變化無常的時間計劃，或高估或低估時間期限，也就是所謂的“需求漸變問題”，以及突如其來的員工生病事件或供應失敗等等——這些都是會導致您的IT項目出錯（或可能出錯）的因素。
按期成功完成一個項目的關鍵在于積極的計劃和合理的時間、資源管理。本文關于項目管理的這些建議會幫助您計劃好下一個項目，確保在預算范圍內以高質量水平按時完成。
也許您曾聽說過“時不待我。”這雖然只是陳詞濫調，但并不意味著它一點可取之處也沒有，尤其是在鄰近IT項目截止日期的情況下。變化無常的時間計劃，或高估或低估時間期限，也就是所謂的“需求漸變問題”，以及突如其來的員工生病事件或供應失敗等等——這些都是會導致您的IT項目出錯（或可能出錯）的原因。
因為時間是當今社會衡量效率的一般標準，所以因這些事由導致的計劃推遲、延誤都會最終帶來相當規模的財產損失（除了名譽受到損害之外）。
有沒有解決辦法呢？當然有！合理的計劃，良好的執行，考慮到可能會出現的困難，這些一定能確保項目成功執行并完成。大部分項目經理清楚這些，并花大量時間制定項目時間表和交付時限表。然而，常常并導致他們出錯的是，他們沒能認識到項目計劃是一個持續性的活動，必須在項目進展周期中積極地、持續地發生，而不是收到客戶預支款項后便告一段落。
在本文中，我將提出一些建議，幫助您有效地進行下個項目的計劃，并確保在預算前提下以高質量水平按時完成項目。
問題
首先，讓我們看看導致項目延誤的幾個原因：
野心過大的估計和不恰當的任務評估：往往，一個項目團隊對于完成既定任務不能做出恰當的時間和精力的估算，而制定出過于積極樂觀的時間計劃。客戶帶來的壓力也會迫使一個團隊去嘗試在本已有限的時間內完成過多的任務——這是最終會導致最終產品產生質量風險的自我挫敗戰略。
不合理的項目規模：往往，對于一個團隊所給定的時限，一些項目過于龐大。管理人員（或客戶）有時在未實際分析項目可行性的情況下，便嘗試無理地把盡可能多的特性和發展任務壓縮在一起。
任務分派不明確：有時，任務沒有明確分工，團隊成員角色不明確導致成員間的產生誤解。
缺乏風險管理系統：有些團隊盲目自信，相信他們可以在最后一秒拯救一個計劃，相信所有危險可以放到第二天的會議上得到解決。這是個不切實際的想法。所有項目都不可避免的會有問題存在；任何一個問題都可能摧毀整個計劃，使項目不堪重擊而失敗。如果這些問題不能夠被明確查出，并在良好的基礎上不能提前解決，那么結果只會往更壞的方向發展。
缺乏資源：“這個項目需要五名開發人員，但是我們只有四名。沒關系，我們會處理好的。”聽起來熟悉嗎？如果是，那么就要清楚這樣是行不通的——一個需要五名成員的項目，如果少了一位，并不能如期完成。另外一種類似情況是一個項目在開始之時有著合適的成員數量，但在項目過程中，一些成員被“分派”去參加其他的項目（通常這是因為某些高層領導認為他們在資源分配上比項目經理懂得更多）。
基礎設備不完善或遭破壞：一些項目的延誤常常是因為對于一個項目的成功完成必不可少的基礎設備——如硬件、軟件、工具、文檔等——在最需要它們的時候無法得到或不能正常運行。
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解決方案（10點建議）
然而，一切并非只剩黯淡和無望。以下的措施將會緩和這些問題并保證項目按照計劃運行和如期完成。
詳細分析要求：仔細理解與項目有關的各個方面，具體到最細小的要點。對于模糊不清的方面要提出問題直至清楚理解。最后，雇傭專業人員歸類整理業務要求，操作細節和設計要求。小心需求的漸變；一不小心，它便會摧毀您所做的一切努力。如果有必要，要大膽地縮小項目規模或避免添加計劃外的新方案，因為這必定需要更高要求的時間整合。
合理配置可利用資源：按照要求配置可利用資源，確保足夠的人員來完成工作。在項目運行啟動之前確保項目順利執行的各種基礎設施——硬件、軟件、人力資源、工具、文本信息等——都已到位。
進行培訓和知識遷移：如果有培訓，培訓也該算作是項目時限內的一部分。不要把培訓當作員工工作時間以外的任務，而應該把其列入項目計劃和預算之內。
識別風險：確認潛在風險和準備突發事件預案以備不時之需。制定后備計劃以備在突發情況和人力方案失敗之時如期完成；這種“B計劃”方案是在項目未按計劃成功進行情況下的支持性系統。
估算與分配：給每位組員分派角色和任務，確保每項任務具有明確的負責人。運用項目管理工具和甘特圖表記錄每位成員的任務以及每項任務開始和完成的日期。如果在任務責任分派制這一環節上失敗會導致責任重疊、精力無謂重復、時間浪費和產品質量低下。
工作任務模塊化：把每項主要工作任務劃分為幾項子任務，直至每項工作都是一個完整的個體，與其他工作互相獨立。以邏輯順序整理排列，然后以發生先后為序開始執行最細小的一項工作任務。
避免過多會議：策劃關于項目狀態的討論會，或在以需要為基礎的前提下即刻點明問題所在。冗長的、無休止的、沒有明確議程、明確結果的會議只是浪費時間。
做好記錄：記錄項目的成功與失敗。這一點很重要；這會成為其他項目中相應工作任務的歷史參考信息。使用項目紀錄板以圖表的形式在更高層次綜觀項目，更好地衡量項目進程。在每一步重大轉折時對項目進行檢查鑒定，并依此更新項目紀錄板。
認識全天候發展模式：如果有一種全天候發展模式（一種在全球范圍內持續不斷進行的工程作業環境），確保在不同部門團隊成員間和跨國團隊成員間明確溝通，避免誤會。定期做好協調工作以避免不必要問題的出現。
逐步上報問題：當問題出現時，要第一時間報告管理層，并盡可能多地制定解決方案。在事態嚴重到無法補救以前，要嘗試各種彌補辦法便是您最后需要做的一件事。
必須清楚，按期成功地完成項目關鍵在于前期計劃和合理的時間，資源管理。采納以上建議，您的項目將會如期完成，并達到目標。祝您好運！