一、 對項目成功的定義

對項目成功的理解取決于是誰建立了衡量標準并進行衡量。大多數項目傳統上都有相同的要素：

客戶：此項目的產品或結果的“購買者”，客戶的需要可能不盡相同，因而對項目提出了一系列的要求。

發起人：組織內部對項目負有責任的個人，發起人指導項目正確的發展方向，以保證組織獲利。

項目經理：日復一日負責項目工程的個人。負責項目按時、按質完成，并不超過預算費用。

項目小組：執行項目計劃中所有任務的人。

人力資源部經理：對提供完成項目的人力負有直接責任的部門經理。

他們會很快地告訴你他們對失敗的看法，并指出會導致失敗的原因。項目管理的關鍵是弄清每個人對失敗或成功所起到的作用。

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當項目失敗時人們會提出許多原因，以下是一些經常提到的原因，而項目失敗通常是幾個原因聯合作用的結果：

項目開始時對目標的定義不當

未能建立起一個真正的具有交叉功能的項目小組

對小組成員的工作能力缺乏了解

程序表制定得不充分，導致程序表的推延

領導的力度不夠

高級管理者不負責任

將復雜性最小化，導致隨后發生的技術問題得不到解決

沒有預測問題的能力

計劃與管理不當，認為計劃是一個不自然的行為

出現太多不受控制的變化，使可能性結果的范圍蔓延

拒絕作出改變

人力資源不足

沒有有效的信息傳送過程

小組成員沒有真才實學和經驗

項目進程的階段性不明確或不受控制

角色和責任不明確，誰該做什么？何時做？

“我要以我自己的方式做”，即無效管理

泰坦尼克情結，即過度自信，認為不會出現問題

速度只適用于酷愛一級方程式賽場的人，即速度過快不受控制

天生的低估任何事情的能力使我們對時間過于樂觀

這里所有的項目都是失控的火車，即認為項目啟動就不應該停下來直到結束

總認為已經做的夠多了

我們不必和客戶打交道，即認為客戶不重要

沒有明確的成功的定義

所以我們要降低失敗的可能性就要把會導致項目失敗的原因作為應避免的事，并列出一張可以化潛在失敗為成功的行為清單。

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二、 成功的風氣

一些重要的定義：

項目：是一個為了在特定的期限內達到某種特殊的目標而進行的短暫性的活動。

項目管理：是一個為了達到某些明確的、被確定為戰略需要的目標、而有組織的、有條理的正確運用組織資源的動態過程。它始終是在一系列特定的限制條件下進行。

程序：是一個若干互相依存的項目的集合，通過互相協調，最終達到既定目標的方式進行管理。程序通常被分為若干階段，最初階段。目標截止時間應嚴格地界定并執行。最初階段接近結束時，制訂隨后的階段，以便開始實施新的相關項目。

程序管理：是指為了達到某些被認定為戰略需求的明確而特定的目標，有組織、有條理地使用項目管理及其相關的步驟來管理一組互相機密依存的項目。

資產組合管理：是為了確保最高效地使用組織的資源以達到戰略目標，管理所有現行的程序和項目以及今后會出現的一些機會的有關事宜。

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作為一個項目經理，一個關鍵的任務就是支持并維持一個項目得以成功的風氣。

在任何時候，組織中的風氣都受到幾個相互制約的因素的影響，它們包括：組織文化、組織結構、經營戰略、項目的基礎結構。

組織文化

一個組織當前的文化通常被認作是事情為何不按所計劃的或所希望的方向發展的原因。文化的概念很難定義或做出確切的解釋。文化的一個普通和簡單的定義是“在這里，人們是怎樣去做事情的”。關于傳統、價值觀、原則、信仰和態度的一個集合，而這些因素為我們在組織中所做的任何事情構造了一個普遍的環境。

也就是要建立一種大家都認可的、并且能夠遵循的一套規則，來規范大家做事的方法，從而達成一種和諧、統一的文化。

組織結構

組織內部應該采取正式的等級制，以促使專業技能的提高，有利于實現權力的代表制，并有助于根據技能和職務，清楚地劃分職責范圍。

但在項目小組中由多部門人員組成時，應在項目周期內以項目小組為先，也就是為項目建立一個弱矩陣結構。因為這涉及到匯報關系、交流渠道、決策過程、責任、獎勵制度、可接受的標準和常規做法等問題。

經營戰略

項目管理必不可少的出發點為制訂經營戰略，任何新的程序或項目在實施前都應首先考驗它是否適于現行的戰略，或在一些特定的情況下，是否有理由對戰略進行更改。如果項目的實施不按照經營戰略進行，就會出現如下危險：寶貴的資源和基金被用于創造經營不需要的東西。

項目的基礎結構

建立項目的基礎結構可確保組織項目風氣中所有的關鍵人員都有明確的職責和任務。我們必須對經營有一個權衡的、全面的打算，以確保所有可能獲得的資源得到有效的利用，使經營能夠增長和發展。

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為了使項目能夠成功，需要明確一些主要人員的職責，以及他們如何協力工作，即項目的基礎結構。主要有：

需要此利益的人――公司管理者

希望獲得利益項目結果的人――客戶，一個利益共享者

對獲利負有責任的人――發起人

對項目設施負有責任的人――項目經理

具體設施項目的人――項目小組

提供資源的人――部門經理

對項目的結果感興趣，受項目結果的影響并希望影響結果的人――利益共享者

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項目經理對發起人負責，從項目開始到結束都要管理日常的項目實施工作。他的職責包括：

與發起人一起挑選核心小組

確認并管理項目的利益共享者

對項目界定并確保得到利益共享者的認可

計劃項目并確保得到利益共享者的認可

識別并處理風險

確保提供資源并分配資源

監控并跟蹤項目的進度

解決阻礙進展的問題

控制成本

領導項目小組

通知利益共享者進展狀況

發布項目可交付使用的成果及收益

管理涉及項目的所有人的表現

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核心小組成員的職能包括：

接受自己的人物并承諾負責

為完成工作而與其他小組成員聯系并協同努力

為項目文檔提供資料

參與計劃的制定和風險的處理

監控和管理所分配的工作的進展

解決爭議或把它們遞交給項目經理

參與問題的解決

識別潛在的風險、爭議或機遇

在適當的時候支持和幫助其他小組成員

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風氣中對獲得項目成功的能力有影響的關鍵因素還包括一些不大明顯的文化影響力：

士氣

決策中的互相信任、支持和尊重

坦率正直――避免對抗

承擔風險并樂觀向上――認識到風險并共享成功

行動的自由――通過責任、自豪感和對決策的參與

承擔義務――歸屬感，責任明確以避免混亂

協同努力――共同的信念、小組工作、相互的幫助以及壓力的最小化

培訓――工作中和工作外都有學習的機會

你必須創造適當的風氣以使你和你的小組能夠獲得項目的成功。值得注意的是，所有這些影響都可視為高效領導的關鍵因素，而高效領導則表明了風氣同領導關聯的緊密程度。

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三、 項目成功的關鍵步驟

所有項目成功的主要因素之一是讓項目涉及的每個人都接受一個制度，使用一套相同的程序和步驟。

所有項目最基本的程序是經過很好的創建并證明為可行的，程序可分為許多可定義的階段：項目概念、項目界定、項目計劃、項目的發動和執行、項目的結束、項目后評議。

項目中的每個階段都是通向成功的關鍵一步，同時，利益共享者管理和風險管理也對成功有重大的影響。