什么是工作分解結構(WBS)？
工作分解結構(Work Breakdown Structure WBS )：以可交付成果為導向對項目要素進行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍每下降一層代表對項目工作的更詳細定義
無論在項目管理實踐中，還是在PMP考試中，工作分解結構(WBS)都是最重要的內容。WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預算、風險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。WBS同時也是控制項目變更的重要基礎。項目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個項目的綜合工具。
WBS具有4個主要用途：
n WBS是一個描述思路的規劃和設計工具。它幫助項目經理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作。
n WBS是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯系的結構設計工具。
n WBS是一個展現項目全貌，詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具。
n WBS定義了里程碑事件，可以向高級管理層和客戶報告項目完成情況，作為項目狀況的報告工具。
WBS是面向項目可交付成果的成組的項目元素，這些元素定義和組織該項目的總的工作范圍，未在WBS中包括的工作就不屬于該項目的范圍。WBS每下降一層就代表對項目工作更加詳細的定義和描述。項目可交付成果之所以應在項目范圍定義過程中進一步被分解為WBS，是因為較好的工作分解可以：
n 防止遺漏項目的可交付成果。
n 幫助項目經理關注項目目標和澄清職責。
n 建立可視化的項目可交付成果，以便估算工作量和分配工作。
n 幫助改進時間、成本和資源估計的準確度。
n 幫助項目團隊的建立和獲得項目人員的承諾。
n 為績效測量和項目控制定義一個基準。
n 輔助溝通清晰的工作責任。
n 為其他項目計劃的制定建立框架。
n 幫助分析項目的最初風險。
WBS的最低層次的項目可交付成果稱為工作包(Work Package )，具有以下特點：
n 工作包可以分配給另一位項目經理進行計劃和執行。
n 工作包可以通過子項目的方式進一步分解為子項目的WBS。
n 工作包可以在制定項目進度計劃時，進一步分解為活動。
n 工作包可以由惟一的一個部門或承包商負責。用于在組織之外分包時，稱為委托包(Commitment Package)。
n 工作包的定義應考慮80小時法則(80-HourRule)或兩周法則(Two Week Rule)，即任何工作包的完成時間應當不超過80小時。在每個80小時或少于80小時結束時，只報告該工作包是否完成。通過這種定期檢查的方法，可以控制項目的變化。
1. 創建WBS的方法
創建WBS是指將復雜的項目分解為一系列明確定義的項目工作并作為隨后計劃活動的指導文檔。創建WBS的方法主要有以下幾種：
n 使用指導方針。一些像美國國防部(DOD)的組織，提供MIL-STD之類的指導方針用于創建項目的WBS。
n 類比方法。參考類似項目的WBS創建新項目的WBS。
n 自上而下的方法。從項目的目標開始，逐級分解項目工作，直到參與者滿意地認為項目工作已經充分地得到定義。該方法由于可以將項目工作定義在適當的細節水平，對于項目工期、成本和資源需求的估計可以比較準確。
n 自下而上的方法。從詳細的任務開始，將識別和認可的項目任務逐級歸類到上一層次，直到達到項目的目標。這種方法存在的主要風險是可能不能完全地識別出所有任務或者識別出的任務過于粗略或過于瑣碎。
2．創建WBS的基本要求
創建WBS時需要滿足以下幾點基本要求：
n 某項任務應該在WBS中的一個地方且只應該在WBS中的一個地方出現。
n WBS中某項任務的內容是其下所有WBS項的總和。
n 一個WBS項只能由一個人責任，即使許多人都可能在其上工作，也只能由一個人負責，其他人只能是參與者。
n WBS必須與實際工作中的執行方式一致。
n 應讓項目團隊成員積極參與創建WBS，以確保WBS的一致性。
n 每個WBS項都必須文檔化，以確保準確理解已包括和未包括的工作范圍。
n WBS必須在根據范圍說明書正常地維護項目工作內容的同時，也能適應無法避免的變更。
3．WBS的表示方式
WBS可以由樹形的層次結構圖或者行首縮進的表格表示。
在實際應用中，表格形式的WBS應用比較普遍，特別是在項目管理軟件中。
4．WBS的分解方式
WBS的分解可以采用多種方式進行，包括：
n 按產品的物理結構分解。
n 按產品或項目的功能分解。
n 按照實施過程分解。
n 按項目的地域分布分解。
n 按照項目的各個目標分解。
n 按部門分解。
n 按職能分解。
4．創建WBS的過程
創建WBS的過程非常重要，因為在項目分解過程中，項目經理、項目成員和所有參與項目的職能經理都必須考慮該項目的所有方面。制定WBS的過程是：
