳戶。每一筆應收帳款都按未清項進行管理， SAP R/3 系統的應收帳款模塊提供一對一的清帳方式，同時也支持按余額總數進行清帳的方式。如果條件許可，系統與電子銀行聯網，還可實現自動處理進帳業務并提供電子對帳單。系統可以隨時從系統中得到每個客戶的帳齡分析報告，還可以對已逾期的應收款進行催款。根據未清項目的欠款天數以及對客戶信用管理策略設置不同的催款等級進行催款管理。集成地使用 SAP R/3 的銷售及財務會計模塊，在銷售模塊業務發生時，系統自動生成會計憑證，應收帳款明細帳自動更新，同時統馭帳戶總帳余額也同步更新，并保持數據的一致性。當然，系統也支持手動輸入記帳。 3.3 應付帳款（ A/P ）應付帳款的核算與應收帳款相似，不再贅述。 3.4 特殊分類帳另外， SAP R/3 財會子系統提供了特殊分類帳模塊，可為用戶提供特殊的計算功能。在此模塊中，一個特殊分類帳可以通過對科目的設置（如成本中心、產品等），從不同的視角來反映科目的余額。用戶可以對每一個分類帳進行計劃、分配和貨幣轉換處理。當實際業務發生時，這些特殊分類帳也能自動地更新。這能滿足不同的廠商對報表的要求。 3.5 固定資產

SAP R/3 系統的固定資產模塊涵蓋了所有主要工業國家在法定報表和資產價值地評估方面的要求。能處理包括資產購置、折舊、轉移、報廢等業務。除了法定的對資產價值評估，可自定義許多折舊和評估的方法。固定資產的核算和管理是財務會計的重要組成部分。無論是出于外部或內部的會計核算的要求，對固定資產進行計劃和監控也顯得更加重要。對固定資產的管理，系統主要是通過資產的分類來實現的，這樣可以在系統中定義任意多個帳戶分配以及相應的統馭科目。資產分類，在 SAP R/3 資產管理應用程序中占據核心的位置。高度集成使用 SAP R/3 系統使用戶能應用高效率的功能。這對于資產管理模塊中的資產購置尤其明顯。與其相關技術 / 作業部門（應用程序）主要有：財務會計模塊 —— 應付帳款，物料模塊 —— 收貨及發票校驗和庫存管理，項目管理模塊 —— 項目結算，工廠維護模塊 —— 后資本化等。對于折舊，系統支持使用多種不同的折舊方法并提供了綜合模擬及資產負債表優化的功能，這樣就可以通過模擬折舊方法中的更改來執行報表，將優化的折舊結果轉帳到報表中。這種模擬的功能為用戶提供了對資產價值的不同視角，并且能處理計劃和實際的投資。同樣，系統支持固定資產的報廢和部分報廢并自動計算所有待結算的金額。 3.6 法定合并與單獨的企業財務報表相比，合并財務報表已經顯得日益重要。

SAP R/3 系統允許用戶能夠選擇多種方式對集團公司下屬的子公司的業績進行評估。合并財務報表不是簡單地將子公司會計報表進行簡單地相加，而是對資產、應收 / 應付帳款、債務、利潤、銷售收入等進行重新分類、評估、合并及內部抵銷。所有地合并業務都是由系統自動完成。除了法定合并以外，系統還允許用戶在計劃值地基礎上經常地結算和作合并會計報表，如匯總的財務報表。 3.7 財務會計信息系統

SAP R/3 的財務會計信息系統（ FIS ）是基于 SAP 的綜合數據信息倉庫（ EIS ）的交互式信息系統。它使用戶可以在指定的數據參數的基礎上對相應的財會數據作評估。財務會計信息系統對不同幣種的分析、總分類帳科目分析、資產負債表和損益表的分析等領域的經營管理提供有效和綜合的支持。用戶可以對所有的組織結構單元（如公司代碼、公司和業務部門）和各種會計期間（會計年度和會計期間）進行評估。報表既可以用公司代碼的貨幣，也可以用其它平行使用的貨幣 —— 如集團公司貨幣、硬通貨等。功能強大的信息查詢功能是 SAP 產品的另一突出特點。

posted @ 2007-04-26 09:46 javaGrowing 閱讀(562) | 評論 (0) | 編輯收藏

SAP FI模塊與SD、MM的接口配置基本方法(轉帖）

1 FI/SD 借口配置
FI/SD通過tcode VKOA為billing設置過帳科目，用戶可以創建自己的科目定義數據表。科目是做到COA級的，通過KOFI/KOFK這兩個condition type確定分別過帳到FI和CO憑證中。由于PricingProc.是同SalesOrg.相關聯的，所以科目在Organization上首先要做到SalesOrg. 級，其后的AccountKey是在PricingProc.中和不同的PriceConditionType相關聯的，決定著最終銷售收入、折扣、附加費用、預提等過到不同科目上。

2 FI/MM 借口配置
FI/MM通過tcode OBYC為所有的庫存移動設置過帳科目，系統用不同的TransactionKey決定了不同的移動類型/業務類型，對于這些TK的含義，SAPLIB中有較為詳細的解釋，可參閱。
科目的配置可以按照需要做在ValuationArea(Plant)和ValuationClass層。特別是我認為FI/MM AccountDetermination中最有意思的就是TK為GBB的科目定義，其中有一個東東叫做GeneralModificationKey，這個GMK是同MovementType直接相連的；除了很多標準的GMK之外，用戶也可以自定義，并將它們同自定義的MovementType相關聯，以決定不同的MT連接到不同的過帳科目上。

