防范項目中人員頻繁變動的風險
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在IT行業(yè)，人員的跳槽是非常普遍的現(xiàn)象，甚至可以說非常頻繁。人員的頻繁變動對一個正在運行的項目來說是很大的風險。現(xiàn)實生活中有很多這樣的例子：某個公司的業(yè)務或項目非常依賴于某個具體的人，一旦這個人因為某種原因離開這個公司，那么這個公司的業(yè)務或項目會受到非常大的影響，甚至可能會是毀滅性的打擊。
一個好的公司不應該出現(xiàn)這樣的情況，或者至少我們的項目管理人員應該防范這樣的風險，把損失降到最低，或者讓這種人員的變動不成為風險。
那么在項目中如何防范這種風險呢？如何做到當一個人離開項目后，其他的人能很快地補充上來，接替離開者的工作，team也能很容易做相應調整？這就要求在項目在Planning階段就考慮人員變動的風險，簡單地說就是做好Backup Plan。一方面人員所掌握的Knowledge，Backup也需要掌握；另一方面，所有項目需要的Knowledge都要有相應的Document，而不是僅僅掌握在某個人或某幾個人的頭腦中；最后，要有清晰的process保證Backup Plan的順利執(zhí)行。這樣做的目的是我們加強對Knowledge的管理，弱化人與項目的耦合關系。
比如說，項目的PL（Project Leader）必須定義他的Backup PL，并有文檔記錄。公司在進行PL培訓時，Backup PL也要參加。在定義了Backup PL后，PL要制定KT（Knowledge Transition） plan，通過一對一的具體的工作說明，讓Backup PL掌握必要的項目Knowledge。
一個member從被挑選，到進入項目，再到獨立勝任項目工作，把這個過程定義成正式的process，以讓member盡快掌握項目所需knowledge為出發(fā)點。
下面來說說我們這個的維護項目的人員check-in process是如何做的。 （這篇文章主要說的是人員變動的風險防范，所以假設項目已經(jīng)在運行，項目團隊也已經(jīng)存在）
我們假設項目中的人員A要離開項目，現(xiàn)在已經(jīng)確認B能加入項目。我們要做的就是啟動Induction Process。
首先，新進入的member需要閱讀項目定義的Induction Manual，以掌握必要的信息。Induction Manual主要包括項目的概述，項目組織結構，項目中的配置管理，客戶介紹，項目涉及到的技術，必要的培訓，和項目中的主要活動等等。主要是一些一般介紹，具體的內(nèi)容有專門的文檔，Induction Manual中有鏈接。
其次，新進入的member需要閱讀Project Plan。這是項目中最重要的文檔，每個member必須仔細閱讀。Project Plan中對項目有詳細的說明。
接下來A就要對B做KT（這里假設每個member要離開項目都需要提前一段時間提出，這樣可以有時間尋找新的人員和KT。這點需要在每個人員進入項目時就規(guī)定好了的）。首先A要指定KT Plan，PL審批通過后，KT就可以開始了。KT的內(nèi)容不僅僅包括A維護業(yè)務系統(tǒng)的具體技術與業(yè)務邏輯，還要包括維護過程中的Process介紹，各種項目相關工具的介紹，正在做的工作、遺留的問題、即將到來的工作等等。KT的內(nèi)容還包括B申請項目Account，維護業(yè)務系統(tǒng)必要的Account，以及各種必要的權限。
KT過程中，工作仍以A為主；到KT的后期，要以B為主，A只是給以必要的幫助。KT后期還要做的一個重要的事情是A想業(yè)務系統(tǒng)的關鍵用戶和相關team的人員正式通知他的工作將由B正式接替。
KT的最后一步是對KT進行驗收。根據(jù)checklist逐相確認KT是否Cover到了。這樣可以確保B的Knowledge是完整的。
KT完成后，需要完成Induction process的最后一步，就是Exit Test。Exit Test的內(nèi)容是和Induction Manual一起定義好的。這一步也是對KT驗收工作的一個補充。B通過Exit Test的考試后，就可以正式獨立勝任自己的工作了。
這樣一個process完成后，A就可以從項目中被Release出去了。
B進入項目后，PL就要開始為B安排Backup，同時安排B Backup其他member的工作。這樣，team繼續(xù)運轉，幾乎沒受到A離開項目的影響。
從一個項目的角度時這樣考慮防范人員變動的風險，如果從公司的角度就考慮，并且定義成process，那么任何一個同樣的項目啟動時，這個項目能同樣做到很好的防范人員變動的風險