了解一些基本概念：
表 1：工作流術語和定義
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工作流 |
很簡單，它就是工作從開始到完成的過程。工作流由流程邏輯和路線規則組成。流程邏輯定義了任務的順序和必須遵循的路線規則，還有截止期限以及由工作流引擎實現的其他業務規則。 |
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流程定義 |
一個圖形流程定義或流程圖，代表工作流的流程邏輯元素以及各元素之間的關系。 |
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流程實例 |
一個流程實例，通常稱為工作，是一個流程定義的運行實例。 |
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工作流管理系統 |
一個軟件應用程序，它存儲流程定義并通過其工作流引擎組件來根據這些流程定義運行工作。工作流引擎是運行時執行模塊。 |
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流程定義工具 |
一個用來創建和更改流程定義的軟件工具。該工具可以是一個業務流程管理軟件的組件、一個獨立的應用程序或者一個工作流管理系統的組件。流程定義工具提供了重用已存儲工作流元素甚至所有子流程的能力，這使工作流應用程序開發者生產力更高，因為他們在構建工作流并在工作流中集成其他應用程序時避免了再次發明這些輪子（應用程序）。 |
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參與者 |
以下類型之一：資源集、特定資源、組織單元、角色（一個人在組織內部的作用）、人或系統（自動代理）。它可以回答業務流程中“誰？”這個問題。 |
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活動 |
組成流程定義中的一個邏輯步驟的任務。可以是自動的或人工的。自動指在流程操作過程中定義腳本和觸發器的能力。流程定義中的特定活動可以作為無人參與的任務來運行，自動化可以在手工或人力驅動的任務中執行業務規則。常見的一種自動活動就是截止期限管理，如果某個工作項在預定的截止期限之前未能完成，該管理可以自動發送一條提醒消息或觸發一個延期程序。 |
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活動所有者 |
活動所有者是有權宣布一個活動結束，然后推進工作到流程中的下一個活動的參與者。 |
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工作所有者 |
工作所有者是有權整體控制流程實例執行過程的參與者。 |
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工作項 |
代表流程實例中活動的參與者將要執行的工作。 |
工作流參考模型（Workflow Reference Model)是一個規范，它定義了工作流管理系統中的基本部件以及這些部件交互使用的接口。如下圖：
共有六個關鍵軟件部件，五個交互接口。
那業務流程（Business Process)和工作流什么區別呢？
業務流程可以被定義為一個具有各種不同功能的活動相連的一組有相互關系的任務。業務流程有起點和終點，而且它們都是可重復的。更重要的是，業務流程代表了智力資產。比如，企業生產出的配件有價值，這無可非議；但是，如何制造這些配件的知識也同樣有價值，你可以在業務流程中獲取這些知識、添加知識并予以改進。所以定義業務流程并對其作出文檔是有價值的。只讓配件制造主任了解企業的配件制造知識，是很危險的。只要定義了配件制造業務流程，配件制造工人可以隨時來去，任何配件制造工人可以隨時取代另一個人的工作，因為工廠里的工人都理解并遵循業務流程。我們可以學習、改變、評估然后再次改變配件制造業務流程，因為該流程對于每個人都是可見的，而非局限于配件制造主任。
而工作流軟件并不創建業務流程。但是，當您在設計業務流程定義和添加要求的業務規則定義時，把工作流應用到業務流程時當然集中了該流程的細節。可以被看作是業務流程中的誰？什么？何時？這幾個問題的答案的實現，而并沒有回答怎樣？的問題。