3 實例說明
可以按照資料到系統中配置一下，并做一些例子，有助于理解這些科目配置
3.1、對于收貨(特別是來自采購的收貨)和發票錄入IV/LIV，常用的TransactionKey為：
BSX 同ValuationClass相關聯的所有基于存貨科目的過帳
FR1、FR3 運費和關稅的清帳科目(需要通過IV/LIV做Clear，類似GR/IR科目)
FR2、FR4 運費和關稅預提科目(無需Clear)
WRX 存貨GR/IR科目
DIF SmallDifference(小金額差異)，未超過發票價差容限的金額過到此科目(OMR6中定義ToleranceLimit)
KDM 處理收貨同收發票匯率不一致造成的差異過帳
KDR 處理收外幣發票時，由于四舍五入的原因造成的本幣金額同GRIR本幣金額不一致的差異過帳
UPF 處理UnplannedDeliveryCost(計劃外運費)是否單獨過到某個制定科目而不是過到存貨或價差科目
PRD 標準成本法下處理PPV的科目，即采購價差科目

3.2、對于發貨和其他庫存移動，常用的TransactionKey通常只需要關注GBB，即所謂庫存移動的抵減或對應科目，其中比較重要的一個概念就是GeneralModificationKey，這個東東是同MovemtType關聯的，較常用的有：
AUF : 無Acct.Assignmt的PP/CO訂單的收貨和結算
BSA : 通過561/562做庫存初始化的過帳科目
INV : 庫存差異導致的收入和費用科目，一般為P+L科目
VAX/VAY: 銷售訂單的發貨成本科目
VBO : 委托加工業務，提供給供應商的庫存出貨科目
VBR : 處理內部發貨業務，如直接消耗到成本中心、資產或內部訂單等
VKA : 基于Acct.Assignmt的銷售訂單業務，如BTO、MTO業務等
VKP : 基于Acct.Assignmt的項目業務，如BTP、MTP業務等
ZOB : 無PO收退貨，如501/502
ZOF : 無PP訂單收退貨，如521/522
同樣，你可以基于自定義的MovemtType，設置相關聯的自定義的GMK，并在GBB中指定科目。此外，如果啟用MaterialLedger、標準成本法核算貨ProductCostbyPeriod等，相關的LKW，PRV， PRP，PRQ和PRY等也需要做相關設置，詳見幫助。

3.3 對于收貨科目設置，舉個稍復雜的例子：
A000工廠下的物料A，ValuationClass為V000；擬在MM/InfoRecord中定價2％的采購運費，不需要通過IV/LIV清帳；價差容限定義1元以下為SmallDifference；在采購過程中發生了計劃外運費，并希望過到制定科目上；收發票時的匯率同收貨時不同，有差異。
示例會計科目如下：
1401 原材料存貨科目
2181 預提運費
5121 計劃外運費
5122 SmallDifference
5151 匯率差異
6000 存貨GR/IR

可通過OBYC配置為:
庫存過帳 BSX A000 V000 1401
預提運費 FR2 A000 V000 2181
小額價差 DIF 5122
計劃外運 UPF 5121
匯率差異 KDM A000 V000 5151
GR/IR WRX A000 V000 6000

收貨時的分錄為(MAP計價方式，忽略VAT)：
Dr. 1401 1020.00
Cr. 6000 1000.00
2181 20.00
收采購發票時的分錄為：
Dr. 6000 1000.00
5121 100.00
5122 0.80
5151 1.20
Cr. A/P 1102.00
收運費發票的分錄：
Dr. 2181 20.00
Cr. A/P 20.00

比如你用MB1A通過201做PGI，在OMJJ中你可以看到有一個Account Grouping，雙擊進去后有如下一條String: 201 K X X WA03 2 GBB VBR。其中K表示Consumption Posting，而GBB VBR是連接Account的關鍵。用OBYC，選擇GBB（指庫存抵減過帳）雙擊，里面比較復雜的設置有可能是：Valuation Modif.(a Plant) > General Modif.(VBR) > VC > Account!。
這樣，201就通過GBB,VBR同相關科目聯到了一起。
當然，這是個很簡單的例子，SAP對于不同的Special Stock，數量、金額是否更新，都會在OMJJ 中引用不同的所謂(Value String)，這個東東比較復雜，我是做FICO的，了解得不多，不過很值得研究啊.

101是針對采購、生產和成本控制訂單收貨的MT，在OMJJ>Account Groupg. 中你可以看到常用的Movemt. Indicator是B（采購訂單）和F（生產訂單），請特別注意看Consumption Posting(A,V,E,P...)字段有值的那些行，他們鏈接的Transaction Key是KBS，這個KBS叫做Account Assigned Purchase-Order，在OBYC中是無法手工配置科目的。SAP在Movement Type的Post String/Value String中處理這種KBS時，會直接指向庫存科目，即在BYC中，Transaction Key為BSX庫存科目定義。

剛才提到在OMJJ>Account Grouping中的101那些行，它們的Value String是WE06，你可以用t-code SE16看一個表叫做T156W，查看WE06的那些行，你會發現：
WE06 01 KBS
WE06 02 WRX
這KBS剛才說過了，那么這個WRX你會在OBYC中發現，它定義的是GR/IR的科目，即收貨時
Dr. Inventory (KBS/BSX)
Cr. GR/IR (WRX)

用這種方法，你就可以分析其他的MT了，如同101類似的105/106,122/123等，蠻復雜的。
另外，在SAP Library中的相關IMG配置解釋得也不完整，有很多Transaction Key在4.6C 的Library都沒有說明，只能自己研究了。
我們曾經用過的方法，就是用不同的MT做庫存移動，然后在程序中設動態斷點，依據那些 Value String，跟蹤它到底用的是那些Transaction Key和科目定義。

posted @ 2007-04-26 09:43 javaGrowing 閱讀(533) | 評論 (0) | 編輯收藏

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