文檔是否重要取決于文檔是干什么用的。在項目組與用戶交流的時候，項目組成員與用戶關(guān)于軟件最后的功能、數(shù)據(jù)和流程必須達成一致的意見，換句話說，確保項目組成員對用戶的理解沒有偏差或很小。
這時候，僅憑口頭表述是不夠的：一是將來可能項目組與用戶可能扯皮，因為口說無憑；二是項目組有很多人，不可能對需求的理解完全一致，必須以某種形式共享。這就需要需求的文檔（包括功能說明書），它可以是文字，可以是靜態(tài)網(wǎng)頁組成的原型，可以使用例，根據(jù)不同的項目而定。
需求確定后，數(shù)據(jù)庫要按照需求進行設(shè)計。
作為數(shù)據(jù)庫設(shè)計者，希望有一個記錄數(shù)據(jù)庫所有信息的文檔，并跟蹤可能的修改；
作為程序設(shè)計和編碼者，希望不僅知道數(shù)據(jù)庫的表和字段名，而且要有這些東西的說明。這就需要數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔。
設(shè)計者和實際編碼者之間同樣需要交流，這就有詳細設(shè)計文檔。
測試者要明確應(yīng)該測試的東西已全部測試并且是按照規(guī)定的流程和數(shù)據(jù)進行測試的，這就要測試計劃、測試用例和測試報告。
最后，項目組要培訓使用者，這就要使用手冊。當然，這些文檔的另一個重要作用是將來軟件維護時，可以作為參考。在項目組中途換人時，前人留下的文檔可以很快讓后來者進入角色。
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