日期：2014/5/31

文：阿蜜果

         將使用Excel常用功能的使用技巧記錄一下，以備大家和我自己的不時之需。感覺Office套件有幾個產品還是非常優秀的產品，簡單易用、功能強大，例如Excel、Word、PPT和Visio。本文內容將不斷補充。

    【說明】筆者使用Excel版本為Excel 2007。

1、某列設置下拉框

   選擇某列的某個單元格（例如B1單元格）后，點擊菜單欄的“數據”->“數據有效性”，如下圖所示：       
       

         在彈出的窗口中在“允許”的下拉框下選擇“序列”，在“來源”中輸入選項，多個選項以英文逗號（“,”）隔開，例如本實例的下拉框有“幼兒園”、“小學”、“初中”、“高中”四個選項。如下圖所示：
      

         設置完成后點擊“確定”按鈕，完成設置。效果如下圖所示：
      

         若想讓該列的下面若干單元格都延續該下拉框，可在選中該單元格后，在左下角出現實心十字圖形時，往下拉到想要的行即可。

2、隱藏和顯示一列或多列

         當表格列數比較多時，可選擇性的顯示一些重點列，而將某些不重要的列隱藏。例如隱藏如下表格的“所屬縣區”列，選擇該列的頭部（E所在地方）后，點擊右鍵，選擇“隱藏”后，該列將被隱藏。如下圖所示：
     

         隱藏E列將只顯示D和F列，若要將隱藏的列E顯示出來，可選中其相鄰列D和E后，點擊右鍵選擇“取消隱藏”即可。

3、刪除重復行，留下不重復的行

         有時候需要找出某列存在重復的有問題的行，以便之后進行刪除，留下不重復的行。為了實現該目標，可使用Excel的COUNTIF函數。

         COUNTIF函數的作用，是統計在某個范圍內，滿足既定條件的單元格的個數。

   基本語法：=countif(范圍,條件) 。

   如：=countif(A1:A10,1) 即在A1：A10的范圍內，單元格內容是1個數。還可以設置條件，如 ：=countif(A1:A10,">=5") 統計大于等于5的單元格個數，如果是字符或條件，必須加"" ，單獨數字不用加。如：=countif(B2:B21,B2) 即在B2：B21的范圍內，單元格內容是B2的個數。如：=countif(B:B,B2) 即在B列范圍內，單元格內容是B2的個數。

  若想找出B2列（學校名稱）某個學校名稱的行數量（=1表示不存在重復行，>1表示存在該行重復，數字表示同樣學校名稱的數量）。可在“學校名稱”后加上一列“行數量”，雙擊C2單元格，輸入公式：==countif(B:B,B2)，即在B列范圍內尋找值為B2的行的數量。而后選中該單元格后將鼠標移動到左下角，出現實心小十字時往下拉，讓下面的單元格也使用該公式進行計算。結果如下圖所示：
      

         若想將重復的行刪除，留下不重復的行，可對該列進行過濾，選出C行大于1的數據刪除即可。

4、尋找重復的行

         在上一節的實例中，不重復的行比較容易過濾，但若想找出存在重復的行，往往重復多少次會過濾出多少行，若想尋找重復的行，而且重復的行只留下一行，依然可以使用countif行數，但需要做出少許的變化。

         添加一列“前面行重復數量”，將鼠標定位到C3處，輸入公式：=COUNTIF(B$1:B2,B3)。該公式的作用是在B3前面的B列單元格中尋找與B3單元格的值相同的行的個數。設置完成后，將C3單元格的公式下拉，讓每個BX單元格都于其前的所有B列單元格比較，若找到重復行，則C3的值為在前面重復的個數。得出的結果如下圖所示：
       

         若想找出重復行，而且只是留下一行，可過濾C列留下值為1的數據即可。

5、從另一個區域找出某個值對應的值

         若想在Excel中實現從某一列（例如“區域名稱”列）的值從另一個表中找出該列對應的值（例如“區域編碼”的值），可使用VLOOKUP函數。

         VLOOKUP（查找目標，查找范圍，返回值的列數，精確OR模糊查找)

         例如想在上面學校表中添加一列“區域編碼”，步驟如下：

    1）通過“所屬縣區”精確去另一個區域表中通過區域名稱找到區域編碼，可添加“區域編碼”列（E列）。

         2）在準備區域名稱和區域編碼對應表，在J1和K6范圍內準備好區域名稱和區域編碼對應關系。

    3）將鼠標移到E2單元格，雙擊后輸入公式：=VLOOKUP(F2,$J$2:$K$6,2,FALSE)。該公式表示使用F2單元格在J2 -> K6矩形區域內精確查找（最后一個參數為FALSE表示J列的值要跟F2精確匹配，若改為TRUE表示J列的某個值只要跟F2模糊匹配即可），若找到對應的值，則將對應行的第二列的值（即K列的該行的單元格）返回。

    4）選擇E2單元格，將鼠標移動到左下角，待變成實心小十字時向下拉，結果如下圖：
      

6、生成三維餅圖

         若想得到學校區域分布圖，可使用Excel生成餅圖，例如學校數量分布：高新區（80）、錦江區（90）、青羊區（30）、金牛區（10）、武侯區（35）。

         Excel生成三維餅圖的參考步驟參考如下：

   1） 在A1和B6矩形區域設置“區域名稱”和“學校數量”的表格。

   2） 選中A1到B6的矩形區域后，點擊“插入”->“餅圖”，選擇“三維餅圖”，如下圖所示

         初始的三維餅圖如下圖所示：
     

        3）若想在餅圖上顯示具體的數字，點擊餅圖區域，點擊右鍵，選擇“添加數據標簽”，若想改變餅圖的名稱為“成都市學校區域分布圖”，可選擇“學校數量”，修改即可。修改后如下圖所示：
      

        4）可在餅圖區域點擊右鍵，選擇“設置數據標簽格式”，例如可以勾選“類別名稱”，在餅圖顯示區域名稱，如下圖所示：   
        
      實例下載地址：http://www.tkk7.com/Files/amigoxie/Excel常用使用技巧案例.rar