項目驗收會在項目整個生命周期內是一個非常重要的里程碑。一般來說，客戶同意召開驗收會，就是對項目已基本認可，需要召集項目相關各方及專家來達成共識。因此，驗收會不僅對乙方，而且對甲方來說都非常重要，雙方都希望看到一個準備充分，進展順利的驗收會。為了準備好這個會議，項目組需要提前準備很多工作，具體說來，主要包括以下幾個方面。
一.文檔準備
驗收之前，項目組要準備好以下幾類文檔：
1.開發總結文檔
2.需求文檔：包括需求規格說明書，需求變更文檔等
3.設計文檔：包括概要設計，詳細設計，數據庫設計等
4.測試文檔：包括測試方案，內部測試報告，第三方測試報告等
5.實施文檔：包括實施，部署方案，用戶手冊，維護手冊等
6.過程文檔：包括項目周報，會議紀要等
以上文檔可以參考國家標準或行業標準進行準備，需要說明的是，1-5項可以在后期補，第6項在后期補就比較麻煩，因此在項目開發過程中要注意整理這類文檔。另外，還要仔細閱讀合同及相關采購文件，看其中是否還提到需要其它文檔。
這些文檔可以裝訂在一起，為了給客戶及專家一個很好的印象，有以下幾個裝訂技巧：
1.如果文檔總頁數太少，就單面打印，反之可以雙面打印，總之要給人一種很厚，很充實的感覺。
2.設計一個漂亮的，彩色封面，彩打出來。
3.做一個總目錄，列明這份材料包括以上哪些部分。例如：第1/7部分 項目開發報告 第2/7部分 項目需求規格說明書
4.每個部分之間用硬皮紙或突出的標簽分開，如果用突出標簽，在標簽上注明那部分的標題
5.最好在書脊上印上標題
6.開會前問客戶要裝訂多少份
項目驗收會前，還要提前發給客戶以下幾份材料:
1.我方參加驗收會的名單，便于客戶宣讀
2.驗收意見
3.會議議程
另外，在驗收會上，還需要帶上項目過程中簽署的文檔備查，例如合同原件，蓋單的用戶需求規格說明書原件等等。
二.ppt準備
驗收時的ppt一般包括以下幾個部分：
1.項目背景和簡介
2.合同執行情況匯報
3.開發過程：記錄項目開發過程中的一些重要事件
4.系統功能
5.建設或應用成果
6.系統演示(在ppt上列明要演示哪些內容，然后一個一個對照演示)
在做系統演示時，注意要以業務流程為演示重點，用流程將功能點串起來。
三.系統準備
開會時需要對系統進行演示，因此開會前要保證系統的穩定和速度。注意事項如下：
1.盡量安裝多一套系統在筆記本上，以防不測。
2.根據網絡情況看是否需要帶無線上網卡等設備。
2.設計好幾個演示流程，一般不可能演示系統的全部功能，因此通過這幾個典型流程可以全面反映系統的功能。準備這幾個流程時要準備好腳本和數據，務必保證演示過程中數據完整，出現的界面沒有硬傷，例如出錯，圖片丟失等等。
3.演示完這幾個流程后，再挑一些系統的亮點進行演示。注意這個順序，不要一上來就演示基礎信息管理，客戶更關心的是這個系統的核心業務。
4.把這幾個流程和亮點寫在ppt上，讓大家可以看到你正在演示什么內容。
四.演示前準備
1.開會前一天把ppt準備好，自己試講至少兩遍，也可以邀請同事試聽并給意見。
2.把系統準備好，重要功能復查幾次，確保不出錯
3.開會時提前一個小時到開會地點，布置會場及準備演示環境。
4.看情況是否需要帶數碼相機，移動硬盤，交換機，網線等物品。
5.指定同事做會議記錄。
按以上要求準備驗收會議，驗收成功就離你不遠了。驗收成功后，高興之余，不要忘了做以下幾件事：
1.帶回用戶驗收意見
2.將打印版和電子版的驗收文檔拿回公司歸檔
3.寫會議紀要，把后續要繼續跟進事項記錄好，如果有圖片，也一起發上吧