n 得到范圍說明書(Scope Statement)或工作說明書(Statement of Wok，承包子項目時)。
n 召集有關人員，集體討論所有主要項目工作，確定項目工作分解的方式。
n 分解項目工作。如果有現成的模板，應該盡量利用。
n 畫出WBS的層次結構圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項目或子生命周期階段。
n 將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、做出預算、分配負責人員或組織單位。
n 驗證上述分解的正確性。如果發現較低層次的項沒有必要，則修改組成成分。
n 如果有必要，建立一個編號系統。
n 隨著其他計劃活動的進行，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。
檢驗WBS是否定義完全、項目的所有任務是否都被完全分解可以參考以下標準：
n 每個任務的狀態和完成情況是可以量化的。
n 明確定義了每個任務的開始和結束。
n 每個任務都有一個可交付成果。
n 工期易于估算且在可接受期限內。
n 容易估算成本。
n 各項任務是獨立的。
5．WBS的使用
對WBS需要建立WBS詞典(WBS Dictionary)來描述各個工作部分。WBS詞典通常包括工作包描．述、進度日期、成本預算和人員分配等信息。對于每個工作包，應盡可能地包括有關工作包的必要的、盡量多的信息。
當WBS與OBS綜合使用時，要建立賬目編碼(Code of Account)。賬目編碼是用于惟一確定項目工作分解結構每一個單元的編碼系統。成本和資源被分配到這一編碼結構中。
6．WBS的實踐經驗
最多使用20個層次，多于20層是過度的。對于一些較小的項目4－6層一般就足夠了。
WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次，即不必把結構強制做成對稱的。在任意支路，當達到一個層次時，可以做出所要求準確性的估算，就可以停止了。
工作分解結構。他們是由3個關鍵元素構成的名詞：工作–可以產生有形結果的工作任務；分解–是一種逐步細分和分類的層級結構；結構–按照一定的模式組織各部分（pratice standard for WBS，PMI）。根據這些概念，WBS有相應的構成因子與其對應：
結構化編碼
編碼是最顯著和最關鍵的WBS構成因子，首先編碼用于將WBS徹底的結構化。通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS元素的層級關系、分組類別和特性。并且由于近代計算機技術的發展，編碼實際上使WBS信息與組織結構信息、成本數據、進度數據、合同信息、產品數據、報告信息等緊密地聯系起來。
工作包
工作包（work package）是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動、成本和組織以及資源信息。例如：管道安裝工作包可能含有管道支架制作和安裝、管道連接與安裝、嚴密性檢驗等幾項活動；包含運輸/焊接/管道制作人工費用、管道/金屬附件材料費等成本；過程中產生的報告/檢驗結果等等文檔；以及被分配的工班組等責任包干信息等等。正是上述這些組織/成本/進度/績效信息使工作包乃至WBS成為了項目管理的基礎。基于上述觀點，一個用于項目管理的WBS必須被分解到工作包層次才能夠使其成為一個有效的管理工具。
WBS元素
WBS元素實際上就是WBS結構上的一個個“節點”，通俗的理解就是“組織機構圖”上的一個個“方框”，這些方框代表了獨立的、具有隸屬關系/匯總關系的“可交付成果”。經過數十年的總結大多數組織都傾向于WBS結構必須與項目目標有關，必須面向最終產品或可交付成果的，因此WBS元素更適于描述輸出產品的名詞組成（effictive WBS，Gregory T. Haugan）。其中的道理很明顯，不同組織、文化等為完成同一工作所使用的方法、程序和資源不同，但是他們的結果必須相同，必須滿足規定的要求。只有抓住最核心的可交付結果才能最有效的控制和管理項目；另一方面，只有識別出可交付結果才能識別內部/外部組織完成此工作所使用的方法、程序和資源。工作包是最底層的WBS元素。
WBS字典
管理的規范化、標準化一直是眾多公司追求的目標，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS元素中的工作的文檔。字典相當于對某一WBS元素的規范，即WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細描述；工作成果的描述和相應規范標準；元素上下級關系以及元素成果輸入輸出關系等。同時WBS字典對于清晰的定義項目范圍也有著巨大的規范作用，它使得WBS易于理解和被組織以外的參與者（如承包商）接受。在建筑業，工程量清單規范就是典型的工作包級別的WBS字典。
上述構成因子是最基本的組件，而這些組件的定義是結構化、概念化的。至于WBS必須包含的信息則是見仁見智的事情，因為其與編制WBS的組織的管理需求有關。